4 Wege, die Kommunikation mithilfe interaktiver SOPs zu verbessern

Geschrieben von: Ryan Zimmermann

20. Juni 2020

Improve Communication with SOPs

Ohne die Unterstützung durch Standardarbeitsanweisungen wäre kein moderner Produzent in der Lage, sein Geschäft effektiv zu betreiben. Mit einer Vielzahl von Vorgängen, komplexen Aufgaben und beteiligten Personen ist die Fertigungsindustrie ein Paradebeispiel dafür, warum es Standardarbeitsanweisungen gibt. Von der Einrichtung teurer Maschinen bis hin zur Montage komplexer Produkte werden SOPs in allen Fertigungsindustrien eingesetzt, um die Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

Für ein so vielfältiges Publikum können Standardarbeitsanweisungen auf verschiedene Weise erstellt, verwaltet und strukturiert werden, um eine bestimmte Botschaft zu vermitteln. Aufgrund ihrer universellen Natur können SOPs dazu beitragen, verschiedene Herausforderungen in verschiedenen Sektoren anzugehen, aber eine Branche, in der SOPs möglicherweise gerade das wichtigste Puzzleteil sind, ist das produzierende Gewerbe.

Standardarbeitsanweisungen, auch als SOPs bezeichnet, sind eine Reihe von Anweisungen oder Schritten, die bei der Ausführung einer bestimmten Aufgabe zu befolgen sind. Obwohl einige von uns mit dem Begriff möglicherweise weniger vertraut sind, gibt es in fast allen Branchen SOPs, die Menschen bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen. Von der Fertigung bis zum Versorgungsmanagement, vom Gesundheitswesen bis zur Bildung, vom Einzelhandel bis zur Unterhaltungsindustrie: SOPs erklären im Grunde der Welt, wie Dinge zu tun sind.

Je nach Branche, Umgebung und Unternehmen kann sich eine SOP auf verschiedene Elemente konzentrieren. Schauen wir uns vier Möglichkeiten an, wie Unternehmen die Kommunikation durch interaktive SOPs verbessern können.

Herausforderung Nr. 1: Einrichten und Umstellen von Maschinen

Viele Fertigungsindustrien verlassen sich bei der Herstellung ihrer Produkte auf eine automatisierte Ausrüstung und automatisierte Anlagen. Je nach Branche und Anlagentyp werden diese Maschinen häufig oder regelmäßig eingerichtet und umgestellt, um damit unterschiedliche Produkte produzieren zu können.

Zu Demonstrationszwecken nehmen wir als Beispiel eine Lebensmittel- und Getränkefirma, konkret eine Brauerei, weil es immer schön ist, nach einer langen Schicht ein kühles Blondes zu genießen!

Da wir schon dabei sind: Das Brauen von Bier ist ein ziemlich autonomer Vorgang. Je nach Biersorte ist für Maschinen und Ausrüstung ein anderes Setup erforderlich. In diesem Beispiel verwendet der Braumeister beim Start der Produktion des Flaggschiffbieres des Unternehmens detaillierte Standardarbeitsanweisungen zum Reinigen der Geräte vor dem Gebrauch und richtet sie entsprechend für die nächste Biercharge ein (Temperatur, Zeit, Zutaten usw.).

Ohne die Standardarbeitsanweisung zur Ausführung dieser Aufgabe läuft der Bediener Gefahr, die falschen Zutaten zu verwenden, die Maschine auf die falsche Temperatur einzustellen oder das Bier unter unhygienischen Bedingungen zu produzieren. Unstimmigkeiten im Prozess können zu erheblichen Abweichungen bei Geschmack und Qualität führen, was sich auf den Ruf des Unternehmens auswirkt und/oder zu einer schlechten Charge führt, die weggeschüttet werden muss, was zu erheblichen Gewinneinbußen führt.

Lösung: Visuelle SOPs

Obwohl es das Konzept der SOPs schon lange gibt, gibt es Neuerungen in Bezug darauf, was eine SOP sein kann und wie sie hergestellt werden kann. In der Vergangenheit wurden SOPs mit Tools wie Word oder Excel erstellt und dann in einem textlastigen Papierformat verteilt.

Es gibt einige Nachteile, wenn man mit SOPs auf diese Weise verfährt:

Papierdokumentation kann verloren gehen, leicht veralten und schmutzig werden, was das Lesen und das Verständnis erschwert.

Textlastige SOPs sind schwer zu verstehen und zu merken. Viele Menschen bevorzugen es, neue Dinge mithilfe von visuellen Medien wie Bildern und Videos zu lernen. Das Erstellen von SOPs in Word oder Excel kann zeitaufwendig und umständlich sein.

