Analyse des écarts

Qu'est-ce que l'analyse des écarts ?

L'analyse des écarts est une méthode utilisée par les entreprises pour évaluer leurs performances actuelles par rapport à leurs objectifs. En d'autres termes, l'analyse des écarts consiste à identifier un écart de performance et à élaborer un plan pour le combler.

Les entreprises procèdent souvent à une analyse des écarts lorsqu'elles constatent qu'elles ne fonctionnent pas de manière optimale ou, en d'autres termes, lorsqu'il est devenu évident pour les dirigeants et le personnel de l'entreprise que celle-ci n'utilise pas ses ressources actuelles (argent, main-d'œuvre, matériel, temps) au maximum de leur potentiel.

Lorsqu'un écart devient apparent, il est temps pour les entreprises de le définir quantitativement et qualitativement à l'aide de points de référence, d'objectifs, d'une évaluation de l'écart et de solutions.

Gap Analysis Explained

Gap analysis consists of 3 basic factors:

État actuel - Écart - État souhaité

L'analyse des écarts peut être comparée à la planification d'un itinéraire entre une destination géographique et une autre. Vous devez regarder une carte et mesurer la distance entre l'endroit où vous vous trouvez actuellement et l'endroit où vous aimeriez vous trouver. Une fois cet écart identifié, vous pouvez commencer à planifier l'itinéraire et les méthodes les plus efficaces pour le franchir.

Il en va de même pour toute analyse des écarts. Les entreprises comparent leurs performances actuelles à celles qu'elles souhaitent obtenir et identifient l'écart qui les sépare. Une fois ces deux éléments identifiés, les entreprises peuvent commencer à planifier les meilleures méthodes pour combler l'écart.

Les 4 étapes de l'analyse des lacunes

Dans la plupart des cas, lorsque vous entamez une analyse des lacunes de votre entreprise, vous avez déjà remarqué une lacune que vous aimeriez combler. Il est maintenant temps de formaliser le processus.

Étape 1 de l'analyse des écarts : évaluation des performances actuelles

La première étape de l'analyse des écarts consiste à évaluer les points de référence actuels de votre entreprise. Ces repères peuvent être recueillis à l'aide de données statistiques où les performances sont mesurées par des chiffres faciles à définir et/ou de données qualitatives qui mesurent les performances à l'aide d'enquêtes et de retours d'information enregistrés.

Par exemple, le nombre de produits fabriqués en une journée peut être représenté par un nombre spécifique et une période de temps. D'autre part, la satisfaction du client est souvent représentée par un retour d'information direct et verbal.

Les critères de référence typiques peuvent être les suivants

• la productivité de la production
• les performances en matière de qualité
• la satisfaction des clients
• Satisfaction des employés
• Chiffre d'affaires
• Portée marketing

Tout au long de l'analyse des écarts, les bonnes données sont votre meilleur ami. De mauvaises données peuvent conduire à de mauvaises décisions. Veillez donc à recueillir des données provenant de sources fiables qui tiennent compte de l'ensemble de la situation.

Analyse des écarts Étape 2 : Définir vos objectifs

Une fois vos points de référence rassemblés, il est temps de fixer des objectifs réalistes que vous souhaitez atteindre. Il est essentiel que la vision et la mission de votre entreprise soient claires. Plus précisément, pourquoi essayez-vous d'atteindre vos objectifs ?

Ces objectifs doivent présenter cinq qualités fondamentales.

1. Spécifiques : Veillez à ce que vos objectifs soient précis. Utilisez un langage et des chiffres exacts pour éviter toute confusion lors de la définition de vos objectifs.
2. Mesurables : Bien que cela ne soit pas obligatoire en fonction de l'objectif, le fait d'avoir une valeur numérique vous aidera à suivre vos performances actuelles et votre croissance par la suite.
3. Accessible : L'amélioration continue consiste à créer des résultats concrets : L'amélioration continue consiste à créer des améliorations réelles au fil du temps. Vos objectifs doivent être gérables. Bien qu'il soit tentant de viser les étoiles, les organisations et le personnel perdront rapidement tout intérêt si les objectifs semblent impossibles à atteindre.
4. **Les objectifs doivent être limités dans le temps : Les objectifs doivent être assortis d'un calendrier de réalisation. Si ce n'est pas le cas, il n'y a guère de raison d'aller de l'avant.

