Comment rédiger de bonnes instructions de travail : 10 étapes faciles

Pour rédiger de bonnes instructions de travail, vous devez avant tout tenir compte des personnes qui liront le document. Si le document est difficile à lire, erroné ou mal présenté, vos employés iront probablement chercher l’information sur le processus ailleurs, peut-être auprès de sources moins fiables.

Lorsque vous rédigez des instructions de travail, pensez à ce qui suit : N’importe qui peut rédiger un document d’instructions de travail, mais celui-ci répondra-t-il aux besoins de la main-d’œuvre?

Dans ce cas, pour offrir à vos travailleurs les meilleures instructions de travail possibles, misez sur une compréhension rapide et une grande accessibilité.

Alors, comment rédiger de bonnes instructions de travail?

Des instructions de travail sont considérées comme bonnes si les destinataires parviennent à les lire et à les utiliser systématiquement.

Nous passerons donc en revue les 10 étapes à suivre pour rédiger de bonnes instructions de travail. Vous découvrirez des notions de base, des conseils et des caractéristiques utiles pour une bonne rédaction.

1. Qui est votre audience cible?

Lorsque vous commencez à élaborer un processus ou à rédiger un document, le premier aspect que vous devez prendre en compte est votre public. De bonnes instructions de travail sont formulées en tenant compte des personnes qui effectuent le travail, et non de la personne qui rédige les instructions.

Posez-vous ces deux questions :

1. Qui lira ces instructions de travail?
2. Quels sont leurs compétences et leurs niveaux de connaissances?

Ces deux questions vous guideront dans la rédaction de bonnes instructions de travail. Les ingénieurs et les gestionnaires de processus mettent au point les processus, mais ce ne sont pas eux qui effectuent le travail. Il faut donc veiller à ce que les instructions de travail correspondent au niveau d’expertise et de connaissances de vos employés. Lorsque cet objectif est atteint, tout est possible.

Peu importe leur niveau de compétence, les gens peuvent réaliser des tâches remarquables et complexes s’ils sont bien guidés et si les instructions sont bien rédigées.

Comme le mentionne Gabriel Dumouchel, inspecteur de la qualité du secteur de la fabrication chez CMP, dans Un inspecteur de la qualité partage son expérience : « Il faut se mettre dans les souliers de l’opérateur et évaluer le processus de son point de vue. Même si on connaît tous les détails d’un processus, ce n’est pas le cas pour tout le monde. Chaque rédacteur devrait examiner les niveaux de compétences de ses employés et rédiger les instructions de leur point de vue. »

2. Définissez le processus

En plus d’écrire à l’intention d’un public précis, vous devez définir clairement la tâche à accomplir. Si l’opérateur n’a pas d’objectif défini, il risque davantage de commettre des erreurs. Imaginez que vous assemblez un casse-tête sans avoir une vue d’ensemble en guise de référence. Vous auriez du mal à assembler le casse-tête, n’est-ce pas?

Voilà pourquoi il importe que vos travailleurs sachent clairement par où commencer et par où finir. Il existe plusieurs façons d’y parvenir :

• Ajoutez une liste de vérification des pièces requises au début des instructions.
• Prévoyez une image du produit final pour aider les travailleurs à visualiser le résultat.
• Évitez de vous fier aux numéros des bons de travail et décrivez plutôt ce qui doit être fait dans le titre ou dans une petite zone de texte.

En suivant ces étapes, vous donnerez des indications précises sur la tâche, la raison pour laquelle elle est accomplie et le produit final.

3. Utilisez des éléments visuels efficaces

Les gens assimilent des connaissances d’abord avec leurs yeux. Les représentations visuelles constituent l’un des moyens les plus rapides de détecter les problèmes et de trouver des solutions. Grâce aux images, aux graphiques et aux vidéos, les descriptions de processus peuvent être beaucoup plus courtes. Les images contiennent déjà beaucoup d’informations.

« Une image vaut mille mots », surtout lorsqu’il est question d’apprentissage et d’instructions. Voici 4 conseils pour optimiser l’utilisation de vos éléments visuels.

