Was ist der Unterschied zwischen einem Prozess und einem Verfahren?

Geschrieben von: Simon Spencer

28. April 2020

Tablet displaying a work instruction

Ob Sie es glauben oder nicht, Sie sind jeden Tag an Prozessen, Verfahren und Arbeitsanweisungen beteiligt. Vom einfachen Aufstehen und Anziehen am Morgen bis zu etwas so Komplexem wie dem Abschuss einer Rakete. Diese Konzepte sind wichtige Faktoren unserer Interaktion mit der Welt um uns herum.

Davon abgesehen gibt es bemerkenswerte Unterschiede zwischen diesen drei Arten von Dokumentationen, und diese verursachen häufig Verwirrung in ihrer Anwendung. Für die Zwecke dieses Artikels konzentrieren wir uns auf jede dieser Dokumentationsarten in Bezug auf Herstellung oder betriebliche Anwendungen, indem wir sie vergleichen und einander gegenüberstellen.

Abschließend werden wir auch diskutieren, was Arbeitsanweisungen einzigartig und, in gewisser Weise, zur wichtigsten Dokumentation der drei macht. Beginnen wir einfach, indem wir die einzelnen Begriffe definieren.

Was sind Prozesse und Verfahren?

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) beschreibt, wie Sie vielleicht wissen, einen Prozess als „eine Reihe miteinander verbundener oder interagierender Aktivitäten, die Eingaben verwenden, um ein beabsichtigtes Ergebnis zu liefern“. Das macht den Prozess zum ersten Schritt, der beschreibt, wie ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll.

Das Verfahren ist andererseits der folgende Schritt in Richtung eines vorgeschlagenen Ziels. Es ist eine detailliertere Beschreibung der Schritte, die der Bediener / Mitarbeiter ausführen muss, der das Dokument liest. Es wird normalerweise als Standard Operating Procedure (SOP) oder einfach als Leitfaden bezeichnet.

Was sind Arbeitsanweisungen?

Wenn Sie sich Arbeitsanweisungen und SOPs ansehen und sich fragen, welches von beiden Sie möglicherweise benötigen, wird klar, dass SOPs die Fragen nach WEM, WAS und WANN beantworten. In der Zwischenzeit sorgen Arbeitsanweisungen für den Punkt auf dem I: das WIE. Normalerweise beschreibt eine Arbeitsanweisung explizit die Aufgaben, die ein Mitarbeiter für einen bestimmten Auftrag ausführen muss.

Natürlich haben Organisationen ihre eigene interne Definition und Anwendung für jeden dieser Begriffe entwickelt, aber im Allgemeinen sind die obigen Beschreibungen eine sichere allgemeine Möglichkeit, um an dieses Diskussion heran zu gehen. In Bezug auf die wirkliche und tatsächliche Standardisierungsfähigkeit und den Wert sind die Namen der einzelnen Sachen nicht wirklich wichtig, sondern die individuelle Anwendung und Umsetzung. Mit anderen Worten, ein CEO wird nur dann wertvolle Zeit verschwenden, wenn er/sie mit Arbeitsanweisungen interagiert, um strategische Entscheidungen zu treffen. Und das einfach, weil dieser aufgabenspezifische Detaillierungsgrad für seine / ihre spezifische Rolle zu hoch ist. In ähnlicher Weise wird ein Arbeiter in der Fertigung, der einen Prozess auf Anlagenebene erhält, in dem aufgabenspezifische Details fehlen, Schwierigkeiten haben, seine Arbeit korrekt auszuführen.

Prozess

Vergleichen und Gegenüberstellen

Um Fehlanpassungen in Dokumentation und Zielgruppe zu vermeiden, müssen Unternehmen die Tiefe und Details, die in jedem Dokument enthalten sein werden, klar definieren und diese an die jeweilige Zielgruppe anpassen.

Prozesse beschreiben im Allgemeinen das Gesamtbild und betreffen in der Fertigung wahrscheinlich viele Menschen in mehreren Rollen und Abteilungen. Sie erstrecken sich im Vergleich zu Verfahren und Arbeitsanweisungen in der Regel auch über viel längere Zeiträume. Darüber hinaus erfordern Prozesse mehrere Verfahren und viele Arbeitsanweisungen, um jede Aufgabe detailliert darzustellen.

