Die Umstellung eines Betriebs auf digitale Prozesse ist für viele Hersteller, die wachsen und expandieren wollen, der nächste logische Schritt. Manche Unternehmen machen sich jedoch Sorgen über den Umfang der Umstellung und der Investitionen. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die noch nie in digitale Prozesse investiert haben.
In einigen Fällen halten Bedenken hinsichtlich der Belegschaft, der Anzahl der Mitarbeiter und ihrer digitalen Fähigkeiten Unternehmen davon ab, den Sprung in die digitale Transformation zu wagen.
Es ist eine gute Idee, sich diese Fragen zu stellen. Die digitale Umgestaltung Ihres Unternehmens kann wie ein großes Unterfangen erscheinen, und es ist gut, alle Informationen zu erhalten, die Sie brauchen, um sich bei der digitalen Umgestaltung sicher zu fühlen.
Lassen Sie uns also jede Frage einzeln beantworten.
Frage 1: Brauche ich zusätzliches Personal, um digitale Prozesse in meinen Betrieb zu integrieren?
Um es gleich auf den Punkt zu bringen: Die Antwort auf diese Frage lautet nein. Digitale Prozesse erfordern keine zusätzlichen Mitarbeiter für die Wartung der Software.
Wenn Ihre digitalen Prozesse mehr Arbeit verursachen oder mehr Mitarbeiter benötigen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass etwas ganz und gar nicht stimmt.
Stattdessen sollten Ihre digitalen Prozesse für Sie arbeiten und es Ihnen ermöglichen, das Beste aus Ihren derzeitigen Mitarbeitern herauszuholen.
Work Instruction Software: Gleiche Belegschaft, höhere Kapazität
Bei der Arbeitsanweisungssoftware wird jedes Verfahren in einen digitalen Prozess umgewandelt, den die Mitarbeiter nachvollziehen können. Durch Bilder, Anmerkungen, Videos und interaktive intelligente Formulare haben die Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die benötigten Fähigkeiten und das Know-how.
Um diese Software zu implementieren, erstellen Teams auf einfache Weise eine Reihe von Leitfäden, die die besten standardisierten Praktiken des Unternehmens umreißen.
Unternehmen wie KONE, ein weltweit führender Hersteller von Aufzügen, Rolltreppen und Rollsteigen, nutzen die digitalen Arbeitsanweisungen von VKS, um die Produktivität um bis zu 75% zu steigern.
"Mit VKS haben wir einen klaren Satz von 20 Prozessen für unsere Schwerlastanlage. Das hat unsere Produktionszeit für diese spezielle Einheit um ca. 75% reduziert."
Adrian Riojas, KONE Coal Valley Fertigungsingenieur
In ähnlicher Weise hat Republic Manufacturing, ein führender Hersteller von Industriegebläsen und Vakuumpumpen, eine Reihe von Inspektionsleitfäden erstellt, mit denen die Inspektionszeiten auf ein Viertel der früher benötigten Zeit reduziert werden konnten.
"Als ich VKS sah, dachte ich: 'Das ist es!' Ich kann diese Software einfach benutzen, Fotos machen und dann wichtige Dinge markieren, die wir überprüfen müssen, während wir gleichzeitig Daten aufzeichnen."
Lee Punnett, Republic Manufacturing Vizepräsident für Qualität
Diese beiden Fallstudien zeigen, wie die richtigen digitalen Prozesse und Werkzeuge die Kapazität Ihres Betriebs erheblich optimieren können, ohne dass mehr Arbeitskräfte benötigt werden.
Selbst wenn wir die Produktivitätssteigerung von 75 % und die unglaubliche Verkürzung der Prüfzeiten außer Acht lassen, könnte man sagen, dass die Erstellung von Arbeitsanweisungen Zeit kostet. Dies hängt jedoch stark von den verwendeten Werkzeugen ab.
