VKS: der Schöpfer von SOP

Der Einsatz eines Tools zur Erstellung von effizienten Standardarbeitsanweisungen (SOPs) ist für präzise und reproduzierbare Prozesse unerlässlich. Egal, ob sie als Standardarbeitsanweisungen (SOP), Standardarbeitsanweisungen oder Standardarbeitsanweisungen (SOP) bezeichnet werden, die Tatsache bleibt dieselbe: Es ist besser, ein elektronisches Tool zu verwenden, um sie zu erstellen, als sie auf Blätter zu schreiben, die leicht verloren gehen können!

Ich wette, dass die meisten Menschen die Länge eines Meters ziemlich genau schätzen können. Aber ohne einen Messstab wird die Annäherung jedes Einzelnen im Laufe der Zeit schwanken und abweichen. Selbst wenn eine Person irgendwann in ihrem Leben einen Messstab erhalten hat, gibt es ohne Messstab in der Hand keine genaue Möglichkeit, die richtige Länge zu messen.

Dasselbe gilt für einen Geschäftsprozess, der nicht Standard Operating Procedures POS beinhaltet. Ohne einen effektiven SOP-Hersteller und eine Standardmethode, mit der die Mitarbeiter angeleitet werden, wie die Aufgaben zu erledigen sind, werden die Konsistenz und die Qualität des Produkts unregelmäßig und möglicherweise nicht vorhanden sein. Es gibt zu viele Faktoren, die zu Prozessschwankungen beitragen.

Um ein Sprichwort abzuwandeln: Unter 5 Arbeitern gibt es 7 Möglichkeiten, dieselbe Aufgabe zu erledigen.

Durch die Einführung von Standardbetriebsverfahren stellen Sie einen Standard bereit, der die Mitarbeiter den effizientesten Verfahren und sichersten Arbeitsweisen unterwirft. Im Grunde geben Sie ihnen jedes Mal einen Messstab, wenn sie einen Meter Länge messen müssen. Sie müssen nicht mehr raten oder schätzen, wie sie die Arbeit richtig ausführen, die richtige Methode liegt direkt vor ihren Augen. Dadurch verstehen die Mitarbeiter, wie eine Arbeit ausgeführt werden muss, und sie erhalten die Werkzeuge und das Vertrauen, um konsistente Arbeit abzuliefern.

Warum brauchen Sie einen SOP-Ersteller?

Die Standardarbeitsanweisungen (SOPs) der meisten Unternehmen sind nicht leicht zugänglich oder referenzierbar, sodass sie von den Arbeitskräften weniger wahrscheinlich überprüft oder befolgt werden. Dies führt zu Produktvariationen und Prozessdissonanzen.

Über einen effektiven SOP-Generator zu verfügen, der den Benutzern einen schnellen und einfachen Zugang zu Standardbetriebsverfahren und Arbeitsanweisungen ermöglicht, ist für den Erfolg eines modernen Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Durch die Verbesserung von Arbeitsanweisungen und SOPs mithilfe eines effektiven digitalen Tools wie VKS werden Unternehmen die Zeit für die Schulung von Mitarbeitern verkürzen, die Konsistenz wahren und die Qualität steigern.

Das Problem der Papier-PONs

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Früher druckten Unternehmen Standardbetriebsverfahren in Form eines Ordners oder einer Broschüre aus. Je nach Branche wurde von den Mitarbeitern erwartet, dass sie sich diese Standardbetriebsverfahren einprägen. Doch wie realistisch ist diese Erwartung? Unabhängig davon, wie gut Ihr Gedächtnis ist, müssen die Beschäftigten darauf angewiesen sein, dass ihre NOPs zugänglich sind, damit sie schnell und einfach nachgeschlagen werden können.

Wenn die ausgedruckten Dokumente veraltet oder schmutzig sind, Seiten fehlen oder schwer zu durchsuchen sind, werden die Beschäftigten beginnen, ihrer Effizienz zu misstrauen. Das Ergebnis ist eine Dokumentation, die nur selten gelesen wird.

Wie lange dauert es unter diesen Umständen, bis die Mitarbeiter von der Norm abweichen?

Die Antwort lautet: nicht sehr lange. Wenn die Dokumente zu den NAP für Ihre vielbeschäftigten Mitarbeiter unzugänglich und schwer zu durchsuchen sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihre Dokumentation nur im Regal verstaubt.

Außerdem neigen die besten betrieblichen Verfahren dazu, sich im Laufe der Zeit weiterzuentwickeln, wenn Unternehmen bessere Arbeits- und Sicherheitsstandards einführen. SOP-Dokumente in Papierform verbessern sich nur langsam und erfordern ständige Arbeit, um korrekt aktualisiert zu werden. Außerdem ist es sehr schwierig, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu implementieren, wenn Sie Ihr Dokument jedes Mal neu ausdrucken müssen, wenn es eine Änderung zum Besseren gibt. Papier sollte Sie nicht davon abhalten, Ihre Verfahren zu aktualisieren.

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Ein SOP-Ersteller wie unsere Arbeitsanweisungssoftware ermöglicht den Mitarbeitern einen einfachen digitalen Zugriff auf ihre SOPs. Sie können diese digitalen Dokumenteentweder als Ressource oder als Leitfaden während des Prozesses nutzen.

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Definieren wir einige Begriffe!

Um PONs, Prozesse, Verfahren und ihre Rolle innerhalb der Software für digitale Arbeitsanweisungen besser zu verstehen, kann es hilfreich sein, einige Begriffe zu verfestigen.

