5 Schritte zur Erstellung effektiver Arbeitsanweisungen

Geschrieben von: Berenice Mengo

21. April 2020

5 Steps to Build Effective Work Instructions

Wie schreibt man eine Arbeitsanweisung?

Wenn Sie sich damit schwertun, die beste Version der Arbeitsanweisungen auf die Beine zu stellen, sind Sie auf dieser Seite richtig. Ihr Ziel muss es sein, effektive Arbeitsanweisungen zu erstellen, die konsequent Ihre Arbeitsmethoden verbessern und zu einer höheren Produktivität und einer niedrigeren Fehlerrate führen.

Um Ihnen den Einstieg in das Schreiben umfassender Arbeitsanweisungen zu erleichtern, haben wir eine Anleitung oder, wenn Sie möchten, eine Arbeitsanweisung mit fünf Schritten und einigen anderen nützlichen Tipps erstellt.

Welchen Zweck haben Arbeitsanweisungen?

Bei Arbeitsanweisungen geht es sowohl um Wissenstransfer als auch um Prozessdokumentation. Natürlich werden klare und lesbare Arbeitsanweisungen immer bevorzugt, aber der Punkt hierbei ist, dass die Arbeitsanweisung nutzlos ist, wenn sie von den Bedienern/Mitarbeitern nicht konsequent verwendet wird.

Vor diesem Hintergrund konzentrieren sich die folgenden Strategien auf den Prozess der Implementierung effektiver Arbeitsanweisungen und nicht auf die spezifischen Techniken für deren Erstellung. Es gibt zahlreiche Fälle von gut geschriebenen Arbeitsanweisungen, die nicht befolgt wurden, weil sie der Zielgruppe nicht wirklich helfen.

IDas Implementieren innovativer Arbeitsanweisungen kann vordergründig als komplexer und zeitaufwendiger Prozess erscheinen. Aber mithilfe dieses Handbuchs, der digitalen Arbeitsanweisungen von VKS und unserer erfahrenen Fertigungsfachleute werden Sie sehen, wie überraschend einfach es ist, wesentliche Verbesserungen in Produktivität und Qualität voranzutreiben.

Als Ausgangspunkt empfehlen wir, den DMAIC process (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) -Prozess (Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern, Steuern) zu nutzen, um die Implementierung zu steuern. DMAIC ist ein Ansatz zur ständigen Verbesserung, der häufig von Vertretern des produzierenden Gewerbes verwendet wird, um Prozesse zu verbessern, zu optimieren und aufrechtzuerhalten, und in diesem Fall kann dies ein wertvolles Instrument zur Maximierung der Vorteile der Standardisierung sein.

SCHRITT 1 – Definieren Sie den Jobprozess

Dieser Schritt umfasst zwei wichtige Phasen, nach deren Abschluss Sie eine Arbeitsanweisungsvorlage für die zukünftige Verwendung erhalten.

Phase 1: Verstehen Sie den Jobprozess

Als Autor von Arbeitsanweisungen müssen Sie den Prozess verstehen, mit dessen Dokumentation Sie beauftragt wurden, um die beste Methode für die Ausführung der Arbeit zu ermitteln. In einigen Fällen kann es sein, dass ein Autor Experte für die Herstellung von Medizinprodukten Als Autor von Arbeitsanweisungen müssen Sie den Prozess verstehen, mit dessen Dokumentation Sie beauftragt wurden, um die beste Methode für die Ausführung der Arbeit zu ermitteln. In einigen Fällen kann es sein, dass ein Autor Experte für die Herstellung von Medizinprodukten ist, der Erfahrung in den meisten, wenn nicht allen funktionellen Abteilungen hat. Dies ist jedoch wahrscheinlich die Ausnahme. VKS ist eine so intuitive Anwendung, dass sich die meisten Benutzer schnell mit ihren Funktionen vertraut machen. Die Kenntnis des genauen Produktionsprozesses könnte jedoch schwieriger sein. Um den Prozess zu verstehen, führen die Autoren häufig eine der folgenden Aktionen – oder beide – aus:

  • Verbringen Sie viel Zeit in der Produktion, wo die Arbeiten tatsächlich stattfinden. Die Mitarbeiter werden Ihnen praktische und nützliche Informationen geben, die Ihre Arbeitsanweisung zu einer genauen und wertvollen Referenz machen.

  • Arbeiten Sie eng mit Menschen zusammen, die direkt im oder mit dem Prozess arbeiten. Die Ebene der Zusammenarbeit hängt von der jeweiligen Situation ab, kann jedoch die passive Einbeziehung des Fertigungspersonals in die Genehmigung oder Überprüfung der Arbeitsanweisungen oder die aktive Beteiligung als Mitglied des tatsächlichen Projektteams umfassen.

Phase 2: Verstehen Sie die Zielgruppe der Arbeitsanweisungen

Ihre primäre Zielgruppe ist der Bediener/Mitarbeiter, der die Arbeitsanweisungen lesen und ausführen wird. Vor diesem Hintergrund müssen die Arbeitsanweisungen klar und präzise sein und nur sehr wenig Interpretationsspielraum bieten.

Ihre sekundäre Zielgruppe ist das Qualitätssicherungs-/Engineering-Team, das sich für die Daten interessiert, die während der Ausführung der Arbeit gesammelt werden, und sicherstellt, dass die Arbeitsanweisung den Prozess genau so darstellt, wie er entworfen wurde.

Das Qualitätssicherungs-/Engineering-Team muss sicherstellen, dass der Prozess korrekt ausgelegt ist. Schließlich werden sie diese Informationen als Grundlage dafür verwenden, Entscheidungen zur Verbesserung des Prozesses zu treffen.

