Verwenden Sie den DMAIC-Ansatz, um Ihre SOPs kontinuierlich zu verbessern

Der DMAIC-Ansatz ist eine der besten verfügbaren Methoden zur umfassenden und kontinuierlichen Verbesserung Ihrer Abläufe. Dieser fünfstufige Prozess ist ein leistungsfähiges, datengestütztes Instrument, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Prozesse in einem klar definierten und strukturierten Rahmen kontinuierlich zu verbessern.

Ein wichtiger Bereich für die Anwendung des DMAIC-Ansatzes sind Ihre SOPs und Arbeitsanweisungen. Da täglich neue Methoden und Technologien entdeckt und entwickelt werden, müssen die Fertigungsprozesse und -verfahren ständig verbessert werden. Dies kann für den einzelnen Hersteller, der versucht, mit den besten Praktiken der Branche Schritt zu halten, eine Menge Druck bedeuten.

Das Gute daran ist, dass moderne Technologien und innovative Methoden den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung noch einfacher machen. Mit der Möglichkeit, Ihre KPIs auf intelligente Weise zu verfolgen, Mitarbeiter-Feedback in Echtzeit zu erhalten und vieles mehr, ist es schnell und einfach, Ihre Prozessdokumentation auf dem neuesten Stand zu halten und auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden.

Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie den DMAIC-Ansatz und VKS nutzen können, um mit Ihren Endanwendern zusammenzuarbeiten, intelligente Dokumentationen zu erstellen und Ihre Abläufe kontinuierlich zu verbessern!

Was ist der DMAIC-Ansatz?

Der DMAIC-Ansatz wird von Herstellern verwendet, um ihre bestehenden Arbeitsabläufe zu optimieren und kontinuierlich Verbesserungen zu implementieren, die im Laufe der Zeit immer genauer werden. Der Begriff DMAIC steht für Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren.

In dieser Reihenfolge können Hersteller die Situation genau einschätzen, ihre Abläufe verbessern und die Ergebnisse in einer einfachen linearen Abfolge kontrollieren. Dieser Prozess hilft bei der Identifizierung von Problemen, der Analyse von Ursachen und der Einführung von Best Practices in Ihrem Unternehmen.

Sehen wir uns den DMAIC-Ansatz Schritt für Schritt an und erfahren wir, wie Sie ihn zur Verbesserung Ihrer SOPs und Arbeitsanweisungen nutzen können. Wir gehen auf die wichtigsten Methoden und nützliche Tipps ein, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Schritt 1 - Definieren Sie den Prozess

Phase 1: Verstehen Sie den Prozess

Verbringen Sie Zeit in Ihrem Betrieb und arbeiten Sie eng mit den Personen zusammen, die direkt mit dem Prozess arbeiten. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, den Betrieb zu beobachten und mit ihm zu interagieren, werden Sie die Prozesse und Verfahren verstehen, die derzeit durchgeführt werden.

Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern. Sie verfügen über eine Menge praktischer und nützlicher Informationen über die Stärken und Schwächen des Betriebs, mit dem sie verbunden sind. Später werden Sie das Gelernte nutzen, um die Standardarbeitsanweisungen präzise und für die Mitarbeiter, die sie verwenden sollen, wertvoll zu machen.

Phase 2: Verstehen Sie die Zielgruppe

Ihr Publikum kann sich je nach Prozess oder Verfahren ändern. Und es kann sein, dass ein und dieselbe Standardarbeitsanweisung von mehreren Zielgruppen gelesen wird. Vor diesem Hintergrund ist es hilfreich, sich zu überlegen, wer die Anweisungen verwenden wird.

Wir können dies in Ihr primäres und sekundäres Publikum untergliedern.

• Ihr primäres Publikum sind die Personen, die die Arbeit lesen und ausführen werden. Wenn Sie ihren Wissensstand sowie ihre Stärken und Schwächen kennen, können Sie eine klare und prägnante Anleitung erstellen. Sie sollten ihnen so viele Informationen wie möglich geben, ohne das Dokument mit zu viel Fachjargon zu überfrachten.

• Ihre zweite Zielgruppe ist das Qualitäts-/Engineering-Team, das daran interessiert ist, dass die Anweisungen den Prozess genau so abbilden, wie er konzipiert wurde. Sie werden auch an den gesammelten Daten interessiert sein, um Prozessverbesserungen zu überwachen und umzusetzen.

