Wie Sie Ihr Tagesordnungssystem optimieren können

Auch wenn ein tägliches Managementsystem ein leistungsstarkes Lean-Tool ist, können Unternehmen dennoch Schwierigkeiten haben, ihre Ziele zu erreichen und die richtige Kultur aufzubauen. In vielen Fällen sind sich die Mitarbeiter über ihre Zuständigkeiten und Aufgaben nicht im Klaren, ihre Strategie beinhaltet keine weitreichende Standardisierung oder es fehlt ein spezifizierter und gut durchdachter Plan.

Die Einrichtung und Optimierung Ihres täglichen Verwaltungssystems kann jedoch ein unkomplizierter Prozess sein, der enorme Einblicke und schnell wirkende Ergebnisse liefert. Sie brauchen nur die richtigen Werkzeuge, Methoden und das richtige Know-how.

Was ist der Zweck eines Tagesmanagementsystems

Zunächst einmal sollte darauf hingewiesen werden, dass ein Tagesmanagement-System keine Technologie ist.

Es gibt zwar Software, die Unternehmen dabei hilft, ihre täglichen Managementziele zu erreichen, aber ein tägliches Verwaltungssystem ist in erster Linie eine Lean-Strategie, die zur Steigerung der betrieblichen Leistung eingesetzt wird.

Wie bei jeder Lean-Strategie besteht der Hauptzweck eines Tagesmanagementsystems darin, den Wert für den Kunden durch regelmäßige (oft tägliche) kontinuierliche Verbesserungsmaßnahmen zu steigern. Ein optimiertes tägliches Managementsystem verändert jedoch auch die Unternehmenskultur, so dass Lean-Methoden intuitiv und automatisch werden.

Wie funktioniert das also?

Wenn Sie die Verschwendung in Ihrem Betrieb verringern möchten, können Ihnen verschiedene Lean-Methoden dabei helfen, wie z.B. Standardisierung, Gemba-Spaziergänge und JiT (Just in Time), um nur einige zu nennen. Und obwohl jede dieser Methoden dazu beiträgt, das Ziel der Abfallreduzierung zu erreichen, müssen Sie Ihre Fortschritte genau verfolgen und die Umsetzung Ihrer Ziele richtig verwalten.

Hier kommt das Daily Management System ins Spiel.

Unternehmen verwenden ein tägliches Verwaltungssystem, um ihre Lean-Methoden in einer umfassenden Strategie zu bündeln. Ziele, Methoden und Leistungskennzahlen werden mit der gesamten Belegschaft geteilt, so dass alle Mitarbeiter die Ziele des Unternehmens verfolgen können und die richtige Anleitung erhalten, um die festgelegten Ziele zu erreichen.

Wie Sie Ihr Daily Management System optimieren

Die 3 Fragen des täglichen Managements

Der erste Schritt zur Optimierung Ihres täglichen Verwaltungssystems besteht darin, eine feste Richtung zu schaffen und beizubehalten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, sich regelmäßig die folgenden 3 Fragen zu stellen. Jede dieser Fragen zielt auf die Messung und Umsetzung von Verbesserungen ab, so dass sich Ihre Managementstrategie stets weiterentwickelt.

1. Sind wir erfolgreich oder scheitern wir?

Bei jedem strategischen Aktionsplan brauchen Sie immer ein festes Ziel.

Was möchten Sie erreichen? Sobald Sie sich dieses Ziel gesetzt haben, müssen Sie in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob Sie dieses Ziel erreichen oder verfehlen.

Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie stellen montagefertige Schreibtische und andere Büromöbel her. Sie stellen hochwertige Produkte für Ihre Kunden her, aber es gibt eine wachsende Zahl von Mängeln. Zum Glück wurden sie entdeckt, bevor sie an Ihre Kunden ausgeliefert wurden.

Mit einem täglichen Verwaltungssystem benötigen Sie eine Methode, um alle Qualitätsmängel konsequent zu verfolgen und festzustellen, ob die Anzahl der Mängel über oder unter Ihrem spezifischen Ziel liegt. Sobald dies geschehen ist, können Sie Verbesserungen vornehmen, die die Realität Ihrer Position in Bezug auf Ihre Ziele widerspiegeln.

