Arbeitsanweisungen vs. SOPs: Wie Sie sich entscheiden, was das Beste für Sie ist

Es gibt viele Arten von Fertigungsunterlagen, und die beste Version unterscheidet sich je nach den Anforderungen, die Sie an sie stellen. Die optimale Option für Ihr Unternehmen zu finden, ist schwierig, insbesondere wenn es darum geht, zwischen Arbeitsanweisungen und SOPs (Standard Operating Procedures) zu entscheiden. Welche brauchen Sie eigentlich?

Nehmen Sie sich einen Moment Zeit und stellen Sie sich vor, Sie gehen durch Ihr Unternehmen. Was fällt Ihnen auf?

Vielleicht sehen Sie in der Werkshalle viele verschiedene Aufgaben, die jede Minute gleichzeitig ausgeführt werden. Vielleicht werden diese Tätigkeiten alle an einzelnen Produkten für separate Aufträge ausgeführt - oder vielleicht die Aufgaben der Unterbaugruppen, die zusammenkommen, um eine einzige Produktlinie mit hohen Stückzahlen herzustellen.

Und in den Büros, die an die Fertigung angeschlossen sind, sehen Sie vielleicht die kreativen und Marketingprozesse, die in die Produktforschung und -entwicklung einfließen. Andere koordinieren Messeauftritte und Managementkalender.

Von Ingenieuren, Buchhaltern, Technikern und Anlagenbedienern bis hin zu Werbefachleuten, Empfangsdamen und Programmierern hat jeder eine spezielle Aufgabe zu erfüllen. Jede Person verfügt über eine Fülle von Fachkenntnissen, die Sie nutzen können, um verschiedene Aspekte Ihres Betriebs zu rationalisieren.

Sie könnten davon ausgehen, dass die Prozesse und Verfahren, die all diese verschiedenen Aktivitäten regeln und steuern, bereits gut dokumentiert sind. Aber wir alle wissen, was passiert, wenn wir nur "annehmen"…

Wahrscheinlich ist es am besten, Ihre Dokumentation zu aktualisieren, um die Produktivität und die Qualität Ihrer Arbeit zu verbessern, was damit beginnt, dass Sie die beste Art von Dokumentation für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Arbeitsanweisungen vs. SOPs: Was ist der Unterschied?

Bevor wir uns mit den Feinheiten der Definition der einzelnen Dokumentationsarten befassen, wollen wir an einem Beispiel erläutern, warum es wichtig ist, je nach Benutzer und Situation unterschiedliche Arten von Dokumentation zu verwenden.

Nehmen wir eine fiktive Produktionsstätte - XYZ Inc. -, die seit mehreren Jahrzehnten führend in der Branche ist und eine starke Markenpräsenz hat. Carol, eine frischgebackene Ingenieurin, wurde gerade von XYZ eingestellt, um die Prozesssteuerung vor Ort zu überarbeiten.

Schon wenige Minuten, nachdem sie die Werkshalle betreten hat, sieht Carol erste Risse im Fundament: Die Mitarbeiter führen die Montageaufgaben nach ihren individuellen Gewohnheiten aus, die sie im Laufe der Jahre bei XYZ erworben haben. Die Qualität ist trotz dieses Mangels an Standardisierung größtenteils in Ordnung, aber "in Ordnung" ist definitiv ein Grund für Verbesserungen.

Carol bittet die Fließbandarbeiter, ihr ihre Verfahren zu zeigen, aber sie sind verwirrt. Nachdem sie die Runde gemacht hat, hat Carol einen Arm voll mit 3-Ring-Ordnern und ihr Kopf schwimmt vor lauter verbalen Schilderungen von Schritt-für-Schritt-Verfahren, die sich von Bediener zu Bediener unterscheiden.

