La mise en œuvre d'un outil pour créer de procédures opérationnelles standards et efficaces est impérative pour obtenir des processus précis et reproductibles. Qu'ils soient appelés des procédures opérationnelles permanentes (POS), des procédure opérationnelles normalisées ou bien des procédures opératoires standards (SOP), le fait reste le même: il vaut mieux d'utiliser un outil électronique pour les créer au lieu de les avoir écrits sur des feuilles qui peuvent facilement être perdues!
Je parie que la plupart des gens pourraient donner une approximation assez précise de la longueur d'un mètre. Mais sans bâton de mesure, l'approximation de chacun fluctuera et déviera au fil du temps. Même si une personne a reçu un bâton de mesure à un moment donné de sa vie, sans bâton de mesure dans la main, il n'existe aucun moyen précis de mesurer la longueur correcte.
Il en va de même avec un processus d'entreprise qui n'intègre pas des procédures opérationnelles standard POS. Sans un fabricant de SOP efficace et une manière standard de diriger les employés sur la façon dont les tâches doivent être effectuées, la cohérence et la qualité du produit seront irrégulières et potentiellement inexistantes. Il y a trop de facteurs qui contribuent aux variations de processus.
Pour modifier un adage : Parmi 5 travailleurs, il y a 7 façons d'effectuer la même tâche.
En mettant en place des procédures opérationnelles standard, vous fournissez une norme qui soumettra les employés aux procédures les plus efficaces et aux modes opératoires les plus sûrs. En fait, vous leur donnez un bâton de mesure chaque fois qu'ils doivent mesurer un mètre de long. Ils n'ont plus besoin de deviner ou d'estimer comment effectuer le travail correctement, la bonne méthode est sous leurs yeux. Cela permet aux employés de comprendre comment un travail doit être effectué et leur donne les outils et la confiance nécessaires pour fournir un travail cohérent.
Pourquoi avez-vous besoin d'un créateur de SOP ?
Les procédures opérationnelles standard de la plupart des entreprises ne sont pas faciles d'accès ou de référence, ce qui les rend moins susceptibles d'être examinées ou suivies par la main-d'œuvre. Cela conduit à des variations de produits et à une dissonance des processus.
Disposer d'un générateur de SOP efficace qui permet aux utilisateurs d'avoir un accès rapide et facile aux procédures d'exploitation standard et aux instructions de travail est essentiel au succès d'une entreprise moderne.
En améliorant les instructions de travail et les SOP à l'aide d'un outil numérique efficace comme VKS, les entreprises réduiront le temps de formation des employés, maintiendront la cohérence et augmenteront la qualité.
Le problème des PONs papier
Auparavant, les entreprises imprimaient les procédures opérationnelles standard sous la forme d'un classeur ou d'un livret. Selon le secteur d'activité, les employés étaient censés mémoriser ces procédures opérationnelles standard. Mais dans quelle mesure cette attente est-elle réaliste ? Quelle que soit la qualité de votre mémoire, les travailleurs ont besoin que leurs PON soient accessibles pour une consultation rapide et facile.
Si les documents imprimés sont périmés, sales, manquent des pages ou sont difficiles à consulter, les employés commenceront à se méfier de leur efficacité. Il en résulte une documentation qui est rarement lue.
Dans ces circonstances, combien de temps faudra-t-il aux employés pour s'écarter de la norme ?
La réponse est : pas très longtemps. Si les documents relatifs aux PON sont inaccessibles et difficiles à parcourir pour vos employés occupés, il est fort probable que votre documentation ne fera qu'accumuler la poussière sur une étagère.
En outre, les meilleures procédures opérationnelles ont tendance à évoluer au fil du temps, à mesure que les entreprises adoptent de meilleures normes de travail et de sécurité. Les documents SOP papier sont lents à s'améliorer et nécessitent un travail constant pour être mis à jour correctement. De plus, il est très difficile de mettre en œuvre une culture de amélioration continue si vous devez réimprimer votre document chaque fois qu'il y a un changement pour le mieux. Le papier ne doit pas vous empêcher de mettre à jour vos procédures.
Conseil de pro: Il est important de se rappeler que les procédures opérationnelles standard sont principalement élaborées pour les employés. Si votre personnel n'est pas en mesure de se référer facilement aux informations pertinentes, alors quel est l'intérêt de créer ces SOP ? Les SOP numériques permettent aux employés d'accéder facilement aux bonnes informations au bon moment.
