Comment optimiser votre système de gestion quotidienne

Bien qu'un système de gestion quotidienne soit un outil lean puissant, les entreprises peuvent encore avoir du mal à atteindre leurs objectifs et à instaurer la bonne culture. Dans de nombreux cas, les gens ne sont pas sûrs de leurs responsabilités et de leurs tâches, leur stratégie n'inclut pas une standardisation généralisée, ou ils manquent d'un plan précis et bien pensé.

Cependant, la mise en place et l'optimisation de votre système de gestion quotidienne peut être un processus simple qui permet d'obtenir des informations considérables et des résultats rapides. Vous avez simplement besoin des bons outils, des bonnes méthodes et du bon savoir-faire.

Quel est l'objectif d'un système de gestion quotidienne ?

Tout d'abord, il convient de préciser qu'un système de gestion journalière n'est pas un élément de technologie.

Bien qu'il existe des logiciels qui aident les entreprises à atteindre leurs objectifs de gestion quotidienne, un système de gestion quotidienne est avant tout une stratégie lean utilisée pour augmenter les performances opérationnelles.

Comme toute stratégie lean, l'objectif principal d'un système de gestion quotidienne est d'augmenter la valeur pour le client grâce à des efforts d'amélioration continue périodiques (souvent quotidiens). Cependant, un système de gestion quotidienne optimisé transforme également la culture de l'entreprise afin que les méthodologies lean deviennent intuitives et automatiques.

Alors, comment cela fonctionne-t-il?

Si vous souhaitez réduire le gaspillage dans votre établissement, plusieurs méthodologies lean peuvent vous y aider, comme la standardisation, les marches Gemba et le JiT (Just in Time). Et bien que chacune de ces méthodes aide à atteindre l'objectif de réduction des déchets, vous devez suivre avec précision vos progrès et gérer correctement la façon dont vos objectifs seront exécutés.

C'est ici que le système de gestion journalière entre en jeu.

Les entreprises utilisent un système de gestion quotidienne pour centrer leurs méthodes lean sous une seule stratégie globale. Les objectifs, les méthodologies et les mesures de performance sont partagés avec l'ensemble du personnel, ce qui permet à tout le personnel de poursuivre les objectifs de l'entreprise et de recevoir les conseils appropriés pour atteindre les objectifs spécifiés.

Comment optimiser votre système de gestion quotidienne

Les 3 questions de la gestion quotidienne

La première étape pour optimiser votre SGQ est de créer et de maintenir une direction ferme. Pour cette raison, il est utile de se poser périodiquement les 3 questions suivantes. Chacune d'entre elles porte sur la mesure et la mise en œuvre d'améliorations afin que votre stratégie de gestion aille toujours de l'avant.

1. Réussissons-nous ou échouons-nous ?

Avec tout plan d'action stratégique, vous avez toujours besoin d'un objectif établi.

Quel est l'objectif que vous souhaitez atteindre ? Une fois cet objectif fixé, vous devrez évaluer périodiquement si vous atteignez ou non cet objectif.

Par exemple, imaginez que vous construisez des bureaux et autres meubles de bureau prêts à monter. Vous créez des produits de haute qualité pour vos clients, mais un nombre croissant de défauts sont apparus. Heureusement, ils ont été détectés avant d'être envoyés à vos clients.

Avec un SGD en place, vous avez besoin d'une méthode pour suivre de manière cohérente tous les défauts de qualité et déterminer si le nombre de défauts est supérieur ou inférieur à votre objectif spécifique. Une fois cela accompli, vous pouvez passer à des améliorations qui reflètent la réalité de votre position par rapport à vos objectifs.

2. Quel est votre plan d'action système de gestion quotidienne ?

Maintenant que vous avez une vue précise de vos repères actuels à côté de vos objectifs, vous allez déterminer un plan d'action pour apporter des améliorations. Cependant, la création d'un plan d'action ne représente que la moitié de la bataille. Vous devez également planifier la manière dont la main-d'œuvre et les autres éléments seront utilisés pour l'accomplir.

Par exemple, pour réduire le nombre de défauts dans votre entreprise de mobilier de bureau, vous pourriez décider de vous concentrer sur l'augmentation de la normalisation. De cette façon, tous les travailleurs disposeront d'une meilleure pratique spécifique qu'ils pourront suivre. Mais comment allez-vous créer les meilleures pratiques et vous assurer que les opérateurs suivent les procédures appropriées ?

