Surmonter la résistance aux instructions de travail numériques

Changer les méthodes de travail de votre personnel n'est pas une tâche facile, surtout pour les ouvriers expérimentés !

Il peut être difficile d'abandonner les anciennes procédures et d'adopter un logiciel tel que Visual Knowledge Share pour passer au numérique.

Néanmoins, avec des conseils et une stratégie adaptés, il est possible de réussir cette transition rapidement et efficacement.

La mise en œuvre réussie des instructions de travail numériques est garantie si vous suivez ces 8 conseils :

1. Introduisez le logiciel progressivement

Il est préférable de mettre en œuvre les changements lentement, afin de permettre aux équipes de s'adapter à leur rythme. Il est plus simple de diviser la mise en œuvre en plusieurs phases et d'appliquer progressivement le logiciel département par département. La réussite de ce projet dépend non seulement des utilisateurs du logiciel, mais aussi des personnes qui dirigent l'initiative.

Les responsables de projet doivent être désignés dans le cadre de votre stratégie. Ils sont les interlocuteurs privilégiés en cas de problèmes ou de questions. Ils sont également chargés de superviser et de veiller à la bonne réalisation du projet.

Certains opérateurs seniors peuvent avoir moins d'expérience que d'autres en matière de technologies numériques et avoir des opinions divergentes sur l'utilisation des logiciels, qu'ils les trouvent trop complexes ou qu'ils soient réfractaires au changement.

Cependant, il peut être avantageux d'embaucher des jeunes générations est avantageux, car ils peuvent enseigner aux opérateurs seniors comment utiliser le logiciel. L'interface conviviale et accessible depuis un navigateur de VKS peut attirer les jeunes travailleurs déjà à l'aise avec les outils numériques. C'est pourquoi le passage au numérique est si précieux, en particulier pour les entreprises qui cherchent à attirer les talents de la génération Z dans le secteur manufacturier.

2. Offrir une formation de haute qualité

VKS propose aux utilisateurs une formation complète afin qu'ils puissent utiliser le logiciel de manière productive, puis transmettre leurs connaissances à d'autres. Afin d'instaurer une culture du partage des connaissances et des meilleures pratiques continues, ce programme vise à permettre aux utilisateurs de se familiariser avec VKS et de servir de formateurs pour les autres utilisateurs.

Pour s'assurer que ses employés disposent des ressources et des connaissances nécessaires avant de commencer leurs inspections, Republic Manufacturing utilise VKS pour fournir les outils et les méthodes appropriés à l'ensemble de son organisation et garantir la durabilité et la cohérence, ce qui a un impact positif significatif sur la formation.

Une autre façon d'offrir une formation de haute qualité consiste à solliciter l'avis des opérateurs lors de visites guidées du système.

Imaginez : vous avez passé des mois à concevoir un tout nouveau logiciel ou une toute nouvelle application. Il est presque prêt à être commercialisé.

Le seul problème ? Personne ne l'a encore utilisé. Les visites guidées sont une méthode attrayante pour présenter le produit aux utilisateurs. Elles peuvent également être utilisées pour leur expliquer les nouvelles fonctionnalités. Étant donné que tous les utilisateurs n'ont pas le même niveau de maîtrise de la technologie, les visites guidées du produit peuvent être utiles pour améliorer l'intégration.

Il peut être essentiel de restructurer le flux de travail pour intégrer les nouvelles étapes. Nous pouvons nous assurer que les employés qui découvrent la nouvelle technologie bénéficient d'une assistance suffisante.

Cela peut passer par la mise à disposition de supports de formation facilement accessibles, l'organisation de sessions de formation et la mise en place d'une équipe d'assistance technique dédiée. Les opérateurs peuvent ainsi s'adapter plus facilement aux nouveaux outils et se sentir capables de les utiliser lorsque la courbe d'apprentissage est prise en charge.

3. Privilégiez une communication efficace

Une communication efficace est essentielle tant pour la culture d'entreprise que pour la réussite de la transformation numérique.

Pour surmonter les résistances, il faut veiller à ce que la communication soit claire et cohérente.

Les employés acceptent plus facilement le changement si les avantages de la culture numérique et son influence potentielle sur l'entreprise sont clairement exposés.

Mais ne vous inquiétez pas !

Tout le monde n'a pas besoin d'accéder immédiatement à toutes les informations, ni d'avoir le même niveau de détail que les dirigeants. Définir l'objectif et ce qu'il implique pour chaque équipe apaisera les inquiétudes et garantira leur adhésion au déploiement des instructions de travail numériques. Pour cela, il suffit d'établir un plan clair et de communiquer régulièrement.