Carol blättert in den Ordnern und stellt fest, dass es sich um vollständige und genaue Kopien von Sicherheitsrichtlinien, Stücklisten und Produktspezifikationen handelt. Es gibt nur ein Problem…

Die SOP-Ordner sind Aufzeichnungen über das Was, Wer und Wann der Produktmontage, aber ein entscheidendes Element fehlt: das Wie.

Wenn ein neuer, qualifizierter Anlagenbediener morgen bei XYZ anfängt, hat er vielleicht die nötige Berufserfahrung, um die Maschinen und Arbeitsstationen zu erkennen, aber er wäre immer noch verwirrt darüber, wie er alles so zusammenbringen soll, wie es alle anderen tun.

Arbeitsanweisungen: Das "Wie" der Arbeitsanweisungen

Arbeitsanweisungen werden oft austauschbar mit "Best Practices" oder "SOPs" verwendet, obwohl sie einen etwas gezielteren Zweck erfüllen.

Arbeitsanweisungen sind:

• Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die auch "offensichtliche" Handgriffe beinhalten
• Oft zu vollständigen "Leitfäden" für die jeweilige Tätigkeit zusammengestellt
• Der Standpunkt eines Herstellers zur "richtigen" Ausführung einer Aufgabe, auch wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, eine Aufgabe korrekt auszuführen
• Sehr detailliert, je nach der zu erledigenden Aufgabe

Eine Arbeitsanweisung kann z. B. ein schrittweiser Leitfaden sein, der dem Bediener erklärt, wie er die Produktteile in welcher Reihenfolge, mit welchen Maßen und unter Verwendung welcher manuellen oder mechanischen Teile in Abstimmung mit allen anderen, die dieselbe Arbeit ausführen, zusammenbauen muss.

SOPs: Der Rahmen, auf den man sich stützen kann

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) werden oft austauschbar mit "bewährten Praktiken" oder "Arbeitsanweisungen" verwendet, allerdings mit einigen bemerkenswerten Unterschieden.

SOPs sind:

• "Das letzte Wort" über Richtlinien oder Leitlinien
• Strenge Sicherheitsstandards, die befolgt werden müssen
• Stets zu beachten, auch bei indirekt damit verbundenen Aufgaben
• Sie sind weit genug gefasst, um allgemeiner auf andere Situationen oder Aufgaben angewendet zu werden.

Eine SOP könnte zum Beispiel eine allgemeine Regel sein, die besagt, dass man sich immer vergewissern muss, dass die ausfallsicheren Bedienelemente einer Maschine zugänglich sind, bevor man sie einschaltet. Selbst wenn dies in den schrittweisen Anweisungen einer Aufgabe nicht ausdrücklich vorgesehen ist, wäre es für einen Mitarbeiter sinnvoll, dies trotzdem zu überprüfen.

SOPs	Arbeitsanweisungen
Politiken/Leitlinien	Schritt-für-Schritt-Anleitung
Allgemeingültige Normen und Regeln	Spezifische Anwendungsfälle oder isolierte Arbeitsaufträge
Breite Anwendung durch bestes Urteil	Detaillierte Mandate

Wie Sie Ihre ideale Mitarbeiterdokumentation umsetzen

Das ist alles schön und gut, aber Carol ist immer noch da, wo wir sie zurückgelassen haben - die Ordner liegen auf ihrem Schreibtisch und ihr Kopf schwimmt von den widersprüchlichen mündlichen Anweisungen, die sie in der ganzen Einrichtung gesammelt hat.

Es gibt nicht genug Kopien der SOP-Ordner, um sie herumzureichen, und die Mitarbeiter sollten ihre Arbeit nicht unterbrechen, um sich zu informieren. Carol ist außerdem der Meinung, dass es nicht sinnvoll ist, den Kopierer tagelang zu besetzen, wenn es bessere Möglichkeiten gibt, eine standardisierte Dokumentation zu erstellen.