• **Prenez la photo ou enregistrez la vidéo du point de vue de l’opérateur. ** Vous aiderez ainsi l’opérateur à se situer rapidement par rapport à ce qui est à l’écran et à ce qui se trouve à son poste de travail.
• Indiquez les changements de point de vue aux lecteurs. Si une pièce ou un dispositif doit être retourné ou pivoté, ajoutez une flèche pour indiquer le mouvement. Vous pouvez également ajouter une remarque, telle que « tourner à 180 degrés » ou « tourner à l’envers ».
• Utilisez les outils à votre disposition pour rapidement prendre les photos dont vous avez besoin. Vous n’avez pas besoin d’un équipement de pointe pour prendre des photos ou enregistrer des vidéos destinées à des instructions de travail. Utilisez votre téléphone, votre tablette ou un appareil photo. En utilisant des appareils à portée de main et faciles à utiliser, vous serez en mesure de documenter votre processus plus rapidement et plus efficacement.
• Précisez le contexte lorsque vous effectuez un zoom. Si vous ne présentez qu’une vue rapprochée d’une partie ou d’un composant précis, l’opérateur risque d’avoir du mal à situer cette zone. Il est préférable de fournir une vue d’ensemble, puis de placer une image rapprochée par-dessus. De cette façon, vous disposez à la fois du contexte et de la précision dont vous avez besoin.

4. Faites preuve de clarté et de concision

Évitez d’utiliser un langage diffus. Vous devez décrire la tâche le plus simplement possible. Introduire des mots colorés peut sembler joli, voire être un bon moyen de faire passer votre message de manière très descriptive, mais les travailleurs risquent de se perdre dans des descriptions trop longues. Les éléments visuels fournissent davantage de contexte que les mots.

Pour illustrer ce propos, imaginez que vous êtes un opérateur qui suit une série d’instructions. Vous construisez un petit boîtier électrique. Outre une image fournissant un contexte visuel, quelle consigne préférez-vous?

Prenez les couvercles supérieur et inférieur dans vos mains, puis fixez-les ensemble sur l’axe des x du couvercle supérieur en tournant les vis dans le sens des aiguilles d’une montre.

ou

Fixez les couvercles supérieur et inférieur ensemble.

Vous choisirez le deuxième, n’est-ce pas? L’explication est claire et nette, et va droit au but. Servez-vous des images et optez pour la clarté et la concision.

Pensez également à employer un vocabulaire précis pour souligner ce qui doit être fait exactement. Au lieu de formuler des phrases comme « jusqu’à ce que ce soit bien serré », optez pour des techniques de mesure précise, telle que les couples de serrage. Vos instructions seront ainsi moins ambiguës et mieux adaptées aux besoins de vos clients.

5. Décomposez le processus en tâches précises

On a parfois tendance à créer un long guide sur les processus d’un produit en entier. Chaque instruction se trouve dans un seul fichier et les travailleurs doivent trouver leurs tâches dans le processus. Sans surprise, cette méthode ne simplifie pas le travail.

En plus de compliquer inutilement les tâches et les objectifs de vos employés, vous entravez également votre capacité à suivre les moindres détails de votre opération.

Il serait préférable de diviser votre processus en plusieurs petits guides. Les instructions doivent porter sur les tâches à accomplir, pas nécessairement sur le produit final.

Pour illustrer cette idée, imaginez que vous êtes un fabricant de cuisinières et que chaque composant est assemblé sur place, ce qui comprend la carte mère, les serpentins, les parois métalliques isolées et toutes les autres pièces. Chacun de ces composants doit être assemblé pour fabriquer la cuisinière.

Il serait tout aussi inefficace d’assembler une cuisinière à la fois, du début à la fin, que d’avoir un seul guide pour l’ensemble du processus d’assemblage d’une cuisinière. Mieux vaut diviser l’ensemble du processus en petites procédures et étapes d’assemblage. Vos employés pourront ainsi accéder rapidement aux instructions précises dont ils ont besoin au lieu de faire défiler les pages pour trouver la section appropriée.

6. Assurez l’accessibilité

Lorsque vous vous donnez la peine de créer une série d’instructions de travail, ne les cachez pas dans un fichier informatique oublié, ou pire, dans un cahier. Les instructions de travail perdent ainsi tout leur sens.

En effet, vos instructions de travail doivent être accessibles en permanence, et les personnes qui les utilisent doivent pouvoir les consulter rapidement et facilement..

Que vous optiez pour des badges d’employés, des codes-barres ou un système d’exécution de la fabrication, il existe de nombreux moyens rapides, faciles et autonomes permettant à vos employés d’accéder aux bonnes instructions au bon moment.

7. Adoptez un format cohérent

Au fur et à mesure que vous créerez des instructions de travail, vous devrez opter pour un format en particulier. De cette façon, les travailleurs se familiariseront rapidement avec un même format pour plusieurs processus. Ils sauront ainsi où trouver les renseignements et comment accéder aux formulaires et entrer des données supplémentaires.

Vous aurez également plus de facilité à rédiger de bonnes instructions de travail. En effet, en adoptant un format et un style standard, la rédaction des instructions de travail nécessitera moins de temps.