Une bonne idée serait de désigner des représentants chargés de la transformation numérique afin de diffuser l'expertise au sein de l'entreprise. Ces représentants servent de points de contact pour les questions et les démonstrations régulières du logiciel.

Une stratégie qui inclut une communication fréquente devrait apaiser les inquiétudes des employés de l'atelier qui sont réticents au changement, tout en garantissant l'accès à une assistance pour la nouvelle technologie.

Avec l'aide de VKS, la communication s'effectue facilement grâce à des notifications, des alertes et des messages automatisés.

De nombreux travailleurs du secteur possèdent des années d'expérience précieuse qui sont souvent insuffisamment partagées avec l'ensemble de l'équipe de production. Cependant, avec VKS, il est plus facile pour les entreprises de partager leurs connaissances.

Notre objectif principal chez VKS est d'aider les employés à interagir avec leur environnement de production en leur fournissant des instructions de travail interactives qui s'intègrent à leurs outils et systèmes.

4. Mettre l'accent sur les réalisations

En mettant en avant les victoires de votre équipe, vous pouvez susciter l'enthousiasme, mesurer le succès et réaffirmer les avantages du passage des instructions de travail papier aux instructions numériques. Reconnaître les succès peut motiver vos employés, renforcer l'esprit d'équipe et les inciter à viser des résultats encore meilleurs dans les années à venir grâce à la mise en œuvre de VKS.

Ne sous-estimez pas l'impact que les nouvelles technologies peuvent avoir sur le lieu de travail.

Certains peuvent y voir une charge, en particulier les opérateurs seniors. Cela peut être atténué en prenant le temps de célébrer les réussites, qu'elles soient majeures ou mineures.

Utilisez le logiciel pour reconnaître les tâches accomplies et les réalisations des différents services qui motiveront votre équipe.

Par exemple, la mission de CMP, qui consiste à inspirer et à encourager ses employés à viser l'excellence, a été grandement facilitée par les évaluations complètes qu'elle a pu fournir à ses employés à l'aide d'indicateurs de performance clés (KPI) personnalisés.

Pour s'assurer que chaque processus et chaque service sont pris en compte dans les données, CMP enregistre le nombre d'audits effectués chaque semaine, leur lieu et leur auteur.

Les dirigeants et les responsables examinaient les données chaque semaine et élaboraient des stratégies de croissance à adopter. Les employés avaient à nouveau accès aux résultats hebdomadaires et aux plans d'amélioration, ce qui les motivait à rechercher une croissance continue susceptible d'aider les utilisateurs et d'améliorer les opérations commerciales.

Prenez le contrôle de votre stratégie de formation

La magie opère sur la page Formation. Une liste interactive contenant des informations sur les personnes formées, les experts, la date de leur formation et le nom de leur formateur est désormais disponible lorsque vous recherchez un guide. L'accès au mode Expert et l'accès au mode Formé sont les deux boutons qui activent cette fonctionnalité.

• Formé : La formation de la main-d'œuvre est plus efficace que jamais, qu'elle soit dispensée dans un cadre éducatif ou sur le lieu de production. Une fois qu'un opérateur a suivi la formation sur les processus, il a accès au guide, ce qui lui permet d'être prêt à accepter des tâches en toute confiance.

• Accès au mode expert : En mode expert, les opérateurs formés peuvent consulter le guide. Cette fonctionnalité leur permet de passer les phases qui décrivent le processus pour les employés moins expérimentés, ce qui leur permet de se concentrer sur les étapes importantes d'un processus. Ce mode permet également d'identifier les opérateurs qualifiés qui peuvent former les autres, renforçant ainsi le développement de la main-d'œuvre.

L'attribution des bons ordres de travail aux bons employés est également simplifiée grâce à une liste facile à lire qui décrit les qualifications des employés. Il n'est pas nécessaire de chercher plus loin pour trouver les informations, car elles sont toutes regroupées sur un seul écran. Pour savoir lequel de vos opérateurs est qualifié pour effectuer cette tâche, il vous suffit de consulter le guide approprié.

Cette liste interactive met également en évidence les personnes qui ont besoin d'une formation dans un domaine particulier, ce qui présente un avantage unique. Vous pouvez déterminer s'il y a une pénurie d'opérateurs qualifiés pour chaque procédure à l'aide de la liste interactive. Forts de ces informations, vous pouvez mettre en place un programme de formation croisée efficace qui permettra à vos employés d'acquérir les compétences nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches.