Die Verfahren sind detaillierter als die Prozesse und enthalten Einzelheiten zur Abfolge der Aufgaben oder Aktivitäten, aus denen ein Prozess besteht. Wie bereits erwähnt, wird in Verfahren explizit ausgeführt, WER (Abteilungen, Funktionen, Berufsbezeichnungen) WAS (Aufgabe) WANN tut.

VKS Arbeitsanweisungen

Das detaillierteste Dokument in der Reihe ist die Arbeitsanweisung. Hier geht es zur Sache, insbesondere in diesem herstellungsorientierten Anwendungsfall. Arbeitsanweisungen bieten die feinsten Details darüber, WIE jede Aufgabe ausgeführt wird. Sie wird normalerweise schrittweise in der Produktion eingesetzt.

Arbeitsanweisungen grenzen sich mit ihrer Fähigkeit ab, dass sie das an Ihre Kunden gelieferte Endprodukt direkt zum Guten oder Schlechten beeinflussen. Diese Auswirkungen auf den Kunden gelten nur für Arbeitsanweisungen, da Prozesse und Verfahren wahrscheinlich mehr interne und strategische Konsequenzen haben werden.

Umsetzung von Arbeitsanweisungen

Angesichts der einzigartigen Fähigkeit von Arbeitsanweisungen, eine direkte Auswirkung auf die Kunden zu haben, und deren breite, anlagenweite Nutzung konzentrieren wir uns jetzt auf einige einfache Richtlinien für die Bereitstellung in Ihrer Einrichtung. Die Umsetzung von Arbeitsanweisungen unter Verwendung dieser Schlüsselpunkte bietet Ihrem Kunden einen Mehrwert, indem sie Ihnen helfen, eine bessere Qualität kostengünstiger zu liefern.

Es versteht sich von selbst, dass die Umsetzung von Arbeitsanweisungen in einer Weise, die nicht diesen Richtlinien entspricht, diese Vorteile nicht erzielen wird. Sie werden wahrscheinlich ein Thema in den Vorteilen bemerken, das unter jeder Richtlinie hier aufgeführt wird.

Richtlinie 1 – Elektronisch

  • Einfach zu übernehmen - siehe Warum SaaS für Sie das Richtige sein kann.
  • Kompatibilität mit verschiedenen Geräten.
  • Versionskontrolle – Mit VKS Lite erhalten Sie vollständige Übersicht über alle bisherigen Änderungen und vermeiden veraltete Dokumentationen.
  • Rückverfolgbarkeit in allen eingegebenen Daten.
  • Rechenschaftspflicht

Richtlinie 2 – Mobil

  • Zugriff in der Werkstatt
  • Mobilität – Kann auf einem Tablet verwendet und herumgetragen werden.
  • Zuverlässigkeit – Kein Kaffee wird darauf verschüttet und die Dokumente gehen nicht mehr verloren.

Richtlinie 3 – Visuell

  • Benutzerfreundlich – Verwendet Bilder und Videos, um einen bestimmten Schritt klar zu darzustellen.
  • Explizit – Alle relevanten Details sowie potenziell wichtige Formulare und Zeichnungen sind enthalten.

Richtlinie 4 – Integriert

  • Zugänglichkeit
  • Datenerfassungsfunktion – Nutzen Sie die Leistung des IIoT in Ihrer Werkstatt mit VKS Connect.
  • Produktivitätsverfolgung – Überwachen Sie KPIs in Echtzeit oder erstellen Sie spezifische Managementberichte.
  • Kostensenkungsmaßnahmen.

Leitlinie 5 – Zielgruppenorientiert

  • Anpassbar – Ermöglichen Sie bestimmten Benutzergruppen den Zugriff auf bestimmte Arbeitsanweisungen.
  • Feedback – Sammeln Sie wertvolle Informationen direkt vor Ort von Ihren Mitarbeitern, um die Prinzipien der schlanken Fertigung und ständigen Verbesserung zu nutzen.

Gut gemachte Arbeitsanweisungen sind einfach einfacher, wenn es darum geht, alles zu erledigen. Von der Erstellung über das Management und die Bereitstellung bis hin zur Zugänglichkeit ist die Definition und Priorisierung von Arbeitsanweisungen in der Dokumentationshierarchie Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung und bietet Ihrer Werkstatt und Ihren Kunden einen Mehrwert und eine Anlagenrendite.

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