Was sind intelligente Formulare? 5 Wege, sie zu Ihrem Vorteil zu nutzen
Geschrieben von: Ben Baldwin
28. Oktober 2021
Was sind intelligente Formulare?
Stellen Sie sich vor, Sie hätten jemanden an Ihrer Seite, der wertvolle Daten sammelt, während Sie arbeiten. Dies würde Ihre Datenerfassungsverfahren rationalisieren. Während Sie Ihre täglichen Aufgaben erledigen, zeichnet diese andere Person Informationen auf und gibt sie weiter. Ihr Unternehmen erhält die Möglichkeit, wertvolle Daten in Echtzeit zu erfassen und auszuwerten. Das ist es, was Smart Forms im Wesentlichen leisten.
Aber was wäre, wenn wir diese intelligente Datenerfassungstechnologie noch intelligenter machen könnten? Innerhalb unserer Arbeitsanweisungssoftware validieren Smart Forms Qualitätspraktiken, erstellen digital vielseitige Berichte, passen dynamisch an, was der Bediener sieht, und übermitteln wertvolle Informationen an die richtigen Systeme und Personen.
Mit diesen Fähigkeiten im Hinterkopf, lassen Sie uns die Frage beantworten: "Was sind Smart Forms?" Wir werden auch untersuchen, wie Smart Forms Ihnen dabei helfen, Ihre Mitarbeiter einzubinden, Schulungen zu verbessern und das Potenzial von Industrie 4.0 in Ihrem Unternehmen und Ihrer Lieferkette zu nutzen.
Was sind Smart Forms und wie funktionieren sie?
Smart Forms sind intelligente digitale Elemente, die es Benutzern ermöglichen, Informationen zu erfassen und zu verteilen. Sie ähneln elektronischen Formularen (eForms), verfügen aber über eine viel größere Vielfalt an Funktionen und Möglichkeiten.
Lassen Sie uns kurz erkunden, wie Smart Forms funktionieren und was sie den Benutzern ermöglichen.
Informationen in Echtzeit empfangen: Smart Forms werden entweder von Ihren Mitarbeitern in der Werkstatt oder von externen Systemen und Tools ausgefüllt. Auf diese Weise können Hersteller die Genauigkeit und Reaktionsfähigkeit ihrer Daten erhöhen und gleichzeitig den Zeitaufwand für die Erfassung solcher Informationen verringern.
Erfassen und empfangen Sie Daten, wenn Sie sie brauchen: Smart Forms können so programmiert werden, dass sie an jedem beliebigen Punkt eines Verfahrens erscheinen, oder sie können vom Bediener manuell aufgerufen werden. Auf diese Weise kann die Datenerfassung zum bestmöglichen Zeitpunkt erfolgen, ohne den Bediener zu belästigen.
Erstellen Sie eine Vielzahl von Methoden zur Eingabe und zum Empfang von Informationen**: Benutzer können aus einer Dropdown-Liste auswählen, Barcodes scannen, Fotos importieren, mehrere Optionen auswählen oder einfach eine Antwort eintippen. Auf diese Weise können Sie den Datenabruf optimal auf die Bedürfnisse der einzelnen Verfahren abstimmen und es Ihren Mitarbeitern leicht machen.
Seriennummern validieren: Bestimmte Aufträge haben einen bestimmten Satz von Seriennummern, die mit diesem Auftrag verbunden sind. Fügen Sie innerhalb von VKS eine Regel hinzu, die die Benutzer darauf hinweist, wenn ihre Seriennummer nicht dem korrekten Format für diesen Auftrag entspricht. Diese Überprüfungsfunktion verringert die Wahrscheinlichkeit von Fehleingaben erheblich.
Aber das sind nur die Grundlagen dessen, was Smart Forms leisten kann. Diese Technologie ist so vielseitig, dass sie in jeder Branche unendlich viele Anwendungsmöglichkeiten bietet. Nutzen Sie jede dieser Funktionen und Vorteile, um die Vorteile von Smart Forms in einer Weise zu nutzen, die auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist.
Pro-Tipp: Wussten Sie, dass Smart Forms mit Hilfe von Barcode-Scannern schnell ausgefüllt werden können? Der Bediener braucht nur einen entsprechenden Barcode zu scannen, und die Felder im Smart Form sind innerhalb von Sekunden ausgefüllt.
