Wie man gute Arbeitsanweisungen schreibt: 10 einfache Schritte

Bei der Frage, wie man gute Arbeitsanweisungen schreibt, sollten Sie sich vor allem auf die Personen konzentrieren, die das Dokument lesen werden. Wenn das Dokument schwer zu lesen, ungenau oder nicht klar definiert ist, werden Ihre Mitarbeiter das Prozesswissen wahrscheinlich anderswo finden, vielleicht aus weniger wünschenswerten Quellen.

Beim Schreiben von Anweisungen sollte man folgendes beachten: Jeder kann eine Arbeitsanweisung schreiben, aber ist sie auch für die Bedürfnisse der Arbeitnehmer geeignet?

In diesem Fall sind leichte Verständlichkeit und breite Zugänglichkeit der Schlüssel, um Ihren Mitarbeitern die bestmöglichen Arbeitsanweisungen zu geben.

Wie schreibt man also gute Arbeitsanweisungen?

Wenn es um gute Arbeitsanweisungen geht, hängt der Maßstab für „gut“ von der Fähigkeit anderer ab, Ihr Dokument zu lesen und immer wieder zu verwenden.

In diesem Zusammenhang wollen wir uns die 10 Schritte zum Verfassen einer guten Arbeitsanweisung ansehen. Wir werden einige Grundlagen definieren, Tipps geben und Funktionen vorstellen, die für Ihr Vorhaben von Vorteil sind.

1. Wer ist Ihre Zielgruppe?

Wenn Sie mit der Entwicklung eines Prozesses oder der Erstellung eines Dokuments beginnen, müssen Sie zunächst an Ihre Zielgruppe denken. Gute Arbeitsanweisungen werden für die Personen geschrieben, die die Arbeit ausführen, nicht für die Person, die die Anweisungen schreibt.

Stellen Sie sich diese 2 Fragen:

1. Wer wird diese Arbeitsanweisungen lesen?
2. Was sind ihre Fähigkeiten und ihr Wissensstand?

Diese 2 Fragen sind entscheidend, wenn es darum geht, gute Arbeitsanweisungen zu schreiben. Auch wenn Prozessingenieure und/oder das Management die Prozesse erstellen, sind sie nicht die Personen, die die Arbeit ausführen. Aus diesem Grund müssen Ihre Arbeitsanweisungen dem Wissensstand und den Kenntnissen Ihrer Mitarbeiter entsprechen. Sobald dies geschehen ist, ist alles möglich.

Menschen aller Fähigkeitsstufen können mit der richtigen Anleitung und gut ausgearbeiteten Anweisungen erstaunliche und komplexe Aufgaben bewältigen.

Wie Gabrielle Dumouchel, CMP Manufacturing Quality Inspector, in „A Manufacturing Quality Inspector Shares His Experience“ feststellte: „Sie müssen sich in die Lage des Maschinenbedieners versetzen. Bewerten Sie den Prozess aus seiner Sicht. Sie kennen sich vielleicht mit einem bestimmten Verfahren gut aus, aber das gilt nicht für alle. Jeder Verfasser sollte sich mit den Fähigkeiten seiner Mitarbeiter auseinandersetzen und den Text aus deren Sicht schreiben.“

As Gabrielle Dumouchel, CMP Manufacturing Quality Inspector, noted in Ein Qualitätsprüfer für die Fertigung teilt seine Erfahrung (nur auf Englisch verfügbar): “You need to put yourself in the operator’s shoes. Evaluate the process from their perspective. You might know the ins and outs of a process but that's not the same for everyone. Every author should examine the skill levels of their employees and write it from their vantage point.”

2. Den Prozess definieren

Sie müssen nicht nur für ein bestimmtes Publikum schreiben, sondern auch die Aufgabe, um die es geht, klar definieren. Wenn der Maschinenbediener kein definiertes Ziel hat, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern größer. Stellen Sie sich vor, Sie bauen ein Puzzle, ohne das größere Bild als Referenz zu haben. Wäre das Puzzle nicht viel schwieriger zu bauen?