Letztendlich sollten Ihre Arbeitsanweisungen und Standardarbeitsanweisungen beide Zielgruppen zufrieden stellen. Sie sind für die Mitarbeiter einfach zu befolgen, während sie für das technische Team Genauigkeit und Standardisierung gewährleisten.

Schritt 2 - Was wollen Sie messen?

In diesem Schritt geht es darum, den Prozess zu messen und die Ausgangsleistung zu erfassen. Hier geht es darum, Daten zu sammeln, um die Problembereiche zu ermitteln, die behoben werden müssen. Die Messung der aktuellen Leistung eines Prozesses ermöglicht es Ihnen, geeignete Ziele für die Verbesserung festzulegen.

Bei SOPs und Arbeitsanweisungen werden Sie hauptsächlich 3 verschiedene Aktivitäten messen:

• Qualitätskontrolle: Untersuchen Sie die einzelnen Fehler und was die Ursache für ein bestimmtes Problem oder einen Fehler war. Dann überprüfen Sie deren Häufigkeit. Wie oft treten die Qualitätsfehler auf?

• Produktivität: Die Überwachung des Outputs sollte nahtlos und flexibel sein, was die Berichterstattung betrifft. Bestimmen Sie die wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) für Ihren Betrieb und erstellen Sie Ihr individuelles Dashboard innerhalb unserer Software. So können Sie Ihre Prozesse ständig in Echtzeit überwachen.

• Rückverfolgbarkeit / Verantwortlichkeit: Der Einblick in das Wer, Was, Wann und Wo kann für die Verantwortlichkeit und die Ursachenanalyse entscheidend sein. Planen Sie, wo Sie Abzeichnungen, Bestätigungen und andere nachvollziehbare Bezugspunkte benötigen.

Unsere Software für Arbeitsanweisungen hilft bei der Automatisierung all dieser Aktivitäten, so dass Ihnen alle wertvollen Informationen jederzeit zur Verfügung stehen.

Schritt 3 - Analysieren Sie den Prozess

In diesem Schritt geht es darum, die Situation zu analysieren, die Grundursache von Problemen zu finden und einen Verbesserungsplan zu entwickeln. Dies kann in den folgenden Schritten geschehen:

• Mögliche Probleme auflisten und eine Ursachenanalyse durchführen.
• Priorisierung der Probleme mit den größten Auswirkungen auf die Leistung.
• Erstellung detaillierter Prozesslandkarten, um die Auswirkungen der Grundursache weiter zu ermitteln und zu verfolgen.

Diese Phase der Analyse ist eine weitere gute Gelegenheit, um mit Bedienern und Ingenieuren zu sprechen. Oder schauen Sie sich noch einmal an, was Sie in Schritt 1: Definieren Sie den Prozess gelernt haben. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Analyse nicht zu weit von deren Beobachtungen abweicht. Wenn es eine Diskrepanz gibt, dann eröffnen Sie einen Dialog, um zu erörtern, warum die Datenanalyse in eine bestimmte Richtung weist.

Auch hier ist die Zusammenarbeit für eine korrekte Analyse und Identifizierung unerlässlich. Dies ist der letzte Schritt vor der eigentlichen Erstellung und Bereitstellung der Dokumentation.

Schritt 4 - Verbessern Sie Ihre Prozessdokumentation

An dieser Stelle beginnen Sie mit der Entwicklung und/oder Verbesserung Ihrer Arbeitsanweisungen und SOPs. Es ist von entscheidender Bedeutung, sowohl mit den Bedienern als auch mit den technischen Teams zusammenzuarbeiten, um effektivere und intuitivere Arbeitsanweisungen zu erstellen. Wie wir bereits gesagt haben, wird die Integration dieser Anweisungen in den Verbesserungsplan den Prozess und die Enddokumentation aufwerten.

Es ist eine gute Idee, sich zunächst auf die einfachsten Probleme und Lösungen zu konzentrieren. Das sind diejenigen, die am offensichtlichsten sind. Wenn Sie diese Bereiche zuerst verbessern, haben Sie eine gute Struktur für andere Verbesserungen, die vielleicht weniger relevant sind. Wenn an Ihrem Auto eine Windschutzscheibe fehlt, muss das behoben werden, bevor Sie das Auto reinigen und detaillieren lassen.