Aufgrund der Fortschritte bei den digitalen Technologien ermöglicht es die Arbeitsanweisungssoftware jetzt, dass SOPs visueller und interaktiver sind und in einer Weise mit ihrer Umgebung kommunizieren, wie es vorher nicht möglich gewesen ist. Wir sehen, dass sich neue Möglichkeiten ergeben, wie unsere Betreiber von Produktionsanlagen mit ihren SOPs interagieren, wenn die Software bereitgestellt wird.

Herausforderung Nr. 2: Wartung und Reparatur

Ausgehend von unserem Beispiel der Bierbrauerei besteht die Realität jeder Maschine oder Ausrüstungskomponente darin, dass sie fortlaufend gewartet und repariert werden muss, um sie am Laufen zu halten. Der geringe Aufwand für die vorbeugende Wartung lohnt sich, da so Ausfälle verhindert werden, deren Behebung Tausende kosten würde und/oder Ihre Fabrik tagelang stilllegen könnte.

Kehren wir zum vorherigen Beispiel zurück und nehmen wir an, dass nach 500 Betriebsstunden die Tanks und die gesamte Produktionslinie zum Brauen des Flaggschiffbieres unseres Unternehmens einer Inspektion und einer vorbeugenden Wartung bedürfen. In diesem Szenario wird, sobald das Überwachungssystem des Unternehmens feststellt, dass 500 Produktionsstunden vergangen sind, ein Ticket oder ein Arbeitsauftrag erstellt, damit eine vorbeugende Wartung durchgeführt wird.

Instandhaltung und ReparaturDies ist der Punkt, an dem unser Techniker mit seiner Standardarbeitsanweisung ausgestattet wird, anhand derer er seine Tätigkeit ausführt. Nach der Kennzeichnung befolgt unser Wartungspersonal detaillierte Schritte zum Herunterfahren, Reinigen, Finden und Beseitigen von Problemen, Überprüfen von Teilen und Wiedereinschalten der Anlage, um sie dann wieder ihrer Schlüsselfunktion des Bierbrauens zuzuführen. Wie Sie sich vorstellen können, sind diese Schritte SEHR kritisch. Wenn ein Schritt ausgelassen wird, besteht die Gefahr, dass ein neues Problem auftritt und/oder der Zweck der geplanten Wartung überhaupt nicht erfüllt wird.

In diesem Beispiel sind unsere SOPs entscheidend für die Gewährleistung des Erfolgs dieses Unternehmens. Ohne SOPs würden wir uns auf das Gedächtnis unseres Technikers verlassen, um sicherzustellen, dass diese Wartung korrekt durchgeführt wird. Dies wird als überliefertes Wissen oder Stammeswissen bezeichnet. Obwohl es wertvoll ist, möchten Sie sicher nicht, dass das Schicksal Ihres Geschäfts davon abhängt.

Was passiert, wenn dieser Mitarbeiter in den Ruhestand geht oder krank ist? Was passiert, wenn Sie die Produktion verdoppeln und neue Mitarbeiter einstellen müssen? Wie kann Ihr „Champion“ an zwei Orten gleichzeitig sein?

Dies sind Herausforderungen, für die es eine einfache Lösung gibt: Dokumentieren Sie Ihre Standardarbeitsanweisungen, damit Ihr Team in Bezug auf alle Aufgaben den Erfolg sicherstellen kann.

Lösung: Die Verwendung von SOPs zur vorbeugenden Wartung und Reparatur

Unsere Brauerei kann jetzt unsere SOP für die Maschineneinrichtung mit Bildern und Videos anschaulich darstellen und die Bediener auffordern, bestimmte Details zu bestätigen, bevor sie mit einem bestimmten Schritt fortfahren. Dies trägt zur Verbesserung der Prozesskontrolle, Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht bei.

Darüber hinaus können Smart Forms Forms in der SOP zur Verfügung gestellt werden, sodass der Bediener bei Auftreten eines Fehlers im Tank oder in der Produktionslinie auf ein Formular klicken, das Geschehene identifizieren und die erforderlichen Personen automatisch in Echtzeit benachrichtigen kann.

Bei der Durchführung unserer Wartungsarbeiten mit unserer SOP 2.0 (VKS) wird dem Techniker nun eine visuelle Darstellung der Inspektion und Wartung angezeigt. Während er diese Aufgaben ausführt, kann der Bediener Eingaben basierend auf ihren Ergebnissen vornehmen. Dabei reagiert die SOP automatisch auf diese Eingaben und springt zu den spezifischen Schritten, die der Techniker dann basierend auf dieser neuen Information befolgen muss.

Diese Funktion ermöglicht es unseren SOPs, eine Intelligenzebene in den Prozess einzubringen und gleichzeitig das Risiko und den Zeitverlust bei der Suche nach Antworten zu beseitigen.