Profi-Tipp: Verwenden Sie bei der Verfolgung von Fehlern, der Ermittlung ihrer Ursachen und der Erstellung von Aktionsplänen ein Pareto-Diagramm, um festzustellen, welche Fehler den größten Schaden verursachen. Verwenden Sie dann die Wurzelursachenanalyse, um die Quelle des Problems zu finden.

2. Wie sieht Ihr tägliches Verwaltungssystem-Aktionsplan aus?

Jetzt, da Sie einen genauen Überblick über Ihre aktuellen Benchmarks neben Ihren Zielen haben, können Sie einen Aktionsplan für Verbesserungen festlegen. Die Erstellung eines Aktionsplans ist jedoch nur die halbe Miete. Sie müssen auch planen, wie die Arbeitskräfte und andere Elemente eingesetzt werden sollen, um das Ziel zu erreichen.

Um beispielsweise die Anzahl der Fehler in Ihrem Büromöbelunternehmen zu reduzieren, könnten Sie sich für eine stärkere Standardisierung entscheiden. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter eine bestimmte bewährte Vorgehensweise, die sie befolgen können. Aber wie schaffen Sie die besten Praktiken und stellen sicher, dass die Mitarbeiter die richtigen Verfahren einhalten?

Um dieses Ziel zu erreichen, können Sie

• Eingehende Daten von Ihren Mitarbeitern sammeln
• eine Reihe von besten Praktiken aufstellen
• Bieten Sie regelmäßige Schulungen und Coaching für die neuen und verbesserten Abläufe an
• Verpflichten Sie sich auf ein Ziel für die digitale Transformation
• Setzen Sie Arbeitsanweisungssoftware ein, um den Prozess visuell zu kontrollieren
• Führen Sie regelmäßig Prozessbestätigungen durch, indem Sie Audits und Gemba-Spaziergänge durchführen.

3. Halten wir vergangene Verbesserungen aufrecht?

In einer Produktionsumgebung ist alles miteinander verbunden. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, darüber nachzudenken, wie sich neue Verbesserungen auf frühere Verbesserungen auswirken. Oft sind wir so sehr damit beschäftigt, schrittweise Verbesserungen vorzunehmen, dass wir das Gesamtbild und/oder die beabsichtigte Richtung aus den Augen verlieren, was dazu führt, dass frühere Verbesserungen vernachlässigt werden.

Wie können wir also sicherstellen, dass unsere Verbesserungen den Betrieb stets voranbringen? Es gibt ein paar Methoden und Strategien.

1. Verwenden Sie eine Produktionssoftware, mit der Sie die wichtigsten Kennzahlen verfolgen können.
2. Erstellen Sie spezifische KPIs, die Ihren Fortschritt im Laufe der Zeit einfach und visuell darstellen.
3. Überprüfen Sie frühere Verbesserungen, um sicherzustellen, dass sie nicht durch neuere Änderungen beeinträchtigt werden.
4. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter und Teammitglieder mit regelmäßigen Gemba-Spaziergängen und Gelegenheiten für Mitarbeiter-Feedback ein.

Sobald Ihre Aktionspläne umgesetzt sind und Sie über ein genaues Mittel zur Verfolgung Ihrer Fortschritte verfügen, ist es an der Zeit, zur ersten Frage zurückzukehren und zu sehen, ob Sie Ihrem angestrebten Ziel näher gekommen sind.

Die 5 Schlüsselprinzipien eines optimierten Tagesmanagementsystems

Die 3 Fragen sind zwar ein guter Ausgangspunkt, um den Ablauf eines täglichen Verwaltungssystems festzulegen, aber es gibt 5 Schlüsselprinzipien des täglichen Managements, die das System und die Strategie verbessern.

Prinzip des täglichen Managementsystems #1: Standardisierung

Da es sich bei einem täglichen Verwaltungssystem um eine unternehmensweite Initiative handelt, müssen die verantwortlichen Führungskräfte sicherstellen, dass alle Aktionen und Prozesse standardisiert sind. Andernfalls werden die Ergebnisse, Aktionspläne und Komponenten Ihres täglichen Managementsystems aus dem Gleichgewicht geraten.

