Fertigungsprozesse vs. Verfahren: Was, wann und warum?

Prozesse und Abläufe gehören zu Ihrem Alltag, auch wenn Sie sie nicht mit diesen Begriffen beschreiben. Ganz gleich, ob Sie sich auf die Arbeit vorbereiten oder eine Rakete starten wollen: Gewohnheitsmäßige Handlungen mit sequenziellen Bewegungen sind diese Leitlinien bei der Arbeit.

Das bedeutet, dass die Prozesse, mit denen Sie aus dem Bett kommen, in der Fertigung nicht so sehr zur Diskussion stehen - wir müssen eher über die Verfahren zur Herstellung und zum Start einer Rakete sprechen. Gehen wir also auf die besonderen Unterschiede zwischen Prozessen und Verfahren in einer Fabrikumgebung ein (Raketen sind nicht erforderlich).

Wie funktionieren Prozesse und Verfahren?

Ein wichtiger Vorbehalt: Viele Organisationen verwenden die Begriffe "Prozess" und "Verfahren" synonym, insbesondere bei mündlichen Anweisungen oder in lockeren Gesprächen. Das ist absolut in Ordnung und oft unvermeidlich: Die beiden Begriffe überschneiden sich erheblich. Außerdem haben einige Unternehmen intern beschlossen, dass beide Begriffe identisch sind, um Verwechslungen zu vermeiden.

In diesem Artikel gehen wir jedoch ins Detail - unsere Erörterung von Prozessen und Verfahren soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Anwendung der Managementkontrolle für die Feinabstimmung Ihrer täglichen Abläufe in einer schlanken Produktionsumgebung am besten geeignet ist.

Der Unterschied zwischen Prozessen und Prozeduren

Die Internationale Organisation für Normung (ISO) beschreibt einen Prozess als "eine Reihe von miteinander verbundenen oder interagierenden Aktivitäten, die Inputs verwenden, um ein beabsichtigtes Ergebnis zu erzielen". Damit ist der Prozess der erste Schritt, der beschreibt, wie ein bestimmtes Ziel erreicht werden soll.

Das Verfahren hingegen ist die folgende Reihe von Schritten auf dem Weg zu einem vorgeschlagenen Ziel. Es handelt sich um eine detailliertere Beschreibung der Schritte, die der Anwender zu unternehmen hat, der sie liest. Sie wird gewöhnlich als Standardarbeitsanweisung (SOP) bezeichnet. Eine Reihe von SOPs für eine bestimmte Aufgabe wird als Leitfaden bezeichnet.

Praktische Herausforderungen in der Fertigung

Um zu verhindern, dass Dokumentation und Adressatenkreis nicht übereinstimmen, müssen Unternehmen den Umfang und die Detailgenauigkeit der einzelnen Dokumente klar definieren und auf die jeweilige Zielgruppe abstimmen.

Prozesse beschreiben in der Regel das große Ganze, und in der Fertigung sind wahrscheinlich viele Menschen in verschiedenen Rollen und Abteilungen beteiligt. Im Vergleich zu Verfahren und Arbeitsanweisungen erstrecken sie sich in der Regel auch über einen längeren Zeitraum. Außerdem erfordern Prozesse mehrere Verfahren und viele Arbeitsanweisungen, in denen jede Aufgabe detailliert beschrieben wird.

Verfahren sind detaillierter als Prozesse, da sie die Abfolge der Aufgaben oder Aktivitäten, aus denen ein Prozess besteht, genauer beschreiben. Natürlich haben Organisationen ihre eigenen internen Definitionen und Anwendungen für jeden dieser Begriffe entwickelt, aber im Allgemeinen sind die obigen Beschreibungen ein sicherer, allgemeiner Weg, um diese Diskussion anzugehen. Im Hinblick auf die tatsächliche Standardisierungsfähigkeit und den tatsächlichen Wert sind nicht die Namen der einzelnen Begriffe entscheidend, sondern die individuelle Anwendung und Umsetzung.

Mit anderen Worten: Ein Geschäftsführer wird nur wertvolle Zeit mit dem Versuch verschwenden, den gesamten Arbeitsablauf neu zu konfigurieren, indem er ein einzelnes Verfahren optimiert, weil dieses zu detailliert ist, um eine breite Wirkung zu erzielen. In ähnlicher Weise wird ein Mitarbeiter, der nur einen groben Überblick über die aktuellen Prozesse erhält, Schwierigkeiten haben, den Arbeitsanweisungen zu folgen, weil es ihm an Details innerhalb eines Prozesses mangelt.

Politik vs. Prozess vs. Verfahren

Lassen Sie uns ein wenig verrückt werden und "Richtlinien" in den Mix werfen. Welchen Platz nehmen sie in der betrieblichen Gleichung ein?

Beispiele für Politiken

Eine gute Möglichkeit, sich Richtlinien vorzustellen, besteht darin, sie als notwendige "Außerkraftsetzung" in einer Fertigungsumgebung zu betrachten. Mit anderen Worten: Richtlinien sind SOPs, die streng genug sind, um in einer allgemeinen Fabrikumgebung immer zu gelten, unabhängig von der gerade ausgeführten Arbeit.

Ein gutes Beispiel für eine Richtlinie ist eine Sicherheitsvorschrift wie "Schutzhelme und Stahlkappenstiefel müssen jederzeit in der Werkstatt getragen werden", da dies eine ständige Anforderung innerhalb der Einrichtung ist.