Herausforderung Nr. 3: Schulung

Ähnlich wie bei den meisten produzierenden Unternehmen gibt es bei der Einstellung neuer Mitarbeiter in unserer berühmten Brauerei eine gewisses Maß an Schulungen, die unser Unternehmen durchführen muss, bevor ein neuer Mitarbeiter in der Produktion tätig wird. Diese Schulungsaktivitäten tragen dazu bei, dass der Mitarbeiter die Unternehmenswerte, Geschäftsprozesse und Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle versteht, bevor er in die Belegschaft eintritt. Die Schulung neuer Mitarbeiter trägt wesentlich dazu bei, einen reibungslosen Einstieg in die Belegschaft des Unternehmens zu ermöglichen.

Wie Sie vielleicht schon vermutet haben, sorgen die neuen SOPs für Mitarbeiterschulungen dafür, dass die Kommunikation in der Brauerei erleichtert wird.

Sobald unser neuer Mitarbeiter in der Produktion ist, wird er auf verschiedene Arten von SOPs stoßen, die ihm dabei helfen, seine täglichen Aufgaben zu erledigen, wie z. B. die zuvor erwähnten Verfahren zur Einrichtung und Wartung der Maschine. Obwohl diese SOPs wichtige Informationen und Erinnerungen in Bezug auf die von ihnen auszuführenden Aufgaben liefern, gibt es bestimmte immaterielle Werte, die den Mitarbeitern im Vorfeld nähergebracht werden müssen.

In diesem Beispiel wird unser neu eingestellter Mitarbeiter auf die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien für die Produktionsabteilung stoßen, die als eine der Schulungs-SOPs vorliegen. In dieser Standardarbeitsanweisung erfährt unser neuer Mitarbeiter, dass er jedes Mal, wenn er die Produktion betritt, eine Schutzbrille und Stiefel mit Stahlkappen tragen muss und dass er auf dem Weg zu seinem Arbeitsplatz innerhalb der ausgewiesenen Gehbereiche bleiben muss, die durch ein farbcodiertes Klebeband auf dem Fußboden markiert sind. Durch die Schulung neuer Mitarbeiter durch SOPs unternimmt unsere Brauerei einen wichtigen Schritt, um den Erfolg ihrer neuen Mitarbeiter im Unternehmen zu gewährleisten und die Sicherheit aller ihrer Mitarbeiter zu erhöhen.

Ein hilfreicher Tipp für Ihre Schulungs-SOPs: Fügen Sie Ihren Schulungs-SOPs für neue Mitarbeiter einen Hinweis hinzu, dass jeder Vorgang in der Werkstatt über eigene SOPs verfügt, die den Mitarbeiter bei der Ausführung seiner täglichen Aufgaben unterstützen. Dies wird dazu beitragen, Ihrem neuen Mitarbeiter Sicherheit zu geben, wenn er beginnt, die Besonderheiten seines neuen Jobs zu verstehen. Und es wird helfen, ein hohes Maß an Prozesskonformität sicherzustellen, indem er darüber informiert wird, dass es wichtige Schritte gibt, von denen Ihr Unternehmen erwartet, dass der Mitarbeiter sie bei der Arbeit einhält.

Fertigungsschulung

Lösung: Die Macht des interaktiven Lernens

Ähnlich wie in unseren beiden vorherigen Beispielen wird die Bereitstellung interaktiver SOPs für Schulungen dazu beitragen, diese visueller und effektiver zu gestalten. Wie wir in „4 Möglichkeiten zur Bewältigung der Fertigungsschulung mit VKS (plus 6 Beispiele aus der Praxis)“ beschrieben haben, können Sie Quizfragen direkt in die Standardarbeitsanweisungen einfügen. So können Sie dem neuen Mitarbeiter Fragen stellen, um sicherzugehen, dass er ein bestimmtes Konzept tatsächlich verstanden hat. Diese Funktion ermöglicht es dem Autor der SOP, verschiedene Reaktionen auf Basis der Antworten zu definieren.

Wenn der neue Mitarbeiter beispielsweise alle Fragen richtig beantwortet, kann er mit der nächsten Schulung fortfahren. Wenn er eine Frage falsch beantwortet, kann die SOP so konfiguriert werden, dass der Mitarbeiter zu diesem Schritt zurückkehrt, um die Informationen erneut zu erfassen und das Quiz zu wiederholen.

Dieses Feature hilft der Personalabteilung sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter das erforderliche Material versteht, bevor er die Produktion betritt.