Ein Beispiel: An einem besonders motivierten Montagmorgen beschließen Sie, einen Gemba-Rundgang durchzuführen, um zu überprüfen, wie die Bediener die industriellen Vakuumpumpen zusammenbauen. Sie notieren sich die wichtigsten Informationen und machen sich Notizen für zukünftige Verbesserungen.

Ihr Kollege Rory führt jedoch am Dienstagnachmittag eine Inspektion mit einer anderen Gruppe von Mitarbeitern durch. Zwar sind Fabrikat und Modell der industriellen Vakuumpumpe identisch, aber die Nachmittagsschicht führt nicht den gleichen Prozess durch, was Rory dazu veranlasst, andere Daten zu sammeln und andere Verbesserungsmethoden zu finden.

Und ohne einen standardisierten Prozess für den Zusammenbau der Vakuumpumpen kann es auch keine standardisierte Inspektion geben, was zu mehr Fehlern und langsameren Verbesserungsergebnissen führt. Streben Sie daher in jeder Abteilung einen standardisierten Prozess an, damit Sie konsistente Daten sammeln und lohnende Verbesserungen durchführen können.

Prinzip des täglichen Managementsystems #2: Lückenmanagement und -analyse

Gap Management in der Fertigung bezieht sich auf die Lücke zwischen der aktuellen Leistung und einem gewünschten Ziel. Wie wir bei den 3 Fragen des täglichen Managements gesehen haben, ist das Verständnis Ihrer Ziele und Ihres aktuellen Fortschritts von entscheidender Bedeutung, um voranzukommen und Ihre Richtung beizubehalten.

Eine gute Methode, um Daten für das Gap Management und die Analyse zu sammeln, sind Gemba-Spaziergänge. Vorgesetzte, Führungskräfte und Produktionsmitarbeiter gehen "an den Ort des Geschehens" und sehen sich die Arbeit aus erster Hand an. Auf diese Weise können sie einen strukturierten Inspektionsprozess anwenden, der sich ausschließlich darauf konzentriert, etwas über den Betrieb zu erfahren, Nichtkonformitäten zu markieren und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren, um das Beste aus Ihrem Gap Management und Ihrer Analyse herauszuholen.

Profi-Tipp: Ihre Mitarbeiter sind ein Schatz an Wissen. Nutzen Sie VKS Smart Forms, um mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten und eine scharfe Perspektive direkt aus dem Betrieb zu erhalten.

Prinzip des täglichen Managementsystems #3: Disziplinierte Managementkultur

Technologie kann zwar zur Optimierung Ihres Betriebs beitragen, aber ein intelligentes tägliches Verwaltungssystem erfordert eine intelligente und disziplinierte Managementkultur. Wenn die Kultur nicht richtig diszipliniert ist, kann das negative Folgen haben.

Wenn zum Beispiel Ihre Manager und Vorgesetzten durch ihre täglichen Aufgaben bereits überlastet sind, sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie in der Lage sind, die Schlüsselfunktionen des täglichen Verwaltungssystems ordnungsgemäß zu verwalten und auszuführen. Wenn Ihre Teams zudem ihre spezifischen Funktionen und Verantwortlichkeiten nicht verstehen, können sie die verschiedenen Rollen und Komponenten des täglichen Managementsystems nicht erfüllen.

Um sich vor diesen Szenarien zu schützen, gibt es fünf Schlüsselstrategien, die Sie als Grundprinzipien Ihres täglichen Managementsystems verwenden können.

1. Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar sein: Stellen Sie sicher, dass alle beteiligten Parteien die Ziele des täglichen Verwaltungssystems sowie ihre Verantwortlichkeiten und Funktionen verstehen.
2. Bieten Sie Coaching und Führung an: Bieten Sie allen, die es brauchen, Schulungen und Unterstützung an, damit niemand durch die Maschen fällt. Detaillierte digitale Arbeitsanweisungen, die die Mitarbeiter durch jeden Prozess leiten, sind eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt wissen, was sie zu tun haben und wie sie es tun müssen.
3. Überwachen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter: Verfolgen Sie, wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um das angestrebte Ziel zu erreichen, und überwachen Sie gleichzeitig, wie die Arbeit in der Realität verteilt ist.
4. Beteiligen Sie alle: Viele Hände machen leichte Arbeit. Je mehr Personen in den Plan einbezogen werden können, desto einfacher wird es für die Mitglieder sein, sich zu beteiligen und das Ziel zu erreichen.
5. Regelmäßige Treffen abhalten: Die Teilnahme an regelmäßigen Treffen, bei denen Aktionspläne, aktuelle Änderungen und Fortschritte besprochen werden, ist ein unschätzbarer Weg, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Diese intelligente Kultur hilft Ihnen dabei, Prioritäten für bestimmte Funktionen zu setzen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Ressourcen nicht überstrapazieren oder mit den Anforderungen des täglichen Verwaltungssystems nicht Schritt halten können.

Prinzip des täglichen Managementsystems #4: Visuelles Management

Bei der Umsetzung einer fortschrittlichen Managementstrategie sind visuelle Tools ein wichtiges Prinzip für das tägliche Management. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Prozesse auf einfache Weise zu standardisieren, genaue Daten zu sammeln, Ihre Fortschritte schnell zu verstehen und - was am wichtigsten ist - ein optimales Maß an Kontrolle zu erlangen.

Visuelles Management funktioniert so gut, weil das menschliche Gehirn visuelle Informationen bis zu 60.000 Mal schneller verarbeitet als Textkommunikation. Genau aus diesem Grund sind Torten- und Balkendiagramme das bevorzugte Medium, um unterschiedliche Kennzahlen zu messen.

Um ein visuelles Management in einem Unternehmen einzuführen, sollten drei wesentliche Praktiken eingeführt werden.

1. Visuelle Anweisungen ermöglichen es den Bedienern, ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten genau zu erkennen, ohne komplizierten Text entziffern zu müssen. Dieses Maß an visueller Prozesskontrolle führt dazu, dass die Mitarbeiter das Wissen schneller aufnehmen und das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen verringert wird.
2. Visuelle Inspektionen vermitteln den Benutzern ein detailliertes Verständnis dessen, wonach sie bei jeder Inspektion suchen. Darüber hinaus können die Inspektionsdaten auch visuell mit Bildern und Videos direkt über die Arbeitsanweisungssoftware erfasst werden.
3. Visuelle KPIs und Metriken ermöglichen es Mitarbeitern aller Ebenen, den aktuellen Benchmark schnell zu überprüfen und sorgen so für Transparenz und schnelle unternehmensweite Kommunikation. Es gibt einen Grund dafür, dass Torten- und Balkendiagramme die bevorzugten Medien sind, um verschiedene Metriken zu messen.

Prinzip des täglichen Managementsystems #5: Kontinuierliche Verbesserung

Wie der Name schon andeutet, sollte Ihre tägliche Verwaltungssystem-Strategie täglich umgesetzt werden. Bei einer hochdynamischen Strategie, die sich im Laufe der Zeit unterschiedlich stark weiterentwickeln wird, ist es sinnvoll, jede Aktion und jedes Ziel als größeren Teil eines Plans zur kontinuierlichen Verbesserung zu betrachten.

Unter Kontinuierliche Verbesserung oder Kaizen werden 5 Schlüsselprinzipien Ihr tägliches Verwaltungssystem verbessern.

1. Wissen Sie, was Ihren Kunden einen Nutzen bringt: Verbesserungen sollten immer mit Blick auf den Kunden vorgenommen werden. Sie sind es, die Ihr Unternehmen letztlich antreiben. Deshalb ist es wichtig, die Abläufe unter Berücksichtigung ihrer Wünsche zu verbessern.
2. Stellen Sie einen Fluss her: Arbeiten Sie daran, nach und nach die Verschwendung zu beseitigen, die Ihrem Unternehmen Zeit und Geld raubt. Wenn die Arbeitsabläufe sporadisch oder ungleichmäßig sind, werden auch die Verbesserungen weniger konsequent sein.
3. Gehen Sie zum Gemba: Machen Sie sich selbst ein Bild von den Abläufen und holen Sie echtes Feedback ein. Wirksame Veränderungen können nur dann vorgenommen werden, wenn Sie direkt aus dem Betrieb heraus Einblicke erhalten.
4. Stärken Sie Ihre Mitarbeiter: Jeder Verbesserungsplan, den Sie haben, wird von den Mitarbeitern in den Betrieben umgesetzt. Aus diesem Grund müssen Sie Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge und Kenntnisse an die Hand geben, um den Plan zur kontinuierlichen Verbesserung umzusetzen.
5. Erfolg und Misserfolg transparent: Bei der kontinuierlichen Verbesserung geht es darum, als Team konsequent voranzukommen. Es ist von Vorteil, Erfolge und Misserfolge mitzuteilen, damit alle Teammitglieder verstehen, wo das Unternehmen in Bezug auf seine aktuellen Ziele steht.