5. Effectuez des évaluations régulières

L'engagement à long terme des opérateurs dépend de l'évaluation régulière de leurs tâches et de la résolution des problèmes éventuels. Les performances actuelles de la tâche doivent être au centre des évaluations régulières. Les buts et objectifs de votre projet doivent être alignés sur les indicateurs clés de performance (KPI) que vous développez.

Il est essentiel de demander régulièrement aux employés de l'atelier leur avis sur la technologie et vos processus standardisés pour qu'ils puissent s'épanouir. Des évaluations régulières peuvent être planifiées et réalisées dans le cadre de votre stratégie de projet. La participation à ces évaluations est facile pour tous les membres de l'équipe. Les évaluations sont essentielles pour rester sur la bonne voie, simplifier les choses et faire en sorte que tout le monde sache ce qu'il doit faire et que tout soit terminé à temps.

Il est important de poser toutes les questions ou préoccupations que les opérateurs peuvent avoir et d'y apporter des réponses. Maintenir une dynamique positive est l'un des principaux objectifs et les réunions d'examen peuvent y contribuer grandement. Les problèmes sont inévitables, et pour les résoudre et revenir sur la bonne voie, il est nécessaire d'organiser des réunions hors ligne avec les membres concernés. Les discussions prolongées lors d'une réunion d'examen ne font que faire perdre du temps aux autres membres de l'équipe et annuler les progrès réalisés.

De plus, tirer parti des connaissances et de l'expertise de vos opérateurs seniors les aidera à se sentir utiles et impliqués dans le changement, plutôt que simplement affectés par celui-ci. Les employés plus âgés ont des connaissances et une expérience qui leur sont propres. Les opérateurs seniors apportent une expertise, une pensée innovante et des connaissances considérables.

Les opérateurs seniors peuvent être considérés comme inefficaces ou plus résistants au changement, car ils n'ont pas été formés aux technologies. Les entreprises qui tiennent compte de l'équipe et mélangent des employés ayant différents niveaux de compétence numérique enregistrent de meilleurs résultats que celles qui attendent de tous leurs employés qu'ils adoptent les nouvelles technologies et les aident plutôt que de les laisser prendre du retard.

Le fait que les opérateurs seniors choisissent de rester en activité au-delà de l'âge normal de la retraite est un phénomène notable qui s'est développé au sein de la population active ces dernières années. Pour les entreprises, ce changement est à la fois source de potentiel et de préoccupations. Afin de garantir une main-d'œuvre solide et évolutive, il est fondamental de reconnaître et d'adhérer à cette évolution afin de tirer le meilleur parti des compétences et des connaissances des opérateurs seniors. Même si la population active dans son ensemble est en baisse, le nombre de personnes âgées qui restent actives dans leur emploi est en augmentation.

Voici quelques avantages présentés par les travailleurs seniors :

• Sagesse et compétences : Les employés seniors ont généralement une expertise approfondie dans leur domaine et sont capables de partager des points de vue et des idées que les jeunes travailleurs ne peuvent pas nécessairement avoir.
• Éthique professionnelle et fiabilité : Au cours de leur carrière, de nombreux travailleurs seniors ont acquis une éthique professionnelle et une fiabilité solides, des qualités extrêmement importantes dans toute organisation.
• Leadership et mentorat : Les employés seniors peuvent jouer le rôle de leaders et de mentors, facilitant ainsi la croissance et l'orientation des opérateurs plus juniors.
• Stabilité : Les groupes composés d'employés plus âgés ont tendance à être plus stables, ce qui réduit le taux de rotation du personnel et les dépenses supplémentaires.
• Maîtrise des technologies : Contrairement à une idée reçue, de nombreux travailleurs seniors sont à l'aise avec les technologies. « La pandémie a provoqué une forte augmentation de l'acquisition de compétences numériques chez les personnes âgées qui, comme nous tous, ont été contraintes de passer au monde Zoom », selon le Harvard Business Review.

6. Améliorez la visibilité et l'efficacité grâce aux rapports sur les ordres de travail et les opérations

Certaines fonctionnalités de VKS 6.9 peuvent aider les opérateurs à surmonter leurs réticences. Par exemple, les rapports sur les ordres de travail et les opérations, associés à la page de recherche des rapports de production, permettent aux opérateurs de trouver et d'accéder plus facilement et plus rapidement aux informations, ce qui rend le logiciel plus intuitif.

Trois pages clés de VKS ont été remaniées et ont bénéficié d'améliorations visuelles significatives dans la version 6.9.