Wenn Sie schon einmal Arbeitsanweisungen mit Microsoft Word oder Excel verfasst haben, wissen Sie, dass dieser Prozess sehr langwierig sein kann. Außerdem ist die ordnungsgemäße Verfolgung und Aktualisierung aller Dateien eine ganz andere Sache. Word und Excel sind nicht für den Einsatz in der Fertigung konzipiert, was dazu führt, dass sich viele Hersteller bei der Verwendung dieser Tools überfordert fühlen.
Ein zweckmäßiges System kann jedoch den Unterschied zwischen der Notwendigkeit zusätzlicher Mitarbeiter und der Optimierung der Fähigkeiten Ihrer derzeitigen Belegschaft ausmachen.
Pro-Tipp: Mit unserer Software für Arbeitsanweisungen haben Benutzer berichtet, dass die Erstellung von Arbeitsanweisungen bis zu 65 % schneller geht.
Wer schreibt die Arbeitsanweisungen und pflegt die digitalen Prozesse?
Die Antwort liegt ganz bei Ihnen. Eine wichtige Methode ist jedoch, mehrere Personen in den Prozess einzubeziehen. Auf diese Weise setzen Sie nicht alles auf eine Karte. Wenn ein Reiseführerautor im Urlaub ist, können andere einspringen, damit keine Lücke entsteht.
Glücklicherweise ist das Erlernen der Erstellung von Leitfäden für Arbeitsanweisungen genauso einfach wie das Befolgen der Anweisungen, so dass die Schulung Ihres Teams und die Aufteilung der Arbeit ein unglaublich effektiver Weg ist, um die Handlungen und Bemühungen Ihrer Mitarbeiter zu optimieren.
Aus diesem Grund weiten Unternehmen wie Watchfire Signs ihren Einsatz von VKS auf andere Abteilungen außerhalb der Fertigung aus.
"Wir stellen fest, dass andere Abteilungen erkennen, wie einfach es ist, visuelle Anweisungen zu erstellen. VKS begann als Werkzeug zur Dokumentation von Fertigungsprozessen und wird nun auch an anderen Stellen im Unternehmen eingesetzt."
Justin Hart, Watchfire Signs Projektverwaltungsingenieur
Standardisierte Best Practices lassen sich am besten in einer Gruppe einführen, in der alle wichtigen Akteure aus dem Betrieb mitarbeiten. Versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter in der Fertigung in die Erstellung Ihrer Arbeitsanweisungen einzubeziehen. Niemand kennt den Prozess besser als die Menschen, die jeden Tag Werte schaffen. Diese Methode stellt sicher, dass Sie die besten schrittweisen Arbeitsanweisungen erstellen, die die tatsächliche Arbeit in der Werkstatt widerspiegeln.
Pro-Tipp: Wussten Sie, dass Sie Ihre Reiseführer sofort in über 27 Sprachen übersetzen können? Wenn Sie Einrichtungen in anderen Teilen der Welt haben, die die gleiche Arbeit verrichten, können Sie effektiv Anleitungen für zwei oder mehr Vorgänge auf einmal erstellen.
Digitale Prozesse sind leicht zu aktualisieren und kontinuierlich zu verbessern
In der Vergangenheit war die Pflege und Verbesserung gedruckter Arbeitsanweisungen ein Vollzeitjob. Wenn ein Prozess aktualisiert werden musste, musste man jedes Blatt ausfindig machen, um sicherzustellen, dass der neueste Prozess verfügbar war.
Außerdem mussten Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter den neuen Prozess kennen, da sie sich die Papieranweisungen wahrscheinlich ohnehin nicht angesehen haben.
Dieses Problem ist in der Branche nur allzu häufig anzutreffen und ist ein Schlüsselgrund, warum sich Schnieder Electric Dinel für die Einführung von VKS in ihrem Werk entschieden hat.
"Unser Prozess vor VKS verwendete Papieranweisungen mit viel Text, einigen Zeichnungen und keinen Fotos. Bevor wir VKS bekamen, haben wir einige unserer Anleitungen mit Fotos aktualisiert, aber im Großen und Ganzen haben wir sehr veraltete Anleitungen verwendet. Mit VKS sind wir nun in der Lage, unsere Anleitungen kontinuierlich zu aktualisieren."