Richtlinien können auch etwas allgemeiner formuliert sein, wie z. B. "Änderungen an Arbeitsanweisungen müssen von einem technischen Teamleiter bestätigt werden, bevor sie in die zentrale Datenbank übernommen werden". In diesem Fall kann es ein offizielles Formular geben, das mit den empfohlenen Aktualisierungen ausgefüllt werden muss, oder ein Mitarbeiter kann ein kurzes Gespräch mit einem leitenden Ingenieur führen, je nachdem, wie streng das Unternehmen diese Richtlinie durchsetzen möchte.

Beispiele von Prozessen

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei Prozessen um Aktivitäten, die miteinander in Beziehung stehen oder interagieren können und die, wenn sie miteinander verbunden sind, ein Ergebnis hervorbringen. Ja, das kann ziemlich vage sein und hängt davon ab, wie das betreffende Unternehmen den Begriff konkret definieren möchte.

Ein gutes Beispiel für einen Prozess wäre eine Produktionslinie oder ein Überblick über den Lebenszyklus eines Produkts. In diesem Prozess müssen wir nicht die genauen Details (wie die Größe und den Drehmomentwert der verwendeten Schrauben) jedes einzelnen Schrittes oder jeder einzelnen Aktion erwähnen. Es handelt sich um eine Darstellung des erwarteten Ablaufs der jeweiligen Aufgabe.

Ein Beispiel für einen Prozess für ein Produkt wäre: "Die Rohstoffe chemisch behandeln, die behandelten Materialien und andere Hilfsmittel sammeln, die Montage abschließen und den Artikel vor dem Versand zur Qualitätskontrolle schicken". Zusätzlich zu diesem Prozess würde die ergänzende Arbeitsanweisung oder das Handbuch sehr detailliert beschreiben, welche Teile wohin und in welche Position gehören, die Reihenfolge der Montage einschließlich der manuellen Bewegungen, wo das Produkt zu platzieren ist, damit es zum Qualitätsarbeitsplatz transportiert werden kann, usw.

Beispiele für Prozeduren

Wahrscheinlich sind Sie schon einmal auf Verfahren gestoßen, wenn etwas schief gelaufen ist oder korrigiert werden muss. Wenn beispielsweise ein Feuer im Gebäude ausbricht, wird in den Standardarbeitsanweisungen genau festgelegt, wo sich die Mitarbeiter aufhalten sollen, wann und wie sie das Gebäude verlassen sollen und wen sie alarmieren sollen, um die Feuerwehr zu rufen. (Dies ist detaillierter, als wenn wir uns einen Prozess für dieselbe Situation vorstellen, der etwa so aussehen würde: "Arbeit einstellen, Bereich verlassen, warten, bis das Feuer gelöscht ist").

Auch Verfahren sind wichtige Bestandteile von Arbeitsanweisungen. In der Montage zum Beispiel braucht man mehr als nur Verfahren, um sicherzustellen, dass alles korrekt und auf die gleiche Weise zusammengebaut wird wie jedes andere Teil in der Fertigungslinie. Während ein Prozess lediglich vorschreibt, dass die Teile zusammengebaut werden müssen, beschreibt ein Verfahren detailliert die Reihenfolge des Zusammenbaus, die für diese Aufgabe ausgewählten Verbindungselemente, die Drehmomentwerte und andere Messungen, die vorgeschriebenen laufenden manuellen Qualitätskontrollen usw.

Vorschläge für Prozessimplementierungsstile

Die Entscheidung, welche dieser Instrumente - Prozesse, Richtlinien und Verfahren - für bestimmte Szenarien eingesetzt werden sollen, hängt stark von der jeweiligen Unternehmenskultur und dem Implementierungsstil ab. Unabhängig davon sollten Sie sich einige Schlüsselfragen stellen, wenn Sie sich fragen, wie Sie die kontinuierliche Verbesserung Ihres Betriebs durch organisatorische Aufsicht erreichen können:

• Wo ist Ihr Kommunikationsengpass? Zeichnen Sie ein Flussdiagramm aller Kommunikationsstörungen zwischen Führungskräften, Management, Teamleitern und Arbeitern in der Werkstatt. Wenn eine Verbindung durchgängig schlecht ist, sollten Sie die für dieses Team spezifischen Verfahren überdenken.
• Wo in Ihrem Arbeitsablauf produzieren Sie die meiste Verschwendung? Ganz gleich, ob es sich um Zeit-, Material-, Personal- oder Bewegungsverschwendung handelt, der beste Weg zu schlankeren Abläufen besteht darin, diese Verschwendung durch einen effizienteren Prozess zu beseitigen.
• Wo bitten Ihre Mitarbeiter am meisten um Hilfe oder geben das meiste Feedback? Wenn es große Unterschiede bei der Ausführung von Arbeitsschritten gibt oder wenn Ihre Mitarbeiter viele Fehler machen oder um Hilfe bitten, dann ist das ein gutes Zeichen dafür, dass Sie detailliertere Verfahren in Ihre Leitfäden aufnehmen müssen.
• Welche Produktionsszenarien sind in Ihrer Dokumentation nicht berücksichtigt? Versuchen Sie, an unwahrscheinliche, aber mögliche Situationen zu denken, die im Sinne der Sicherheit, der Personalausstattung oder des Arbeitsablaufs auftreten können (z. B. unerwartete Ausfallzeiten). Es ist vielleicht nicht sofort relevant, aber es ist gut, dokumentierte Verfahren für den Fall zu haben, dass genau dieses Szenario eintritt.