Herausforderung Nr. 4: Auditing/EHS

Ein weiteres wichtiges Element für jedes Unternehmen ist das Konzept des Audits. Kurz gesagt, die Schlüsselfunktion jeder Art von Audit besteht darin, sicherzustellen, dass das, von dem Sie glauben, dass es geschieht, auch tatsächlich geschieht. Von den Umwelt-, Gesundheits- und Sicherheitsstandards (EHS) über die Einhaltung von Prozessen bis hin zu den berüchtigten Steuererklärungen: Alles kann einem Audit unterzogen werden.

Wenn wir unsere Aufmerksamkeit wieder auf die Produktion und insbesondere auf unsere Brauerei richten, gilt hier die gleiche Logik, dass ein Audit eine wichtige Aktivität ist, um den erfolgreichen Betrieb des Unternehmens sicherzustellen. Es gibt verschiedene Arten von Audits, die die Brauerei durchführen kann. Für die Zwecke dieses Artikels konzentrieren wir uns jedoch auf eine bestimmte Art: Prozess-Audits.

In unserer Brauerei gibt es bestimmte wichtige Schritte, die jeder Mitarbeiter befolgen muss. Wie bereits erwähnt, müssen unsere Mitarbeiter vor dem Betreten des Arbeitsplatzes in einer Reihe von Grundlagen geschult werden. Sie müssen bei der Einrichtung und Wartung von Anlagen bestimmte Anforderungen erfüllen und sicherstellen, dass alles gemäß den erforderlichen Standards gereinigt wird. Um sicherzustellen, dass dies alles entsprechend geschieht, werden Audits durchgeführt.

ProduktionsmitarbeiterGeben Sie SOPs für Audits ein. In diesem Verwendungsbeispiel zeigt unsere SOP wichtige Details dazu an, was wo geprüft werden soll, und Beispiele dafür, was akzeptabel ist oder nicht. Diese Informationen werden verwendet, um sicherzustellen, dass die Person, die das Audit durchführt, alle erforderlichen Elemente validiert und eventuelle Unstimmigkeiten zur Einleitung von Folgemaßnahmen notieren kann. Diese Aktivität spielt eine wichtige Rolle in unserer Brauerei, da sie als Lebensmittel- und Getränkeunternehmen bestimmte Hygiene- und Regulierungsprotokolle einhalten muss, um die Sicherheit ihrer Endkunden zu gewährleisten. Sollte sich jemals herausstellen, dass das Unternehmen die ISO-22000-Richtlinien für Lebensmittel und Getränke nicht befolgt, könnte es seine Lizenz für den Betrieb innerhalb der Branche verlieren, was verheerende Folgen für das Unternehmen hätte.

Lösung: Die Audits auf den Standard Industrie 4.0 bringen

In unserem letzten Beispiel, in dem die Vorteile der Verwendung von Standardarbeitsanweisungen für Audits detailliert beschrieben werden, können wir auch einige wertvolle Vorteile erkennen, wenn diese SOPs interaktiv gestaltet werden.

Wenn wir typische Materialien verwenden und Audits mithilfe von Word- und Excel-Dokumenten in Papierform oder in digitaler Form durchführen, können wir unsere Botschaft natürlich übermitteln, laufen jedoch Gefahr, dass Informationen fehlen oder Details falsch notiert werden.

Mit VKS können wir dasselbe Prüfverfahren anwenden und intelligente Elemente und Regeln bereitstellen, sodass der Prüfer, wenn ein geprüftes Detail in Ordnung ist, fortfahren kann. Wenn jedoch eine Nichtkonformität festgestellt wird, können darauf basierend Folgeaktionen ausgelöst werden.

Mit dem DataConnect-Modul können Sie die Grenzen noch weiter ausdehnen und die SOP so konfigurieren, dass ein Überwachungssystem automatisch in Echtzeit abgefragt wird (z. B. die Temperatur des Tanks, der pH-Wert des Abwassers usw.) und den Ergebnissen ein Go- oder No-Go-Signal zugeordnet wird.

Durch die Einbettung solcher Kontrollen in unser Verfahren können wir dabei helfen, sicherzustellen, dass alle relevanten Daten erfasst werden. Dadurch wird die Rückverfolgbarkeit verbessert und das Unternehmen kann Initiativen zur ständigen Verbesserung effektiver einsetzen.

Kurz gesagt, Standardarbeitsanweisungen bieten eine Rettungsleine, auf die sich Produktionsbetriebe verlassen können. Durch die Standardisierung von Best Practices können Unternehmen die Produktivität steigern, Abfall reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.

In Kürze: In Teil 2 werden wir uns auf einige verschiedene Anwendungen für Standardarbeitsanweisungen in einer anderen Fertigungsumgebung konzentrieren, um die Vielseitigkeit und Anwendbarkeit von SOPs im gesamten Fertigungssektor hervorzuheben.

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