Sakaiza Rabefarinotrona, Schneider Electric Dinel Methoden Ingenieur
Die Software für Arbeitsanweisungen erleichtert die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer digitalen Prozesse, wenn Ihr Unternehmen wächst und expandiert. Mit unserer Massenaktualisierungsfunktion müssen die Autoren von Arbeitsanweisungen nicht mehr nach Blättern suchen oder mehrere Kopien derselben Datei abrufen. Sie müssen lediglich auf die Anleitungen zugreifen und sie aktualisieren.
Da es sich bei VKS um ein cloudbasiertes System handelt, wird jede anwendbare Anweisung auf jedem Computer zur gleichen Zeit aktualisiert. Darüber hinaus können Sie eine Warnung programmieren, die die Bediener über eine Änderung im Prozess informiert, um sicherzustellen, dass alle auf der gleichen Seite stehen, wenn sie mit dem Leitfaden beginnen.
Diese einzigartige Funktion reduziert den Arbeitsaufwand für die Pflege, Aktualisierung und kontinuierliche Verbesserung Ihrer digitalen Prozessdokumentation erheblich.
Frage 2: Ist eine IT-Abteilung notwendig, um digitale Prozesse zu integrieren?
Damit digitale Prozesse voll wirksam sind, muss Ihre Software für alle zugänglich sein, d. h. Sie sollten keine IT-Abteilung oder zusätzliche Mitarbeiter benötigen, um sie richtig zu integrieren. Da die überwiegende Mehrheit der Belegschaft keine Programmiersprachen beherrscht, müssen Ihre digitalen Prozesse in einer visuellen und codefreien Umgebung angesiedelt und verwaltet werden.
Denken Sie daran, dass das Ziel der digitalen Arbeitsanweisung darin besteht, die Fähigkeiten Ihrer derzeitigen Mitarbeiter zu optimieren und zu erweitern. Ihre Mitarbeiter müssen das Programm schnell nutzen können, während das Management und die Führungskräfte auf einfache Weise Daten sammeln und Wissen extrahieren müssen.
Im Falle unserer Arbeitsanweisungsplattform ist das System so aufgebaut, dass die Benutzer auf einfache Weise und visuell Daten in Echtzeit erfassen und Informationen für spätere Referenz- und Analysezwecke speichern können. Es besteht keine Notwendigkeit, IT-Fachleute zu beschäftigen, um die Software zu betreiben oder zu integrieren. Jede Person, unabhängig von ihrem Alter oder ihren Fähigkeiten, ist in der Lage, das System zu bedienen.
Weiter lesen: Wussten Sie, dass die Belegschaft von Mobility Worldwide fast ausschließlich aus ehrenamtlichen Mitarbeitern im Ruhestand besteht? Doch das hat sie nicht gebremst. Durch den Einsatz von VKS haben sie die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse für alle zugänglich gemacht.
Frage 3: Wie lange dauert es, das Personal für die Nutzung der Software zu schulen?
Das Erlernen digitaler Prozesse ist zwar eine gute Sache, aber Sie befürchten vielleicht, dass die Lernkurve wertvolle Zeit von der Produktion abzieht.
In Wirklichkeit nimmt das Erlernen der Nutzung digitaler Verfahren wie Arbeitsanweisungssoftware überhaupt keine Zeit in Anspruch. Ein Qualitätsprüfer äußerte sich folgendermaßen, als ihm eine ähnliche Frage zu VKS gestellt wurde.
Training Use Case: Doppelte Fähigkeiten in der Hälfte der Zeit
Chesterton, ein Weltklasse-Anbieter von Dichtungslösungen und mechanischen Pumpen, konnte seine Schulungszeit um die Hälfte verkürzen (von 2 Monaten auf 1 Monat), indem er VKS einsetzte.
Schauen wir uns das mal an.