• Rapports de production : page de recherche améliorée et options d'exportation
• Rapports sur les ordres de travail : cartes d'état des ordres de travail
• Rapports sur les opérations : tableau de bord des informations

1 : Recherche dans les rapports de production

VKS 6.9 améliore considérablement la page de recherche des rapports de production, optimisant ainsi le suivi et l'exportation des données. Les utilisateurs bénéficient désormais d'options de recherche compactes et avancées, permettant des recherches rapides et personnalisées. Une nouvelle fonctionnalité clé est la possibilité de marquer les critères de recherche via une URL, ce qui accélère l'accès aux rapports fréquemment utilisés.

Les utilisateurs peuvent également exporter instantanément des rapports complets, ce qui permet de générer efficacement des eDHR détaillés et des documents d'assurance qualité. Ces améliorations visent à simplifier la gestion des données et à faciliter la transition pour les opérateurs.

2 : Fiches d'état des bons de travail

La page Rapport sur les bons de travail est désormais plus performante que jamais grâce à nos nouvelles cartes d'état des bons de travail (WO). Cette fonctionnalité décompose les bons de travail en opérations individuelles, ce qui facilite le suivi des mouvements des produits.

Ces cartes vous fournissent des mises à jour en temps réel sur l'état d'avancement : Terminé, Planifié, En cours et En direct. Vous verrez également les unités rejetées, ainsi que les quantités disponibles et prévues, ce qui vous donnera des informations clés sur les performances.

3 : Tableau de bord des informations

La page Rapport des opérations a fait peau neuve et comprend désormais une section Informations qui fournit des données précieuses en temps réel sur chaque opération.

Cette section comprend trois visualisations clés :

• Quantité terminée : Affiche les unités terminées et le pourcentage de travail effectué, ainsi que les quantités disponibles, prévues, rejetées et à retravailler pour une vue d'ensemble des performances.

• Efficacité : un cadran affichant l'efficacité (temps de travail prévu divisé par le temps réel), aidant les responsables à repérer rapidement les retards de production.

• Temps restant : prédit le temps d'achèvement en fonction de l'efficacité actuelle et du temps de cycle prévu, permettant aux responsables d'évaluer si des ajustements sont nécessaires pour respecter le calendrier.

7. Appliquez l'option anti-saut pour les outils dynamométriques

L'option Anti-Skip pour les outils dynamométriques pourrait intéresser les opérateurs qui accordent de l'importance à la qualité et à la précision. Les entreprises ont davantage de contrôle sur le fonctionnement des outils intelligents intégrés à leurs manuels d'instructions de travail en choisissant d'autoriser ou d'interdire à leurs opérateurs de passer les étapes d'annotation des outils.

Voici comment cela fonctionne :

• Lorsque l'option est activée : pour continuer à suivre le manuel, les utilisateurs doivent effectuer l'étape ToolConnect à l'aide d'un outil intelligent.
• Lorsque l'option est désactivée : avec un outil intelligent, les utilisateurs peuvent passer les étapes ToolConnect sans les terminer. Dans ce cas, les superviseurs sont informés et l'incident est consigné dans un rapport.

Cette fonctionnalité offre à tous les opérateurs, et en particulier à ceux qui pourraient être plus réticents au changement, un contrôle accru sur leurs processus liés aux outils et garantit qu'aucune étape relative aux outils dynamométriques n'est ignorée, offrant ainsi un niveau supplémentaire de prévention des erreurs au service ToolConnect.

8. Utilisation des annotations sous forme de texte souligné

La fonctionnalité Annotations sous forme de texte souligné permet de mettre plus facilement en évidence les informations critiques, ce qui facilite l'adaptation des opérateurs à cette nouvelle technologie, en particulier ceux qui pourraient être réticents au changement numérique.

Cette fonctionnalité de soulignement aide les organisations à mettre en évidence des annotations particulières et à ajuster la taille et la couleur des polices pour toutes les annotations. Ces fonctionnalités permettent aux employés réticents au changement de distinguer et d'identifier plus facilement les étapes importantes du processus.

Les capacités visuelles de notre plateforme d'instructions de travail continuent d'être améliorées chez VKS, permettant aux utilisateurs d'améliorer en permanence leurs capacités de création. Nous avons poursuivi cet objectif dans VKS 6.9 en permettant aux opérateurs de mettre en évidence leurs annotations.

Améliorer l'efficacité et la qualité grâce aux instructions de travail numériques

Notre logiciel d'instructions de travail aide les opérateurs à recueillir des informations essentielles, leur permettant ainsi d'augmenter de manière stratégique la productivité, la qualité et la cohérence. Si de nombreuses organisations ont déjà investi dans des développements technologiques, certaines n'ont pas encore entamé ce processus. À long terme, les instructions de travail numériques ont un effet positif significatif tant sur l'efficacité des opérateurs que sur leur formation.