Schritt 5 - Kontrolle und Nachhaltigkeit der neuen Dokumentation

Im Kontrollschritt sehen Sie, ob Ihr dokumentierter Prozess funktioniert. Ist der Prozess nachhaltig? Führen die Mitarbeiter die Anweisungen wie vorgegeben aus? Der Kontrollschritt ist wohl der wichtigste, denn hier trifft der Gummi auf die Straße. Sie können einen brillanten Prozess entwickeln, aber wenn er nicht nachhaltig ist oder nicht kontrolliert wird, dann ist er letztendlich nutzlos.

Der Schritt der Kontrolle umfasst auch die vorherigen 4 Zyklen (Definieren - Messen - Analysieren - Verbessern). Nachdem ein neuer Prozess eingeführt wurde, sollten Sie ihn regelmäßig überprüfen und sehen, ob Sie wertvolle Verbesserungen vornehmen können. Wenn sich die Gelegenheit bietet, sinnvolle Änderungen vorzunehmen, verwenden Sie den DMAIC-Ansatz, um Ihre Prozesse und deren Dokumentation kontinuierlich zu verbessern.

Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Mitarbeiter die Arbeitsanweisungen und SOPs während des Prozesses anwenden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass stets die besten Methoden angewandt und aufgezeichnet werden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Mitarbeiter einfachen Zugang zu den Verbesserungen haben, die Sie und Ihr Team eingeführt haben.

Mit intelligenten SOPs ist es ein Leichtes, die richtigen Informationen über Mitarbeiter, Verfahren und Geräte zu sammeln und zu verfolgen. So können Sie sich kontinuierlich verbessern und fundierte Entscheidungen treffen.

Was sind intelligente SOPs?

Eine SOP (Standard Operating Procedure) ist eine Reihe von Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die den Mitarbeitern bei der Durchführung von Routinearbeiten helfen. Es handelt sich um eine Standardabfolge von Aktionen oder Anweisungen, die bei der Lösung eines Problems oder der Ausführung einer Aufgabe zu befolgen sind.

Intelligente SOPs gehen in ihrer Funktionalität noch ein paar Schritte weiter. Im Gegensatz zu Papieranweisungen werden Prozessanweisungen in digitalem Format nicht verschmutzt oder veralten. Dies macht es Ihren Mitarbeitern leicht, immer die klarsten und aktuellsten Anweisungen zur Verfügung zu haben. Wenn neue und verbesserte Methoden entwickelt werden, ermöglichen intelligente SOPs den Managern die sofortige Aktualisierung aller Anweisungen in der Werkstatt.

Alle sind gleichzeitig informiert.

Digitale SOPs ermöglichen nicht nur eine bessere Einhaltung der Vorschriften, sondern auch die Verfolgung und Überwachung Ihrer KPIs (Key Performance Indicators). Während die Bediener ihre täglichen Aufgaben ausführen, kommuniziert unsere Arbeitsanweisungssoftware mit anderen Systemen, Geräten und Werkzeugen, um wertvolle Leistungsdaten zu sammeln. Diese Daten ermöglichen es Ihnen, den Finger am Puls Ihres Betriebs zu haben und Ihren Arbeitsablauf kontinuierlich zu verbessern.

Intelligente SOPs und Arbeitsanweisungssoftware schaffen die Struktur für eine einfache kontinuierliche Verbesserung, die bereit ist, die Grenzen der modernen Fertigung zu durchbrechen.

Nutzen Sie den DMAIC-Ansatz, um Ihre SOPs zu verbessern!

Mit unserer Software für Arbeitsanweisungen kann Ihr Unternehmen den DMAIC-Ansatz mit Leichtigkeit und größerem Einfluss umsetzen. Erstellen Sie erfolgreiche Arbeitsanweisungen, indem Sie sie visuell und intelligent gestalten. Verbessern Sie die Einhaltung von Verfahren durch Ihre Mitarbeiter, indem Sie einfach zu verwendende SOPs erstellen, die die Mitarbeiter verstehen und mögen.

Erzielen Sie ein höheres Maß an Produktivität, Qualität und Effizienz, indem Sie Ihre SOPs in einem digitalen Format mit unserer benutzerfreundlichen und intuitiven Schnittstelle darstellen. Sehen Sie sich das folgende Video an, in dem unser Mitarbeiter Spero Zervos zeigt, wie einfach es ist, eine interaktive und intelligente SOP zu erstellen.