Obwohl die Mitarbeiter nun zwei verschiedene Fertigkeiten erlernen müssen, ist Chesterton in der Lage, die Mitarbeiter in kürzerer Zeit zu schulen, als wenn sie sich nur auf die regulären Fertigkeiten konzentrieren würden.
Diese Fallstudie zeigt, dass Chesterton trotz des geringen Aufwands für das Erlernen der Software durch die Schulung seiner Mitarbeiter mit VKS in der Lage war, seinen Schulungsplan drastisch zu verbessern. Dieses optimierte Schulungssystem ermöglicht es ihnen, ihre neuen Mitarbeiter schneller als je zuvor zur Wertschöpfung zu bringen.
"VKS wird in unserem Kerngeschäft, der mechanischen Dichtungsmontage, eingesetzt. Die Montage von Dichtungen ist ein relativ komplexer Prozess, und einige unserer Dichtungen erfordern etwa 65 Schritte. Jeder Schritt muss auf eine bestimmte Weise und in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Mit VKS konnten wir unsere Schulungszeit um die Hälfte reduzieren. Wir sind von einem zweimonatigen Schulungsprogramm auf ein einmonatiges Programm übergegangen. Das war ein großer Vorteil für unsere Ausbildung und wird auch in Zukunft ein großer Vorteil sein."
George Englis, Chesterton Manager für betriebliche Ausbildung
Frage 4: Gibt es Unterstützung für den Einsatz digitaler Prozesse?
Dies ist eine unglaublich wichtige Frage, wenn es darum geht, Ihren Betrieb mit digitalen Prozessen umzugestalten. Während jedes digitale System darauf abzielt, die Fähigkeiten Ihrer derzeitigen Belegschaft zu optimieren, sind Supportdienste entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie immer die maximalen Fähigkeiten Ihres Systems ausschöpfen.
Selbst wenn die digitalen Prozesse unglaublich gut sind, könnten Sie ohne die richtigen Supportoptionen das größte Wachstumspotenzial verpassen.
Bei VKS stellen wir sicher, dass Sie die Unterstützung und Anleitung erhalten, die Sie benötigen, um Ihre Ziele effektiv zu erreichen. Von dem Moment an, in dem Sie eine Demo buchen, steht Ihnen unser engagiertes Team jederzeit zur Verfügung, um Ihre Fragen zu beantworten und Ihnen die Unterstützung zu bieten, die Sie benötigen.
Schulung & Anleitung: Wir bieten jederzeit Schulungen auf Expertenebene an. Wenn Sie Fragen zur Verwendung der Software haben oder neugierig sind, ob unsere Arbeitsanweisungsplattform eine benötigte Aufgabe erfüllen kann, zeigt Ihnen unser Team gerne, wie das System für Ihre speziellen Anforderungen eingesetzt werden kann.
Ziele festlegen: In der Anfangsphase der Nutzung der Software setzen wir uns mit Ihnen zusammen und besprechen die Ziele, die Sie erreichen möchten. Anschließend analysiert unser Team Ihren aktuellen Arbeitsprozess, um gemeinsam mit Ihnen einen effektiven Implementierungsplan zu erstellen.
Erstellung eines Handbuchs und Beratung: Wenn Sie einen Vorsprung brauchen, um Ihre eigenen digitalen Arbeitsanweisungen zu erstellen, sind wir für Sie da. Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Leitfäden am besten erstellen und begleiten Sie durch alle erforderlichen Prozesse.
Übertragung von Dateien an VKS: Wenn Sie bisher ein anderes digitales Verfahren für Ihre Arbeitsanweisungen verwendet haben, können wir die alten Anleitungen übernehmen und in Ihre neue VKS-Umgebung konvertieren, so dass der Transfer zwischen den Tools praktisch mühelos ist.
Integration mit anderer Software: Mit VKS Enterprise können wir Ihnen helfen, Ihre Arbeitsanweisungen in andere Geschäftsplattformen wie ERPs, BI-Software und mehr zu integrieren, um die Möglichkeiten Ihrer Tools und Mitarbeiter zu erweitern.