Pour atteindre cet objectif, vous pouvez

• Recueillir des données approfondies auprès de votre personnel
• Établir un ensemble de meilleures pratiques
• Assurez une formation et un accompagnement réguliers pour les opérations nouvelles et améliorées
• Engagez-vous à atteindre un objectif de transformation numérique
• Déployez un logiciel d'instruction de travail pour contrôler visuellement le processus
• Effectuez régulièrement une confirmation du processus en réalisant des audits et des Gemba walks.

3. Maintenons-nous les améliorations passées ?

Dans un environnement de fabrication, tout est connecté. C'est pourquoi il est bon de réfléchir à la manière dont les nouvelles améliorations affecteront les améliorations passées. Souvent, nous pouvons être tellement pris par la réalisation d'améliorations progressives que nous perdons de vue l'image globale et/ou la direction prévue, ce qui a pour conséquence de négliger les améliorations passées.

Alors comment faire en sorte que nos améliorations fassent toujours avancer l'opération ? Il existe quelques méthodes et stratégies.

1. Utilisez un logiciel de production qui vous permet de suivre les mesures clés.
2. Créez des indicateurs clés de performance spécifiques qui affichent facilement et visuellement vos progrès au fil du temps.
3. Passez en revue les améliorations passées pour vous assurer qu'elles ne sont pas affectées négativement par des changements plus récents.
4. Engagez-vous avec les travailleurs et les membres de l'équipe avec des promenades Gemba régulières et des opportunités de feedback des employés.

Une fois que vos plans d'action ont été mis en œuvre et que vous disposez d'un moyen précis de suivre vos progrès, il est temps de revenir à la première question et de voir si vous vous êtes rapproché de l'objectif visé.

Les 5 principes clés d'un système de gestion quotidienne (SGQ) optimisé

Si les 3 questions constituent un excellent point de départ pour établir le flux d'un système de gestion quotidienne, il existe 5 principes clés de la gestion quotidienne qui élèvent le système et la stratégie.

Principe n°1 du système de gestion quotidienne : la normalisation

Puisqu'un système de gestion quotidienne est une initiative à l'échelle de l'entreprise, les dirigeants responsables doivent s'assurer que toutes les actions et tous les processus sont standardisés. Sinon, les résultats, les plans d'action et les composantes de votre système de gestion quotidienne seront déséquilibrés.

Par exemple, par un lundi matin particulièrement motivé, vous décidez d'effectuer une promenade Gemba pour examiner la façon dont les opérateurs assemblent les pompes à vide industrielles. Vous notez les informations clés et prenez des notes en vue d'améliorations futures.

Cependant, votre collègue Rory effectue une inspection le mardi après-midi avec un ensemble différent d'ouvriers. Bien que la marque et le modèle de la pompe à vide industrielle soient les mêmes, l'équipe de l'après-midi n'effectue pas le même processus, ce qui amène Rory à recueillir des données différentes et à proposer d'autres méthodes d'amélioration.

De plus, sans un processus normalisé pour l'assemblage des pompes à vide, il ne peut y avoir d'inspection normalisée, ce qui entraîne plus d'erreurs et des résultats d'amélioration plus lents. C'est pourquoi il faut toujours rechercher un processus normalisé dans chaque service afin de pouvoir recueillir des données cohérentes et mettre en œuvre des améliorations valables.

Principe système de gestion quotidienne n°2 : Gestion et analyse des écarts

La gestion des écarts au sein de la fabrication fait référence à l'écart entre les performances actuelles et un objectif souhaité. Comme nous l'avons vu avec les 3 questions de la gestion quotidienne, la compréhension de vos objectifs et de vos progrès actuels est cruciale pour avancer et maintenir votre direction.

Une bonne méthode de collecte de données pour la gestion et l'analyse des écarts consiste à utiliser les marches Gemba. Les superviseurs, les dirigeants et les opérateurs de fabrication "se rendent sur le lieu réel" et voient le travail effectué de première main. Cette pratique leur permet d'utiliser un processus d'inspection structuré qui se concentre uniquement sur l'apprentissage de l'opération, le signalement des non-conformités et l'identification des domaines à améliorer pour tirer le meilleur parti de votre gestion et analyse des écarts.