5 Möglichkeiten, Smart Forms zu Ihrem Vorteil zu nutzen
Die einfachste Antwort auf die Frage "Was sind Smart Forms?" ist, dass sie ein vielseitiges digitales Werkzeug sind, das zur Erfassung und Verteilung von Daten verwendet wird. Aber innerhalb unserer Arbeitsanweisungssoftware sind sie so viel mehr.
Wie wir gesehen haben, kann jedes Smart Form auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Betriebs zugeschnitten werden. Lassen Sie uns nun die 5 wichtigsten Vorteile erkunden, die Smart Forms Ihnen und Ihrem Team bieten.
1. Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein
Was sind Smart Forms, wenn nicht eine Möglichkeit, die Menschen, die mit ihnen arbeiten, einzubinden? Smart Forms sind in erster Linie ein Mittel, um Ihre Mitarbeiter einzubinden.
Wie wir auf unserem Blog schon mehrfach gesagt haben, sind Ihre Mitarbeiter das Herzstück Ihres Unternehmens. Sie sind es, die tagtäglich Werte schaffen. Jeder Ihrer Mitarbeiter verfügt über unschätzbare Informationen über die von ihm ausgeführte Arbeit. Wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, diese Informationen an Sie und den Rest des Teams weiterzugeben, ist das ein entscheidender Schritt. Ihre Mitarbeiter sind eine hervorragende Quelle für Prozesswissen und Verbesserungsideen.
Stellen wir uns einmal vor, dass die Prozesse und Verfahren, die Ihren Betrieb ausmachen, nicht perfekt sind - es gibt immer Raum für Verbesserungen. Um wertvolle Verbesserungen vorzunehmen, ist es sinnvoll, mit Ihrem Team zu sprechen und Feedback aus dem Betrieb zu erhalten.
Nutzen Sie Smart Forms, um Ihre Mitarbeiter einzubinden, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Ihnen wertvolle Informationen und Feedback zu neuen oder bestehenden Initiativen zu geben. Während die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, können sie ihre Vorschläge und Bedenken einfach äußern.
Dies ist von großem Nutzen bei der Einführung neuer Prozesse oder bei der Anwendung des DMAIC-Ansatzes zur Verbesserung bestehender Prozesse. Sobald Sie Ihre Mitarbeiter einbezogen haben, können Sie fundierte Verbesserungen vornehmen, die Ihren Prozessen zugute kommen.
Pro-Tipp: Wenn Sie die Fragen für Ihr intelligentes Formular schreiben, stellen Sie jede Frage auf eine positive Art und Weise. Dies wird dazu beitragen, die Mitarbeiter zu motivieren und die Arbeitsmoral zu steigern.
2. Erfassen und überprüfen Sie wertvolle Daten
Jeder Prozess innerhalb Ihres Unternehmens erzeugt Daten. Aber ist die Datenerfassung Teil Ihrer Unternehmenskultur? Erzeugt Ihr System automatisch und effizient nützliche Berichte über Leistung und Qualität? Mit Smart Forms, die strategisch in Ihren Arbeitsanweisungen platziert sind, erhalten Sie Betriebsdaten in Echtzeit, ohne dass Ihre Mitarbeiter zusätzliche Schritte unternehmen müssen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie montieren einen Schaltkasten für ein Luft- und Raumfahrtprojekt und müssen an verschiedenen Stellen des Prozesses bestimmte Drehmomentmessungen und andere Qualitätsdaten erfassen. In der Vergangenheit mussten Sie diese Daten von Hand oder in einer separaten Tabelle erfassen. Jetzt werden Smart Forms zu bestimmten Zeitpunkten im Leitfaden angezeigt, und Sie können die Daten schnell eingeben - alles über ein einziges System.
Bei Verwendung von Smart Tools mit IoT Connect werden die Montagedaten automatisch im Smart Form erfasst und überprüft. Der Bediener muss keine Zahlen manuell eingeben.