In einem früheren Artikel haben wir die Unterschiede zwischen einem Prozess und einem Verfahren untersucht, doch hier sind einige nützliche Definitionen, um diese Begriffe am Arbeitsplatz gemeinsam zu kontextualisieren:

• Prozess: Eine systematische Abfolge von Handlungen von Anfang bis Ende, die auf die Erreichung eines bestimmten Ziels gerichtet ist. In der Regel handelt es sich dabei um eine Gruppe von Verfahren oder Schritten. Ein Prozess kann einfach als Was wir tun definiert werden.

• Prozedur: Verfahren sind Teilsequenzen eines Prozesses. Es handelt sich um die festgelegte Methode, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Ein Verfahren kann einfach als Wie wir es tun definiert werden.

• SOP (Standard Operating Procedures): Die Standardabfolge von Handlungen, die zur Lösung eines Problems oder zur Erfüllung einer Aufgabe durchgeführt werden müssen. Diese Art von Dokument zeigt den Mitarbeitern, welche Maßnahmen sie ergreifen müssen und/oder welche Methoden am sichersten sind. Eine SOP kann definiert werden als Wie wir es tun SOLLEN.

• Arbeitsanweisungen: Eine Reihe von Arbeitsanweisungen und Schritt-für-Schritt-Verfahren, die die Mitarbeiter durch die erforderlichen Parameter eines Prozesses oder Verfahrens führen. Sie können definiert werden als die festgelegte Anleitung zum WIE, WAS und WANN, um eine bestimmte Arbeit auszuführen.

Wie passen PON und Arbeitsanweisungen zusammen?

Einige der oben genannten Definitionen überschneiden sich in gewissem Maße, aber es ist wichtig zu verstehen, wie jede von ihnen mit den anderen zusammenpasst, insbesondere im Fall von NAPs und Arbeitsanweisungen. NAPs funktionieren auf einer höheren Ebene als Arbeitsanweisungen, da sie maßgeblich sind für die Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt werden soll. Eine einzelne PON kann auf verschiedene Situationen angewendet werden, während eine Arbeitsanweisung eine bestimmte Art und Weise ist, eine einzelne Aufgabe zu erledigen.

Beispiel für eine PON

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Unternehmen, das Computer zusammenbaut. Kunden bestellen Chargen von individuell gestalteten Computern für ihre Büros und Ihre Arbeiter bauen diese mithilfe einer Auftragsbezogenen Montagemethode zusammen.

Wenn Sie Computer zusammenbauen, weisen Sie Ihre Arbeiter an, den Aufbau immer in einer bestimmten Reihenfolge zu beginnen. Zunächst muss das Motherboard fest mit dem Gerät verbunden werden, dann die Stromversorgung und schließlich der Prozessor. Diese ersten drei Schritte müssen jedes Mal und in dieser genauen Reihenfolge eingehalten werden. Sobald diese grundlegenden Komponenten verbunden sind, können Ihre Mitarbeiter die anderen Komponenten in der Reihenfolge zusammenbauen, die für den Bau des individuellen Computers am besten geeignet ist.

In diesem Fall würde Ihre SOP also lauten:

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Das ist ein großer Schritt, um sicherzustellen, dass bei jedem Computerbau die richtigen Methoden verwendet werden. Aber wie wendet man das auf eine Vielzahl von Computerkonstruktionen an, die unterschiedliche Teile und unterschiedliche Verfahren erfordern? Die beste Lösung ist, Ihre SOP in eine Arbeitsanweisung zu integrieren.

Beispiel für eine Arbeitsanweisung

Wenn Sie das gleiche Szenario wie oben aufgreifen, stellen Sie fest, dass Ihre Aufträge für den Zusammenbau von Computern eine Vielzahl von Bauteilen und Spezifikationen umfassen. Obwohl Ihre PON für jede kundenspezifische Computerbaugruppe noch relevant ist, möchten Sie Ihren Mitarbeitern eine vollständige Methode für jede Produktvariation an die Hand geben. Zu diesem Zweck beschließen Sie, eine Software für Arbeitsanweisungen zu implementieren, die die Arbeitnehmer mithilfe von Schritt-für-Schritt-Anweisungen anleitet.

Ihr Standardarbeitsverfahren, das immer für alle Computerkonstruktionen gilt, wird nun in Form einer präzisen Schritt-für-Schritt-Arbeitsanweisung dargestellt. Diese Anweisung führt Ihre Mitarbeiter sehr detailliert durch alle Schritte, die für den Bau jedes individuellen Computers und der zu verwendenden Teile erforderlich sind.

Von hier aus sehen wir, dass die Arbeitsanweisungssoftware ein effektiver SOP-Ersteller ist und die einfache und regelmäßige Nutzung Ihrer wichtigen SOPs erleichtert.

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Software für Arbeitsanweisungen: The SOP Maker.

Da wir uns auf Digitale Arbeitsanweisungssoftware spezialisiert haben, ist unsere Plattform ein effektiver SOP Maker, der den Bedienern hilft, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zur Verfügung zu haben.

Anstatt ein Buch oder einen Ordner zu durchsuchen, um darauf zurückzugreifen, können Ihre SOPs einfach in unserer Software gespeichert und geschützt werden. Jedes Mal, wenn Ihre Bediener eine Aufgabe oder ein Verfahren ausführen, führt VKS sie sowohl durch die Besonderheiten als auch durch die Standardverfahren. Und im Gegensatz zu Papierdokumenten sind Ihre Anleitungen leicht zu sichern. Das bedeutet, dass Ihre digitalen SOP-Dokumente und Arbeitsanweisungen bei Bedarf immer wieder abgerufen werden können.

Dies erhöht die Wissensverteilung zwischen erfahrenen und unerfahrenen Mitarbeitern erheblich und stellt sicher, dass immer das beste Verfahren ausgeführt wird, was den gesamten Prozess in Ihrem Unternehmen stärkt.