Principe système de gestion quotidienne n°3 : Culture de gestion disciplinée

Si la technologie peut vous aider à optimiser vos opérations, un système de gestion quotidienne intelligent nécessite une culture de gestion intelligente et disciplinée. Si la culture n'est pas correctement disciplinée, il peut y avoir des conséquences négatives.

Par exemple, si vos gestionnaires et superviseurs sont déjà à court de temps avec leurs responsabilités quotidiennes, il y a moins de chances qu'ils soient en mesure de gérer et d'exécuter correctement les fonctions clés du système de gestion quotidienne. De plus, si vos équipes ne comprennent pas leurs fonctions et responsabilités spécifiques, elles ne seront pas en mesure de remplir les différents rôles et composants du système de gestion quotidienne.

Pour vous prémunir contre ces scénarios, il existe cinq stratégies clés que vous pouvez utiliser comme principes essentiels de votre système de gestion quotidienne.

1. Les rôles et les responsabilités doivent être clairs : Assurez-vous que toutes les parties concernées comprennent les objectifs du SGQ ainsi que leurs responsabilités et fonctions.
2. Fournir un encadrement et un leadership : Offrez une formation et un soutien à toute personne qui en a besoin afin que personne ne passe à travers les mailles du filet. Des instructions de travail numériques détaillées qui guident les travailleurs dans chaque processus sont un excellent moyen de s'assurer que les employés savent ce qu'ils doivent faire et comment le faire à chaque instant.
3. Surveillez les performances des employés : Déterminez le nombre d'employés nécessaires pour atteindre l'objectif visé tout en surveillant la façon dont le travail est réparti dans la réalité.
4. Faites participer tout le monde : Plusieurs mains font un travail léger. Plus il y a de personnes qui peuvent être ajoutées au plan, plus il sera facile pour les membres de participer et d'atteindre l'objectif.
5. Conduire des réunions régulières : Participer à des réunions régulières pour discuter des plans d'action, des changements récents et des progrès est un moyen inestimable de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.

Cette culture intelligente vous aidera à donner la priorité à des fonctions spécifiques et à vous assurer que vous ne dispersez pas trop vos ressources ou que vous ne parvenez pas à répondre aux exigences du système de gestion quotidienne.

Principe n°4 de la GED : la gestion visuelle

Lors de la mise en place d'une stratégie de gestion avancée, les outils visuels sont un principe clé de la gestion quotidienne. Ils vous permettent de standardiser facilement vos processus, de recueillir des données précises, de comprendre rapidement vos progrès et, surtout, d'obtenir un niveau de contrôle optimisé.

Le management visuel fonctionne si bien parce que le cerveau humain traite les informations visuelles jusqu'à 60 000 fois plus vite que la communication textuelle. C'est exactement la raison pour laquelle les camemberts et les graphiques à barres sont les supports préférés pour évaluer les différentes métriques.

Pour mettre en œuvre le management visuel dans une opération, trois pratiques essentielles doivent être mises en place.

1. Les instructions visuelles permettent aux opérateurs de voir précisément leurs tâches et leurs responsabilités sans avoir besoin de déchiffrer un texte compliqué. Ce niveau de contrôle visuel du processus permet aux travailleurs d'assimiler plus rapidement les connaissances tout en diminuant le risque d'erreurs ou de malentendus.
2. Les inspections visuelles donnent aux utilisateurs une compréhension détaillée de ce qu'ils recherchent à chaque inspection. De plus, les données d'inspection peuvent également être capturées visuellement avec des photos et des vidéos directement par le logiciel d'instructions de travail.
3. Les indicateurs clés de performance (ICP) visuels et les mesures permettent aux travailleurs de tous les niveaux d'examiner rapidement la référence actuelle, ce qui assure la transparence et une communication rapide à l'échelle de l'entreprise. Ce n'est pas pour rien que les camemberts et les graphiques à barres sont les supports préférés pour évaluer les différentes mesures.

Principe n° 5 de la GED : l'amélioration continue

Comme son nom l'indique, votre stratégie système de gestion quotidienne est destinée à être exécutée quotidiennement. Avec une stratégie hautement dynamique qui connaîtra divers niveaux d'évolution au fil du temps, il est utile de considérer chaque action et objectif comme une partie plus importante d'un plan d'amélioration continue.