Ebenso ist es von Vorteil, Ihren Mitarbeitern eine klare Vorstellung davon zu vermitteln, wo der Prozess beginnt und wo er endet. Dies kann auf unterschiedliche Arten geschehen:

• Fügen Sie am Anfang der Anweisungen eine Checkliste mit den benötigten Teilen ein.
• Stellen Sie ein Bild des Endprodukts zur Verfügung, damit sich die Arbeitnehmer das Endziel vorstellen können.
• Vermeiden Sie es, sich auf Auftragsnummern zu verlassen, indem Sie im Titel oder in einem kleinen Textfeld angeben, was zu tun ist.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie die Aufgabe, den Grund für die Durchführung und das fertige Produkt genau definieren.

3. Aussagekräftige Visuals verwenden

Der Mensch nimmt Wissen zuerst mit den Augen auf. Visualisierung ist eine der schnellsten Möglichkeiten für Menschen, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden. Mit Bildern, Grafiken und Videos können schriftliche Prozessbeschreibungen viel kürzer sein. Das Bild hat bereits eine Menge Informationen geliefert.

Der Spruch „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ gilt besonders, wenn es um Lernen und Anweisung geht. Hier sind 4 Tipps, wie Sie das Beste aus Ihrem Bildmaterial herausholen können.

• Nehmen Sie das Bild oder Video aus der Perspektive des Maschinenbedieners auf: Dies hilft dem Maschinenbediener, sich schnell zwischen dem Bildschirm und Arbeitsplatz zu orientieren.
• Weisen Sie den Leser darauf hin, wenn sich die Perspektive ändert: Wenn das Bauteil oder Gerät umgedreht werden muss, fügen Sie einen Pfeil hinzu, der die Bewegung anzeigt. Sie können auch eine Notiz hinzufügen, wie z. B.: „um 180 Grad drehen“ oder „auf den Kopf stellen“.
• Nutzen Sie die Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen, um schnell die gewünschten Aufnahmen zu machen: Die Aufnahme von Fotos oder Videos für Arbeitsanweisungen erfordert keine hochmoderne Ausrüstung. Verwenden Sie Ihr Telefon, Ihr Tablet oder eine beliebige Kompaktkamera. Durch den Einsatz einfacher Geräte, die Sie bereits besitzen, wird die Dokumentation Ihres Prozesses schneller und effizienter.
• Kontext beim Zoomen hinzufügen: Wenn Sie nur eine vergrößerte Ansicht eines bestimmten Teils oder einer Komponente bereitstellen, kann der Maschinenbediener den Überblick über die Lage dieses Bereichs verlieren. Stellen Sie stattdessen ein größeres Bild zur Verfügung und platzieren Sie dann ein vergrößertes Bild darüber. Auf diese Weise haben Sie sowohl den Kontext als auch die Spezifität, die Sie brauchen.

4. Klar und prägnant sein

Ein Schlüsselfaktor für das Verfassen guter Arbeitsanweisungen ist die Vermeidung einer umständlichen Sprache. Sie wollen die Aufgabe so einfach wie möglich weitergeben. Eine schillernde Sprache mag hübsch klingen – man könnte sie sogar als eine gute Möglichkeit ansehen, seinen Standpunkt auf sehr anschauliche Weise zu vermitteln – aber Mitarbeiter können sich in zu langen Beschreibungen verlieren. Ihr Bildmaterial liefert mehr Kontext als Ihre Worte es je könnten.

Um zu erklären, was ich meine, stellen Sie sich vor, Sie sind ein Maschinenbediener, der eine Reihe von Anweisungen befolgt. Sie bauen einen kleinen Stromkasten. Welche Aussage würden Sie neben einem Bild mit visuellem Kontext bevorzugen?

Ergreifen Sie die obere und untere Abdeckung in Ihren Händen. Befestigen Sie sie dann gemeinsam auf der horizontalen X-Achse der oberen Abdeckung, indem Sie die Schrauben im Uhrzeigersinn drehen.

oder

Nehmen Sie die obere und untere Abdeckung und schließen Sie sie zusammen.

Sie würden die zweite Variante wählen, oder? Sie ist sauber, einfach und auf den Punkt gebracht. Verlassen Sie sich auf das Bildmaterial und halten Sie Ihren Text klar und prägnant.

Verwenden Sie außerdem eine präzise Sprache, um zu verdeutlichen, was genau getan werden muss. Anstatt Worten wie „bis zum Anschlag“, sollten Sie genaue Messverfahren wie Drehmomentwerte verwenden. Auf diese Weise sind Ihre Anweisungen weniger zweideutig und besser auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden abgestimmt.