SCHRITT 2 – Entscheiden Sie: Was wollen Sie messen?

In den meisten Fällen werden wertvolle Daten gesammelt oder sie sollten aus einer Reihe von Gründen gesammelt werden. Das Definieren der spezifischen Datenerfassungsanforderungen in Bezug auf Ihre Produkte, Prozesse, Einrichtungen und Kundenanforderungen ist ein entscheidender Schritt in diesem Prozess.

Bei der Implementierung von Arbeitsanweisungen mit VKS bietet die integrierte Datenerfassungsfunktion die Möglichkeit, die Datenerfassung in der Produktionsabteilung intuitiv in die Aktivitäten des Bedieners zu integrieren.

Dies kann jedoch eine Herausforderung für die Planung darstellen, wenn intelligente Arbeitsanweisungen bereitgestellt werden. Einige der häufigsten Bereiche, in denen eine bessere und zuverlässigere Datenerfassung erforderlich ist, sind:

  • Qualitätskontrolle (QC)

Zwei Schlüsselaspekte für QC-Daten sind die Messung selbst und die Häufigkeit der Messung. VKS kann mit intelligenten Formularanzeigeregeln zur Automatisierung beider Funktionen beitragen.

  • Produktivität

Die Produktivitätsüberwachung sollte vom Standpunkt der Berichterstattung aus nahtlos und flexibel sein. Bestimmen Sie die KPIs (Key Performance Indicators) für Ihren Betrieb und erstellen Sie Ihr benutzerdefiniertes Dashboard.

  • Rückverfolgbarkeit/Rechenschaftspflicht

Die Sichtbarkeit in Bezug auf Wer, Was, Wann und Wo kann für die Rechenschaftspflicht und die Ursachenanalyse von entscheidender Bedeutung sein. Planen Sie, wo Sie Abmeldungen, Bestätigungen und andere nachvollziehbare Bezugspunkte benötigen.

Lesen Sie eine Story zur Rückverfolgbarkeit, um zu sehen, wie wichtig diese Funktion für Ihren Betrieb sein kann.

SCHRITT 3 – Analysieren Sie die Effektivität Ihres Leitfadens

Die Zusammenarbeit ist wieder ein entscheidender Faktor, wenn es um den Schritt Analysieren geht. Sprechen Sie mit den Bedienern/Mitarbeitern, die die Arbeitsanweisungen verwenden, um sicherzustellen, dass sie effektiv und intuitiv sind, und nehmen Sie die Änderungen entsprechend ihres Feedbacks vor. Sprechen Sie mit Ihren Technik- und Qualitätssicherungsteams, um sicherzustellen, dass sie die benötigten Daten in dem von ihnen benötigten Format erhalten.

Dies ist Ihre letzte Gelegenheit, um die geplante Implementierung der Arbeitsanweisung mit den zwei wichtigsten internen Stakeholdern zu validieren, bevor die Dokumentation tatsächlich erstellt und bereitgestellt wird. Das Überspringen des Analyseschritts kann zu weiteren Änderungen, zu Nacharbeiten und zur Wiederholung von Schritten führen. Also lautet die Message hier: zusammenarbeiten, zusammenarbeiten, zusammenarbeiten!

Mann, der sich in einer Produktionsanlage Arbeitsanweisungen auf dem Tablet ansieht

SCHRITT 4 – Verbessern Sie Ihre Prozessdokumentation

Sie können jetzt mit der Entwicklung der Arbeitsanweisungen beginnen. Es ist wichtig, mit beiden Gruppen zusammenzuarbeiten – den Bedienern/Mitarbeitern und dem Qualitätssicherungs-/Engineering-Team –, um eine bessere, effektivere und intuitivere Arbeitsanweisung zu erstellen.

SCHRITT 5 – Kontrollieren Sie die neue Dokumentation und unterstützen Sie sie

Im Kontrollzyklus unterstützen Sie die Änderungen. In dieser Phase sehen Sie, ob Ihr dokumentierter Prozess tatsächlich funktioniert und ob die Mitarbeiter die Anweisungen wie dargestellt ausführen.

  • Wiederholen Sie die ersten vier Zyklen (Definieren – Messen – Analysieren – Verbessern) so oft wie nötig, bis Ihr Prozess stabil ist. Stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit sehen.
  • Setzen Sie die Einhaltung der Vorschriften in der Produktionsabteilung durch und stellen Sie sicher, dass das Mitarbeiterteam die Arbeitsanweisungen während des gesamten Prozesses verwendet.
  • Erstellen Sie eine Feedback-Schleife, um Änderungen und Aktualisierungen zu implementieren.

Diese Kontrollphase kann durch interne Richtlinien und Verfahren in Ihrer Organisation unterstützt werden, die die Verwendung der VKS-Software erfordern. Ein System, in dem die Verfahren nicht konsequent befolgt werden, wird wahrscheinlich zusammenbrechen.

Standardisieren Sie Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Dokumentierte Geschäftsprozesse verbessern die Leistung des gesamten Betriebs. Dies gilt insbesondere für die Fertigung, in der mehrere Variablen und höhere Risiken nebeneinander bestehen.

Die Verwendung dieses Dokuments als Leitfaden in Verbindung mit der Nutzung der Anwendung VKS Smart Work Instruction verschafft Ihrem Unternehmen einen klaren Vorteil und hilft Ihnen bei der Standardisierung Ihrer Best Practices.

Wir sind hier, um zu helfen! Vereinbaren Sie bei uns eine Demonstration , um die effektivsten Arbeitsanweisungen zu erstellen.

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