Dans le cadre de l'amélioration continue ou Kaizen, 5 principes clés élèveront votre système de gestion quotidienne.

1. Savoir ce qui apporte de la valeur à vos clients : Les améliorations doivent toujours être apportées en gardant le client à l'esprit. Ce sont eux qui, en fin de compte, alimentent votre entreprise. Il est donc crucial d'améliorer l'opération en tenant compte de leurs désirs.
2. Rétablissez le flux : Travaillez à éliminer progressivement les gaspillages qui volent du temps et de l'argent à votre entreprise. Si le flux de travail est sporadique ou inégal, les améliorations seront également moins cohérentes.
3. Allez au Gemba : Assurez-vous de voir le fonctionnement par vous-même et de recueillir un véritable feedback. Il est impossible d'apporter des changements efficaces si vous n'avez pas un aperçu direct de l'opération elle-même.
4. Donnez du pouvoir à votre personnel : Tout plan d'amélioration que vous avez sera mis en œuvre par les personnes dans l'atelier. C'est pourquoi vous devez donner à vos employés les bons outils et les bonnes connaissances pour mettre en œuvre le plan d'amélioration continue.
5. Réussite et échec transparents : L'amélioration continue consiste à progresser constamment en équipe. Il est bénéfique de partager les succès et les échecs afin que tous les membres de l'équipe comprennent où en est l'organisation par rapport à ses objectifs actuels.

En gardant ces principes à l'esprit, recherchez constamment de nouvelles opportunités pour maintenir la croissance à l'avenir. N'oubliez pas que même si vous réussissez à atteindre votre objectif, il est toujours possible de s'améliorer et d'atteindre des objectifs plus avancés.

Système de gestion quotidienne : histoire d'une réussite

CMP Advanced Mechanical Solutions, un utilisateur de longue date des instructions de travail numériques VKS, a récemment reçu un prestigieux prix de fabrication (Prix Performance Québec) pour son système de gestion quotidienne innovant. En se concentrant sur les cinq principes d'un système de gestion quotidienne ci-dessus, CMP a pu élaborer une stratégie impressionnante qui lui a permis d'accroître la normalisation, de recueillir des données avec précision, de changer sa culture d'entreprise et de partager des connaissances clés avec sa main-d'œuvre.

Un élément qui a grandement impressionné le jury du PPQ est l'utilisation généralisée de VKS par CMP dans chaque pilier de son SGD. Chaque processus dans l'atelier, y compris les inspections de qualité et les promenades Gemba, a été créé et exécuté à l'aide de VKS. Cette utilisation généralisée de notre plateforme d'instructions de travail a permis à CMP d'atteindre un niveau avancé de normalisation où les inspections et les processus étaient effectués et révisés à l'aide du même système, ce qui a contribué à centraliser davantage la façon dont les données sont recueillies.

Les données qui ont été recueillies lors d'une promenade Gemba ont été automatiquement envoyées au logiciel de BI de CMP (Tableau) en utilisant nos intégrations avancées et nos capacités API.

Les données brutes ont ensuite été transformées en une série d'indicateurs clés de performance (KPI) dynamiques avec 2 domaines clés d'intérêt :

1. Les performances des départements et des employés : À l'aide d'indicateurs clés de performance personnalisés, CMP a créé des rapports complets qu'elle a pu partager avec les employés, ce qui a grandement contribué à leur objectif d'inspirer et de diriger leur personnel pour qu'il continue à viser l'excellence.
2. Performance de la marche Gemba : CMP a suivi le nombre d'audits réalisés chaque semaine, où ils ont été réalisés et qui les a réalisés pour s'assurer que chaque processus et chaque service était représenté dans les données.

Chaque semaine, les dirigeants et les gestionnaires examinaient les données recueillies et élaboraient des plans d'amélioration qui seraient exécutés la semaine suivante. Encore une fois, les résultats de chaque semaine et les plans d'amélioration étaient partagés avec le personnel, ce qui motivait encore plus les employés à trouver des opportunités d'amélioration continue qui apporteraient de la valeur au client et amélioreraient les opérations de l'entreprise.

En tant que lauréat de ce prix prestigieux, CMP montre au monde de la fabrication le potentiel d'un système de gestion quotidienne réellement optimisé et intelligent, motivant d'autres entreprises à atteindre le même niveau élevé de gestion visuelle et de culture intelligente au sein de leur organisation.