Mit diesen Grundsätzen im Hinterkopf suchen Sie konsequent nach neuen Möglichkeiten, um auch in Zukunft zu wachsen. Denken Sie daran, dass selbst wenn Sie Ihr Ziel erreichen, es immer Raum für Verbesserungen und weitergehende Ziele gibt.

Erfolgsgeschichte zum Daily Management System

CMP Advanced Mechanical Solutions, ein langjähriger Anwender der digitalen Arbeitsanweisungen von VKS, erhielt vor kurzem einen angesehenen Fertigungspreis (Prix Performance Quebec) für sein innovatives tägliches Managementsystem. Durch die Konzentration auf die fünf oben genannten Prinzipien eines täglichen Verwaltungssystems war CMP in der Lage, eine beeindruckende Strategie zu entwickeln, die es dem Unternehmen ermöglichte, die Standardisierung zu erhöhen, Daten genau zu erfassen, die Unternehmenskultur zu verändern und wichtiges Wissen mit seinen Mitarbeitern zu teilen.

Ein Punkt, der die PPQ-Jury sehr beeindruckt hat, war der weit verbreitete Einsatz von VKS in jeder Säule des täglichen Verwaltungssystems von CMP. Jeder Prozess in der Fertigung, einschließlich Qualitätsprüfungen und Gemba-Rundgänge, wurde mit VKS erstellt und durchgeführt. Diese weit verbreitete Nutzung unserer Plattform für Arbeitsanweisungen ermöglichte es CMP, ein hohes Maß an Standardisierung zu erreichen, indem Inspektionen und Prozesse mit demselben System durchgeführt und überprüft wurden, was zu einer weiteren Zentralisierung der Datenerfassung beitrug.

Die während eines Gemba-Rundgangs gesammelten Daten wurden mithilfe von unserer fortschrittlichen Integrationen und API-Funktionen automatisch an die BI-Software von CMP (Tableau) gesendet.

Die Rohdaten wurden dann in eine Reihe von dynamischen KPIs umgewandelt, wobei 2 Bereiche im Mittelpunkt standen:

1. Leistung der Abteilungen und Mitarbeiter: Mithilfe von maßgeschneiderten KPIs erstellte CMP umfassende Berichte, die sie an ihre Mitarbeiter weitergeben konnten und die ihnen dabei halfen, ihre Mitarbeiter zu inspirieren und anzuleiten, weiterhin Spitzenleistungen zu erzielen.

2. Gemba Walk Performance: CMP verfolgte die Anzahl der wöchentlich durchgeführten Audits, wo sie durchgeführt wurden und wer sie durchführte, um sicherzustellen, dass jeder Prozess und jede Abteilung in den Daten vertreten war.

Jede Woche überprüften die Führungskräfte und Manager die gesammelten Daten und entwickelten Verbesserungspläne, die in der nächsten Woche umgesetzt werden sollten. Auch hier wurden die Ergebnisse jeder Woche und die Verbesserungspläne mit der Belegschaft geteilt, um die Mitarbeiter weiter zu motivieren, kontinuierliche Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, die dem Kunden einen Mehrwert bringen und die Unternehmensabläufe verbessern.

Als Gewinner der prestigeträchtigen Auszeichnung zeigt CMP der Fertigungswelt das Potenzial eines wirklich optimierten und intelligenten täglichen Managementsystems und motiviert andere Unternehmen, das gleiche hohe Niveau an visuellem Management und intelligenter Kultur in ihrer Organisation zu erreichen.