Doch was passiert, wenn die Daten auf ein Qualitätsproblem hindeuten? Nehmen wir an, Sie nehmen eine Qualitätsmessung des Schaltkastens vor, aber die Werte liegen außerhalb des zulässigen Bereichs. Das System führt automatisch die folgenden Schritte aus:
Es wird eine Meldung angezeigt, die dem Bediener mitteilt, was zu tun ist;
Senden einer E-Mail an die Qualitätsabteilung;
Den Benutzer zum entsprechenden Schritt zurückschicken;
Öffnen eines zweiten Formulars, in dem der Benutzer aufgefordert wird, einen NCR (Non-Conformance Report) auszufüllen.
Andere Systeme wie ERPs (Enterprise Resource Planning) und MES' (Manufacturing Execution System) können ebenfalls selbstständig Smart Form-Daten ausfüllen. Verbinden Sie Ihre Arbeitsanweisungssoftware mit Ihren anderen Systemen über unsere API (Application Programming Interface). VKS Enterprise füllt Bestandsdaten über Leistung, Produktionspläne, nächste Arbeitsaufträge und so weiter aus.
Mit dieser verbesserten Kommunikation zwischen Menschen, Werkzeugen und Systemen haben Sie ein großes Ökosystem, das zusammenarbeitet, um die aktuellsten Informationen zu erfassen.
Pro-Tipp: Die Bediener können auch mit ihrem Tablet oder ihrer Arbeitsstation Fotos machen und sie direkt in das Smart Form laden. Dies bietet bei Bedarf eine hervorragende visuelle Referenz.
3. Arbeiter dynamisch leiten
Wie bereits erwähnt, sind Smart Forms das Gleiche wie ein erfahrener Kollege, der Sie durch Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten führt. Auf der Grundlage der Bedingungen, die die Benutzer in ihre Smart Forms eingeben, leitet das System die Mitarbeiter zum nächsten geeigneten Schritt.
In Dynamische Arbeitsanweisungen & Warum brauchen Sie sie? haben wir uns angesehen, wie Sie Ihre Leitfäden dynamisch einrichten können, um in einer ATO-Umgebung (Assemble to Order) reaktionsfähig zu sein. Wir haben das Beispiel eines Spielzeugautoherstellers verwendet, der das gleiche Spielzeugauto bauen muss, aber mit verschiedenen Produktvarianten. Mit Hilfe von Smart Forms kann der Benutzer angeben, welches Produkt er zusammenbauen möchte und VKS führt ihn zu den entsprechenden Schritten.
Schauen Sie sich dieses Video an, um zu sehen, wie unser Mitarbeiter Spero Zervos Smart Forms einsetzt, um die Arbeiter durch verschiedene Produktvarianten zu führen:
Diese Fähigkeit ist dank Smart Forms und der Rule Engine in VKS Pro und Enterprise möglich. Mit diesen beiden Funktionen können Benutzer die Spezifikationen eines jeden Produkts eingeben und erhalten den nächsten passenden Schritt.
Smart Forms sind die Grundlage dafür, wie Benutzer die Vorteile der Rule Engine nutzen und eine reaktionsfähige und dynamische Produktionslinie erreichen können.
Ähnlich wie ein Team von Mitarbeitern kommuniziert, kommunizieren Smart Forms direkt mit Ihren Mitarbeitern. Dies ist unglaublich nützlich bei der Schulung neuer Mitarbeiter, die zusätzliche Anleitung benötigen.
Stellen Sie sich vor, Sie sind ein neuer Mitarbeiter in einer Lebensmittel- und Getränkefabrik, die handgeschnittene Müsliriegel herstellt. Während Sie eine Ladung Ooey-Gooey Chocolate Lovers Delight Müsliriegel herstellen, stellen Sie fest, dass Sie keine Schokoladenchips mehr haben. Aber aufgrund deiner Ausbildung weißt du, was zu tun ist. Sie öffnen ein intelligentes Formular und geben das Fehlen der Zutat an. Eine vorformulierte Nachricht sagt Ihnen, wo Sie mehr Schokoladenchips bekommen können, und informiert die richtigen Leute darüber, dass die Bestände niedrig sind.
Auf diese Weise wird die Zeit, die neue Mitarbeiter benötigen, um in jeder Umgebung produktiv zu sein, drastisch reduziert. Die Mitarbeiter erhalten eine vollständige Anleitung, indem sie einfach die Schritte in ihren Arbeitsanweisungen befolgen und die Fragen in den Formularen beantworten. Im Wesentlichen automatisieren die Smart Forms und Arbeitsanweisungen alle manuellen Entscheidungen, die ein Benutzer treffen müsste.
