Que signifie PDCA ?
Le cycle PDCA - ou l'acronyme que vous préférez - comporte généralement quatre étapes de développement :
Étape 1 : Planifier
Vous ne commenceriez pas une expérience scientifique sans avoir défini votre processus, votre hypothèse, le matériel nécessaire et les recherches préliminaires, n'est-ce pas ?
Ainsi, lorsque vous souhaitez corriger ou améliorer un processus de production essentiel, il est prudent d'élaborer un plan d'attaque complet avant de jouer avec des variables étrangères. La phase de planification doit être aussi détaillée que possible afin que vous disposiez d'une liste d'options parmi lesquelles choisir à d'autres étapes critiques du cycle PDCA.
Un bon scientifique ne laisse rien au hasard ; un bon gestionnaire tient compte de toutes les possibilités pour s'adapter rapidement et réduire le gaspillage.
Étape 2 : Faire
L'une des erreurs les plus courantes commises par les dirigeants lors de la mise en œuvre du cycle PDCA consiste à accorder trop d'importance à la partie "Faire" du processus. Même s'il s'agit d'une étape très séduisante et active, la mise en œuvre du changement (c'est-à-dire l'"action") devrait être d'une importance secondaire par rapport à la phase de planification.
La raison pour laquelle cette étape est moins importante que vous ne le pensez est que chaque plan d'action utilisé à ce stade doit avoir été établi au préalable lors de la planification.
L'action n'est que le prolongement du processus de planification.
Considérez votre cycle PDCA comme une dissertation : dans le premier paragraphe, vous présentez les concepts que vous souhaitez aborder, y compris le sujet principal ou l'hypothèse. Puis, dans le deuxième paragraphe, vous développez les concepts que vous avez évoqués dans l'introduction. Si vous lisez un essai sur les technologies agricoles et que l'auteur passe soudain à la chaîne d'approvisionnement des supermarchés, vous pourrez sans doute voir le lien ténu, mais vous ne saurez pas quelle est la thèse principale de l'auteur.
Ne rendez pas votre cycle PDCA difficile à suivre en sautant d'un sujet à l'autre - suivez logiquement la suite de l'étape de planification et reportez-vous souvent à votre carte du cycle complet.
Étape 3 : Vérifier
La troisième étape du cycle PDCA consiste à "vérifier" les résultats de l'"action" réalisée au cours de la deuxième étape. C'est à Deming que l'on doit d'avoir appelé la troisième étape "étude" au lieu de "vérification", mais les deux sont appropriées en fonction du type d'amélioration du processus en question.
L'objectif de cette étape est de valider les données résultant de l'expérimentation du processus. Cela peut se faire de différentes manières :
- en faisant appel à une tierce partie pour auditer le nouveau processus et vérifier s'il présente des lacunes
- Répéter le processus expérimental dans des conditions similaires pour s'assurer qu'il est efficace et fiable.
- Répéter le processus expérimental dans des conditions différentes pour tester les limites des effets du processus.
- Élargir le champ d'application et la participation du processus afin de tester son évolutivité
- Comparer ses propres données avec des études évaluées par des pairs dont les résultats ont été prouvés.
Il existe encore d'autres moyens de "vérifier" vos données. Veillez donc à poser des questions générales sur les ensembles de données qui seront quantifiés - et sur la manière dont ils le seront - dans votre section de planification.
Étape 4 : Agir
La quatrième étape, "Agir", a en fait une double importance : mettre en œuvre le changement testé et approuvé, puis mettre en place un suivi à long terme de ce changement.
Rappelez-vous : l'objectif du changement progressif au moyen du cycle PDCA est l'amélioration continue - une fois que votre processus a commencé à s'améliorer, vous voulez mettre en œuvre des normes qui maintiennent ce niveau d'amélioration général, afin de pouvoir passer à l'amélioration suivante du processus dans votre liste de tâches.
Ne soyez pas ce manager qui met fin au cycle de manière préventive ! Après tout, si votre équipe parcourt avec tant de soin les étapes du cycle PDCA, c'est parce qu'elle veut faire les choses correctement du premier coup et que le processus devienne autosuffisant au fil du temps.