Pour mieux comprendre les PON, les processus, les procédures et leur rôle au sein du logiciel d'instruction de travail numérique, il peut être utile de solidifier quelques termes.
Dans un article précédent, nous avons exploré les différences entre un processus et une procédure, mais voici quelques définitions utiles pour contextualiser ces termes ensemble sur le lieu de travail :
Processus : Une série systématique d'actions, du début à la fin, dirigée vers l'accomplissement d'un objectif spécifique. Il s'agit généralement d'un groupe de procédures ou d'étapes. Un processus peut être défini simplement comme Ce que nous faisons.
Procédure : Les procédures sont des sous-séquences d'un processus. Il s'agit de la méthode établie pour atteindre un objectif spécifique. Une procédure peut être définie simplement comme Comment nous le faisons.
SOP (Standard Operating Procedures) : La séquence standard d'actions à suivre pour résoudre un problème ou accomplir une tâche. Ce type de document indique aux employés les actions à entreprendre et/ou les méthodes les plus sûres à utiliser. Une SOP peut être définie comme Comment nous DEVRIONS le faire.
Instructions de travail : Ensemble d'instructions de travail et de procédures étape par étape qui guident les opérateurs à travers les paramètres requis d'un processus ou d'une procédure. Elles peuvent être définies comme le guide établi sur COMMENT, QUOI et QUAND, pour effectuer un travail spécifique.
Comment les PON et les instructions de travail s'accordent-elles ?
Certaines des définitions ci-dessus se chevauchent dans une certaine mesure, mais il est important de comprendre comment chacune d'entre elles s'articule avec les autres, notamment dans le cas des PON et des instructions de travail. Les PON fonctionnent à un niveau plus élevé que les instructions de travail, car elles font autorité sur la manière dont le travail doit être effectué. Une seule PON peut s'appliquer à diverses situations, tandis qu'une instruction de travail est une manière spécifique d'effectuer une seule tâche.
Exemple de PON
Imaginez que vous dirigez une entreprise d'assemblage d'ordinateurs. Les clients commandent des lots d'ordinateurs personnalisés pour leurs bureaux et vos travailleurs les assemblent en utilisant une méthodologie d'assemblage à la commande.
Lorsque vous assemblez des ordinateurs, vous demandez à vos travailleurs de toujours commencer la construction dans une séquence spécifique. Tout d'abord, la carte mère doit être fermement fixée à l'unité, puis l'alimentation électrique, puis le processeur. Ces trois premières étapes doivent être respectées à chaque fois et dans cet ordre précis. Une fois ces composants de base connectés, vos employés peuvent assembler les autres composants dans l'ordre qui convient le mieux à la construction de l'ordinateur personnalisé.
Donc dans ce cas, votre SOP serait :
PON d'assemblage d'ordinateur
Pour chaque assemblage d'ordinateur, toujours commencer l'assemblage dans cet ordre :
Carte mère
Alimentation électrique
Processeur
C'est un grand pas en avant pour s'assurer que les bonnes méthodes sont utilisées pour chaque construction d'ordinateur. Mais comment appliquer cela à une grande variété de constructions d'ordinateurs qui nécessitent différentes pièces et différentes procédures ? La meilleure solution consiste à intégrer votre SOP dans une instruction de travail.
Exemple d'instruction de travail
En reprenant le même scénario que ci-dessus, vous vous rendez compte que vos commandes d'assemblage d'ordinateurs comportent une grande variété de composants et de spécifications. Bien que votre PON soit toujours pertinente pour chaque assemblage d'ordinateur personnalisé, vous souhaitez donner à vos employés une méthode complète pour chaque variation de produit. Pour ce faire, vous décidez de mettre en œuvre un logiciel d'instructions de travail qui guide les travailleurs à l'aide d'instructions étape par étape.
Votre procédure opératoire normalisée, qui s'applique toujours à toutes les constructions d'ordinateurs, est maintenant présentée sous la forme d'une instruction de travail précise, étape par étape. Cette instruction guide vos employés de manière très détaillée à travers toutes les étapes nécessaires à la construction de chaque ordinateur personnalisé et des pièces à utiliser.