Pro-Tipp: Verwenden Sie VKS Smart Form Vorlagen wie Abschlussprüfung, um neuen Mitarbeitern zu helfen, die von ihnen geleistete Arbeit zu überprüfen. Verwenden Sie die Vorlage Peer Inspection, um andere Personen die Arbeit des Auszubildenden abzeichnen zu lassen, wenn eine zusätzliche Überprüfung erforderlich ist.
5. Verteilen Sie Daten an die richtigen Personen und Systeme
Da Smart Forms ein vielseitiges digitales Werkzeug sind, verteilen sie auch dynamisch Daten. Die in Smart Forms erfassten Daten werden automatisch in verschiedene Berichte generiert. Diese Berichte können leicht in eine Vielzahl von Formaten wie Microsoft Excel, PDF-Dateien usw. exportiert werden.
Die erfassten Informationen werden auch an externe Systeme wie Ihr ERP oder MES gesendet. Dies ermöglicht einen freien Informationsfluss an alle notwendigen Bereiche des Unternehmens.
Aber könnte man das noch weiter treiben und die gesamte Lieferkette einbeziehen?
Nehmen wir an, Sie sind ein Autoteilehersteller für einige große Marken. Diese Autofirmen sind auf die von Ihnen hergestellten Teile ebenso angewiesen wie Sie auf die Materialien, die Ihre Lieferanten liefern. Wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Produkte montieren und herstellen, scannen sie die Materialnummern in ihre Smart Forms ein. VKS kommuniziert dann die Verwendung der Materialien mit Ihrem ERP. Dies ist ein schneller und effizienter Weg, den Überblick über Ihren Bestand zu behalten.
Aber wir können dies auch nutzen, um uns mit Ihren Lieferanten zu verbinden. Durch die gesammelten Smart Form Daten hat Ihr System erkannt, dass einige Materialbestände niedrig sind. Als Reaktion darauf kann VKS mit Hilfe von Smart Forms und der Rule Engine eine der beiden folgenden Aktionen durchführen:
Die Bestandsverwaltung informieren;
Automatisch die benötigten Materialien bestellen.
Sie können dieses System auch nutzen, um Ihre Kunden über Ihre Produktionspläne und voraussichtlichen Liefertermine zu informieren. Auf diese Weise können Sie Ihren Kunden Echtzeitdaten zur Verfügung stellen, wenn sie diese am dringendsten benötigen. Und Ihre Kunden erhalten die zusätzliche Sicherheit, dass Sie der richtige Lieferant für ihr Unternehmen sind.
Durch ein einfaches Smart Form und die Leistungsfähigkeit der Industrie 4.0-Technologie funktioniert Ihre Lieferkette wie ein gut etabliertes Lieferketten-Ökosystem.
Pro-Tipp: Bediener können Smart Forms öffnen, wenn sie der Meinung sind, dass bestimmte Informationen erforderlich sind. Platzieren Sie NCRs (non-conformance report) auf der Seite der Arbeitsanweisung. Auf diese Weise können die Bediener zu jedem Zeitpunkt des Prozesses wertvolle Informationen und Kenntnisse eingeben, und Sie verpassen nie die benötigten Qualitätsdaten.
Die grenzenlosen Möglichkeiten von Smart Forms
Alle oben genannten Vorteile und Möglichkeiten sind so konzipiert, dass sie zusammenwirken und dem Mix eine weitere Ebene der Vielseitigkeit und Dynamik hinzufügen. Mit der Leistungsfähigkeit von Smart Forms sind Sie in der Lage, Ihre Mitarbeiter einzubinden, wertvolle Daten zu sammeln, Mitarbeiter zu führen, Schulungen zu verbessern und Daten an die richtigen Personen und Systeme weiterzuleiten. Nutzen Sie die Vorteile unserer Smart Forms, um Ihren Betrieb in das nächste industrielle Zeitalter zu führen.
Was also sind Smart Forms und was können sie für Sie tun? Die Möglichkeiten sind endlos!