Zugängliche Digitalisierung von Dokumentationsarten

Auf geht's zur Digitalisierung! Papierdokumente gehören der Vergangenheit an und sorgen für unnötigen Ballast und Ineffizienz in den Arbeitsabläufen, insbesondere in der Werkstatt. Wenn es darum geht, Ihre Dokumentation digital zugänglich zu machen, gibt es leichte Unterschiede in der Art und Weise, wie Sie Ihren Mitarbeitern Best Practices präsentieren sollten.

Ihre MES- oder ERP-Software ist am besten geeignet, Ihnen dabei zu helfen. Wenn Sie weder das eine noch das andere haben, gibt es Möglichkeiten, mit einer Arbeitsanweisungsplattform zu beginnen, um sicherzustellen, dass Ihre Lean-Standards auf dem neuesten Stand sind, bevor Sie sich mit automatisierten Softwareverbesserungen befassen.

Wie man Arbeitsanweisungen digitalisiert

Arbeitsanweisungen variieren zwangsläufig, je nachdem, für welchen Auftrag sie erstellt werden. Es mag mühsam sein, aber es lohnt sich auf jeden Fall, jede Arbeitsanweisung (gemeinhin als "Leitfaden" bezeichnet) auf eine bestimmte Tätigkeit zuzuschneiden, anstatt sie für die allgemeine Montage zu kopieren und einzufügen. So wird sichergestellt, dass die Arbeiter die Anweisungen genau befolgen und mit Präzision und Genauigkeit arbeiten.

• Visuelle Anweisungen (Fotos oder Videos) für jeden Schritt
• Interaktive Elemente wie Bestätigungsschaltflächen oder editierbare Eingaben
• Einbindung von Mitarbeiterinformationen, wo dies hilfreich ist
• Identische Anweisungen für jeden Mitarbeiter, um eine standardisierte Einhaltung zu gewährleisten

Wie man SOPs digitalisiert

SOPs sollten in Ihre Arbeitsanweisungen aufgenommen werden, aber gehen Sie nicht davon aus, dass sich ein Mitarbeiter, der eine SOP einmal aufgenommen hat, jedes Mal daran erinnern wird, wenn er sie verwenden soll. Nehmen Sie die SOPs nicht nur in Ihre Arbeitsanweisungen auf, sondern fügen Sie sie auch an anderen Stellen in Ihrem Unternehmen hinzu:

• Führen Sie regelmäßig Sicherheits-SOP-Audits durch
• Veranlassen Sie regelmäßige Schulungen zu wichtigen SOPs
• Verwenden Sie Kanban oder andere visuelle Beschilderungen für allgemeine Sicherheits-SOPs
• Verwenden Sie Barcodes oder Sensoren, um die korrekte Einrichtung an jedem Arbeitsplatz zu überprüfen.

Überbrückung der Lücken zwischen Ihren Dokumentationen

Brauchen Sie also Arbeitsanweisungen oder SOPs? Um diese Frage zu beantworten, müssen wir sie unter dem Gesichtspunkt der Abstimmung betrachten. Obwohl die anfängliche Investition in digitale Arbeitsanweisungen nur ein wenig Zeit für die Umsetzung erfordert, wird Ihr Unternehmen die unmittelbaren und quantifizierbaren Einsparungen sicher schnell realisieren.

Infolgedessen benötigen Sie sowohl Arbeitsanweisungen als auch Standardarbeitsanweisungen, allerdings mit einer kleinen Abweichung - diese müssen visuell und elektronisch sein, um mit den sich ständig ändernden Vorschriften und bewährten Verfahren wie den ISO-Normen und der aktuellen guten Herstellungspraxis (cGMP) Schritt zu halten.

Die Wahl der richtigen Softwareplattform für Arbeitsanweisungen wird das Potenzial für kontinuierliche Verbesserungen in Ihrem Unternehmen erheblich steigern, unabhängig davon, ob es sich um XYZ Inc. oder ein anderes Unternehmen handelt.