De là, nous voyons que le logiciel d'instructions de travail est un créateur efficace de SOPs et facilite l'utilisation facile et régulière de vos importantes SOPs.
Logiciel d'instructions de travail : The SOP Maker
Comme nous sommes spécialisés dans le logiciel d'instruction de travail numérique , notre plateforme est un créateur de SOP efficace qui aide les opérateurs à disposer des bonnes informations au bon moment.
Au lieu de chercher dans un livre ou un classeur pour s'y référer, vos SOP peuvent être facilement stockées et protégées dans notre logiciel. Chaque fois que vos opérateurs effectuent une tâche ou une procédure, VKS les guide sur les spécificités ainsi que sur les procédures standard. Et contrairement aux documents papier, vos guides sont faciles à sauvegarder. Cela signifie que vos documents SOP et instructions de travail numériques peuvent toujours être récupérés en cas de besoin.
Cela augmente considérablement la répartition des connaissances entre les employés expérimentés et inexpérimentés et garantit que la meilleure procédure est toujours exécutée, ce qui renforce l'ensemble du processus de votre entreprise.
Améliorer continuellement vos POS
La portée et l'accessibilité étendues des logiciels d'instruction de travail numériques constituent également un terrain propice à la mise en œuvre d'une amélioration continue. En éliminant le long processus de mise à jour, d'impression et de distribution des documents physiques des PON, l'amélioration est administrée efficacement en un seul clic.
En tant que créateur de SOP, notre logiciel dispose de plusieurs fonctionnalités permettant de rationaliser la création, la distribution, la mise en œuvre et l'amélioration des procédures opérationnelles standard. Voici une brève liste des fonctions utiles qui aident les entreprises à créer et à gérer leurs documents et instructions SOP dans l'atelier.
Images et vidéos** - Prenez des photos, enregistrez des vidéos ou ajoutez des dessins et des documents supplémentaires pour illustrer clairement chaque étape de la procédure.
Mise à jour en masse** - Bénéficiez d'une mise à jour instantanée de toutes les procédures opérationnelles standard et instructions de travail actuelles d'un simple clic. Cette fonction s'est avérée extrêmement utile pour les entreprises ayant un seul site et celles qui gèrent plus d'un établissement.
Fonctionnalité de certification - Restreignez l'accès à certains guides pour vous assurer que seul le personnel certifié effectue des procédures de niveau expert.
Mode expert** - Les employés certifiés et expérimentés peuvent toujours passer en mode "expert" pour sauter les étapes simples qui ont été définies pour les nouveaux employés. Cela permet une plus grande flexibilité au sein du personnel.
Listes de contrôle de qualité - Créez des listes de contrôle de qualité dans vos processus en ajoutant des points de contrôle pour les opérateurs aux étapes critiques de la procédure.
Formulaires intelligents - Donnez aux techniciens chargés de la maintenance et des inspections les moyens d'agir grâce à des SOP et des formulaires intelligents qui les guident automatiquement vers les actions appropriées.
Contrôle d'accès - En créant des groupes d'utilisateurs, contrôlez qui a accès à vos informations classifiées lors du partage de connaissances sensibles entre différents sites.
Intégration API - Allez plus loin et configurez les SOP et les instructions de travail pour capturer automatiquement les données pertinentes à l'aide de notre module DataConnect pour une traçabilité ultime.
Voici une vidéo rapide décrivant certaines des fonctionnalités utiles derrière la création de documents SOP et d'instructions de travail avec VKS.
Le pouvoir d'un créateur de SOP efficace
Les instructions de travail et les procédures opératoires normalisées visuellement intelligentes constituent un moyen incroyablement efficace de tenir votre atelier à jour avec les meilleures pratiques et procédures. Grâce à une interface conviviale et intuitive, notre logiciel d'instructions de travail affiche des SOP numériques qui permettent à vos employés d'atteindre des niveaux élevés de productivité et d'efficacité tout en maintenant des normes élevées de cohérence et de qualité des produits.
En fournissant des SOP et des instructions de travail accessibles et faciles à utiliser, votre processus est correctement maintenu. Plus important encore, vos employés restent en sécurité et conscients. Tout cela fait de notre logiciel de travail la solution d'instructions de travail la plus intelligente et le créateur de SOP le plus efficace du marché !