5. Unterteilen Sie das Verfahren in spezifische Aufgaben

Es kann verlockend sein, ein langes Verfahrenshandbuch für ein ganzes Produkt zu erstellen. Jede Anweisung befindet sich in einer Datei, und die Mitarbeiter finden ihren Standpunkt innerhalb des Verfahrens. Es überrascht jedoch nicht, dass dies den Vorgang nicht vereinfacht.

Sie verkomplizieren nicht nur unnötig die Aufgaben und Ziele Ihrer Mitarbeiter, sondern behindern auch Ihre Fähigkeit, die Einzelheiten Ihres Betriebs zu verfolgen.

Eine bessere Idee wäre es, Ihr Verfahren in kleinere Handbücher aufzuteilen. Sie wollen aufgabenorientierte Anweisungen, nicht unbedingt am Endprodukt orientierte Anweisungen.

Um zu erklären, was ich meine, stellen Sie sich vor, Sie sind ein Küchenherdproduzent und jedes Bauteil wird intern montiert. Dazu gehören die Hauptplatine, die Heizspulen, die isolierten Metallseiten und vieles mehr. Alle diese Komponenten müssen zusammengebaut werden, um einen Standard-Küchenherd zu ergeben.

Genauso wie es ineffizient wäre, jeweils einen Küchenherd von Anfang bis Ende zu bauen, ist es ineffizient, nur ein Handbuch für das gesamte Verfahren des Küchenherdbaus zu haben. Zerlegen Sie stattdessen das gesamte Verfahren in kleinere Abläufe und Montageschritte. Auf diese Weise können Ihre Mitarbeiter schnell auf die benötigten Anweisungen zugreifen und müssen nicht lange suchen, um den entsprechenden Abschnitt zu finden.

6. Einen einfachen Zugang gewähren

Wenn Sie sich die Mühe machen, eine hervorragende Arbeitsanweisung zu erstellen, dann verstecken Sie sie nicht in einer unauffindbaren Computerdatei oder, noch schlimmer, in einem physischen Ordner. Der Zweck von Arbeitsanweisungen wird dadurch völlig verfehlt.

YIhre Arbeitsanweisungen müssen jederzeit zur Verfügung stehen und für die Personen, die sie verwenden, schnell und einfach zugänglich sein.

Von Mitarbeiterausweisen und Barcodes bis hin zum Zugriff auf Ihre Arbeitsanweisungen über ein MES gibt es zahlreiche schnelle, einfache und autonome Möglichkeiten für Ihre Mitarbeiter, die richtigen Anweisungen zur richtigen Zeit abzurufen.

7. Ein einheitliches Format verwenden

Wenn Sie mehr Arbeitsanweisungen erstellen, sollten Sie sich auf ein bestimmtes Format festlegen. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter schnell mit einem Format für mehrere Verfahren vertraut. Die Mitarbeiter werden instinktiv wissen, wo sie Informationen finden, wie sie auf Formulare zugreifen und zusätzliche Daten eingeben können.

Dadurch wird es für Sie noch einfacher, gute Arbeitsanweisungen zu schreiben. Mit einem Standardformat und -stil wird das Schreiben von Arbeitsanweisungen weniger Zeit in Anspruch nehmen.

In unserer Fallstudie „Watchfire Signs erreichte innerhalb eines Jahres mit VKS seine Ziele“, bemerkte Justin Hart, Project Admin Engineer bei Watchfire Signs: „Je größer die Anweisung, desto mehr hilft uns VKS. Allein die Formatierung eines Word-Dokuments, damit es professionell aussieht und die Abstände stimmen, kostet Zeit. Dies alles fällt durch die Verwendung von VKS weg. Je umfangreicher und ausführlicher das Dokument ist, desto hilfreicher ist VKS für unseren Zweck und desto mehr Zeit sparen wir.“

8. Sicherheitsinformationen bereitstellen

Ein wichtiger Bestandteil guter Arbeitsanweisungen ist die Vermittlung von Kenntnissen über die sichere Ausführung einer Arbeit. Achten Sie auf Ihre Mitarbeiter, indem Sie Informationen zu Best Practices zum sicheren Umgang mit gefährlichen Materialien und vieles mehr bereitstellen.

• Muss der Maschinenbediener PSA tragen?
• Muss der Maschinenbediener etwas Schweres heben?
• Muss der Maschinenbediener gefährliche Chemikalien verwenden?