Tel que vous pouvez le remarquer dans notre étude de cas avec Watchfire Signs, Justin Hart, leur ingénieur en administration de projet, souligne que « plus les instructions sont volumineuses, plus VKS nous aide. La simple mise en forme d’un document Word pour lui donner un aspect professionnel et un bon alignement prend du temps. VKS nous évite ce travail. Ainsi, plus le document est volumineux et descriptif, plus VKS nous est utile et plus nous gagnons du temps. »

8. Fournissez des renseignements sur la sécurité

Pour rédiger de bonnes instructions de travail, vous devez fournir des renseignements sur la façon d’effectuer un travail en toute sécurité. Protégez vos travailleurs en leur présentant les meilleures pratiques, la façon de manipuler les matériaux dangereux en toute sécurité et plus encore.

• L’opérateur doit-il porter un équipement de protection individuelle (ÉPI)?
• Doit-il soulever des objets lourds?
• Doit-il utiliser des produits chimiques dangereux?

Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, fournissez des instructions qui informent les travailleurs des risques et des mesures à prendre pour assurer leur sécurité. Dans le guide, rappelez-leur de porter leur casque de sécurité, de soulever les objets avec leurs jambes et de garder les produits chimiques dangereux loin les uns des autres.

De la même manière que les instructions servent principalement à assurer la qualité du travail, utilisez-les également pour assurer la sécurité des personnes qui effectuent le travail.

9. Collaborez avec les travailleurs

La recherche des meilleures méthodes possibles constitue une étape importante dans la rédaction de bonnes instructions de travail. Vos travailleurs dans l’atelier ont des années d’expérience pratique. Ils connaissent tous les détails du travail, les erreurs potentielles et les solutions à des problèmes particuliers. Malheureusement, leurs connaissances ne sont souvent pas prises en compte.

Un bon moyen de recueillir ces renseignements et de créer des liens avec les travailleurs est d’effectuer régulièrement des marches Gemba. Vous aurez ainsi un moment et un lieu dédiés pour recueillir les connaissances tribales et les commentaires du personnel de votre installation.

Toutefois, même si les marches Gemba se révèlent utiles, vous ne pouvez pas toujours recourir à ce moyen. Par conséquent, vous gagneriez à mettre en place un système permettant aux travailleurs de soumettre des suggestions pendant leur quart de travail.

Notre logiciel d’instructions de travail permet aux utilisateurs de faire des suggestions de manière simple et rapide, sans perturber leur flux de travail. Grâce aux formulaires de suggestions intégrés, les utilisateurs peuvent directement informer les personnes concernées des problèmes et des améliorations possibles à partir du guide. Inutile de faire appel à quelqu’un ou d’ouvrir un autre système.

10. Adaptez vos guides à la réalité

Enfin, la dernière étape essentielle pour rédiger de bonnes instructions de travail consiste à veiller à ce que vos guides correspondent au travail effectué dans l’atelier. Si les instructions ne reflètent pas la réalité de l’atelier, elles perdront toute crédibilité.

Comme l’a expliqué notre gestionnaire des partenariats, Mat Samson, dans son article Créer des instructions étape par étape avec des photos et des vidéos : « Les opérateurs se serviront de vos instructions de travail comme outil. Si elles ne portent pas sur la méthode exacte qu’ils emploient, les processus risquent d’être incohérents dans votre installation. En effet, si les employés ne parviennent pas à suivre les étapes fournies, comment peuvent-ils faire confiance au reste des instructions ou aux nouvelles méthodes que vous mettrez en place? »

Ne rédigez pas les instructions en fonction de ce que vous pensez qu’il faudrait faire, mais en fonction de ce que font vos experts.

Une fois que le processus et les instructions sont cohérents, mettez en œuvre un plan d’amélioration continue, comme la méthode DMAIC.

De bonnes instructions de travail sont rédigées à l’intention du public

La qualité des instructions de travail est déterminée par la façon dont vos travailleurs les utilisent. Toutes les étapes énumérées ci-dessus visent à rendre vos instructions de travail utiles et accessibles aux travailleurs dans l’atelier. En consolidant les processus et leurs connaissances, vous renforcez l’ensemble de l’entreprise.

Chez VKS, nous sommes fiers de fournir une gamme de produits facile à utiliser et adapté aux besoins de tous, quels que soient l’âge, la profession ou l’expérience.

Pour en savoir plus sur la rédaction de bonnes instructions de travail, visionnez la série de vidéos de la semaine (disponible en anglais seulement). Vous y trouverez de nouvelles méthodes innovantes pour utiliser et créer de bonnes instructions de travail qui seront réellement avantageuses pour votre entreprise.