En tenant compte de ces 4 qualités, au lieu de dire : « Nous voulons améliorer la conformité et la normalisation », un bon énoncé de mission pourrait être formulé comme suit : « Nous prévoyons d'intégrer un système de normalisation dans notre système de gestion des ressources humaines : « nous prévoyons d'intégrer un outil de normalisation dans 90 % de nos entreprises d'ici la fin de l'année ».

Analyse des écarts Étape 3 : Analyser l'écart

Maintenant que vous disposez de votre performance de référence et d'un objectif précisément défini, vous pouvez commencer à analyser et à quantifier l'ampleur de l'écart entre les deux.

Cependant, il ne suffit pas de quantifier l'écart. Vous devez également enquêter et trouver la raison de cet écart.

Si vous avez identifié un écart dans les performances en matière de qualité, vous devez comprendre pourquoi la qualité en pâtit. Cela vous aidera à élaborer une stratégie appropriée à l'étape suivante.

Par exemple, vous avez peut-être constaté un écart dans les performances en matière de qualité en raison d'un ou de plusieurs des manquements suivants :

• Un afflux de nouveaux employés qui manquent de formation
• Un manque de meilleures pratiques standardisées à la disposition des travailleurs
• Un manque de traçabilité pour suivre le travail fini
• Des données désorganisées dans plusieurs domaines (Excel, papier, autres systèmes)
• Pas de visibilité pour mesurer les progrès en temps réel
• Pas de système unifié pour combler le fossé entre l'équipement, les outils, les logiciels et les personnes.

Une fois que vous avez identifié les raisons de l'écart, vous pouvez commencer à prendre des décisions en connaissance de cause lors de la mise en œuvre de votre solution.

Analyse de l'écart Étape 4 : Élaborer une solution

Maintenant que vous avez identifié et quantifié avec précision votre écart, il est temps d'élaborer et de mettre en œuvre une stratégie pour le combler.

L'élaboration d'une stratégie passe par quatre phases essentielles. Comme pour les étapes précédentes, tout doit être défini avec précision et mesurable à l'aide de données quantitatives et qualitatives.

1. Évaluer les solutions possibles : Lorsque l'on cherche des solutions, il est toujours préférable d'évaluer les changements attendus à l'aide de chiffres concrets. Souvent, les solutions coûtent de l'argent et des ressources et vous ne voulez pas choisir n'importe quoi à l'aveuglette. Il est essentiel de calculer le retour sur investissement potentiel.
2. Créer un plan détaillé : Une fois la solution mise en place, vous devez maintenant l'orienter dans la bonne direction. Élaborez un plan détaillé afin de concentrer toutes les mesures d'amélioration sur votre objectif unique. Il peut être tentant de résoudre deux problèmes à la fois, mais s'ils ne sont pas intrinsèquement liés, il est préférable de s'attaquer à chaque lacune l'une après l'autre.
3. Réaliser le changement : Une fois que vous avez choisi votre solution et créé un plan détaillé, il est temps de combler l'écart. Suivez votre plan pour vous assurer que vous restez sur la bonne voie. Si des changements doivent être apportés, veillez à les documenter afin de pouvoir suivre les progrès avec précision.
4. Observer le changement : L'élaboration et la mise en œuvre de stratégies visant à combler les lacunes est un processus dynamique qui nécessite beaucoup d'observation. Pendant le déploiement de votre stratégie, veillez à recueillir autant de données quantitatives et qualitatives que possible et vérifiez si les changements fonctionnent ou si des ajustements doivent être apportés.