Wenn eine der Fragen mit „Ja“ zu beantworten ist, sollten Sie den Arbeitnehmern Anweisungen zur Verfügung stellen, die sie über die potenziellen Risiken informieren und ihnen zeigen, wie sie sich schützen können. Erinnern Sie in dem Handbuch daran, einen Schutzhelm zu tragen, mit den Beinen zu heben und gefährliche Chemikalien weit voneinander entfernt aufzubewahren.

So wie die Anweisungen in erster Linie dazu dienen, die Qualität der Arbeit zu gewährleisten, sollten Sie sie auch nutzen, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten, die die Arbeit ausführen.

9. Mit dem Team zusammenarbeiten

Ein wichtiger Teil der Erstellung guter Arbeitsanweisungen besteht darin, die besten verfügbaren Methoden zu finden. Ihre Mitarbeiter in den Fertigungsanlagen verfügen über jahrelange praktische Erfahrung. Sie kennen alle Einzelheiten des Betriebs, die auftretenden Fehler und die Lösungen für bestimmte Probleme. Leider ist dieses Wissen oft nicht dokumentiert.

Eine wichtige Möglichkeit, Informationen zu sammeln und mit den Mitarbeitern in Kontakt zu treten, sind regelmäßige Gemba Walks. So haben Sie einen festen Zeitpunkt und einen festen Ort, an dem Sie das undokumentierte Wissen und den Input Ihrer Einrichtung sammeln können.

Aber so nützlich Gemba Walks auch sind, sie können nicht ständig durchgeführt werden. Aus diesem Grund ist es von Vorteil, die Möglichkeit einzurichten, dass die Arbeitnehmer während ihrer Arbeit Vorschläge machen können.

Unsere Arbeitsanweisungssoftware bietet den Benutzern eine schnelle und einfache Möglichkeit, Vorschläge zu machen, ohne ihren Arbeitsablauf zu stören. Mit den integrierten Vorschlagsformularen können die Benutzer die zuständigen Personen sofort über Probleme und mögliche Verbesserungen informieren. Dies alles geschieht direkt im Handbuch. Sie müssen niemanden hinzuziehen oder ein anderes System öffnen.

10. Handbücher der Realität anpassen

Und unser letzter, aber wesentlicher Schritt zum Verfassen guter Arbeitsanweisungen besteht darin, dass Sie sicherstellen, dass Ihre Handbücher mit der im Fertigungsbereich durchgeführten Arbeit übereinstimmen. Wenn die Anweisungen nicht mit der Realität in der Fertigung übereinstimmen, verlieren Ihre Arbeitsanweisungen an Glaubwürdigkeit.

Wie unser Partner-Manager Mat Samson in „Erstellen von Schritt-für-Schritt-Anweisungen mit Bildern und Videos“ erklärte: „Ihre Arbeitsanweisung wird ein Tool sein, das von den Maschinenbedienern genutzt wird. Wenn sie nicht die genaue Methode vermitteln, die angewandt wird, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass in Ihrer Einrichtung eine Prozessdissonanz entsteht. Wenn die Schritte nicht so befolgt werden können, wie sie angezeigt werden, wie können Ihre Mitarbeiter dann dem Rest der Anweisungen oder den neuen Methoden vertrauen, die Sie schließlich einführen werden?“

Schreiben Sie die Anweisung nicht auf der Grundlage dessen, was Ihrer Meinung nach getan werden sollte, sondern auf der Grundlage dessen, was Ihre Experten tun.

Nachdem der Prozess und die Anweisungen aufeinander abgestimmt sind, führen Sie einen Plan zur kontinuierlichen Verbesserung wie den DMAIC-Ansatz ein.

Gute Arbeitsanweisungen sind für die Leute geschrieben

Was eine Arbeitsanweisung gut macht, hängt davon ab, wie gut sie von Ihren Mitarbeitern genutzt wird. Jeder Schritt in der vorstehenden Liste zielt darauf ab, Ihre Arbeitsanweisungen wertvoll und für den Arbeiter im Fertigungsbereich zugänglich zu machen. Die Stärkung ihrer Prozesse und Kenntnisse führt zur Stärkung der gesamten Organisation.

Wir bei VKS sind stolz darauf, Arbeitsanweisungssoftware anbieten zu können, die einfach zu bedienen ist und sich für Menschen jeden Alters, Berufs und jeder Erfahrung eignet.