PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist ein einfaches, aber wirksames Instrument, um die Schritte der kontinuierlichen Verbesserung projektspezifisch zu planen und zu differenzieren. Er ist ein fester Bestandteil jeder Variante der institutionellen Qualitätskontrolle. Der PDCA-Zyklus ist ein iteratives Werkzeug, das häufig in den Unternehmensphilosophien Six Sigma und Total Quality Management verwendet wird.

Es ist leicht zu sagen, dass Ihr Team Wert auf kontinuierliche Verbesserung legt, aber es ist schwieriger, dies im Laufe der Zeit umzusetzen. Der PDCA-Zyklus hilft dabei, Kaizen in vier überschaubare Bereiche aufzuteilen, die dazu beitragen können, die Belegschaft zu einem zyklischen Verbesserungsmuster zu führen.

Historische Ursprünge der Variationen des PDCA-Zyklus

Die erste Instanz des PDCA-Zyklus ist etwas schwierig zu bestimmen. Die meisten Historiker schreiben den Zyklus William Edwards Deming zu, einem produktiven Statistiker und innovativen Managementführer aus der Mitte des 20. Jahrhunderts. Deming ließ sich von seinem Mentor Walter A. Shewhart inspirieren und bezeichnete den Prozess zunächst als "Shewhart-Zyklus". Im Laufe der Zeit wurde er als PDSA-Zyklus (Plan-Do-Study-Act) und manchmal auch als "Deming-Rad" bekannt.

Die Ursprünge dieses zyklischen Prozesses gehen jedoch noch weiter zurück, nämlich auf die von Sir Francis Bacon entwickelte wissenschaftliche Methode, bei der die Prüfung einer Hypothese durch systematisches Experimentieren und logische Schlussfolgerungen im Vordergrund stand.

Was bedeutet PDCA?

Der PDCA-Zyklus - oder welches Akronym Sie auch immer bevorzugen - umfasst in der Regel vier Entwicklungsstufen:

Schritt 1: Planen

Sie würden kein wissenschaftliches Experiment beginnen, ohne Ihr Verfahren, Ihre Hypothese, die benötigten Materialien und die einleitenden Untersuchungen zu skizzieren, nicht wahr?

Wenn Sie also einen kritischen Produktionsprozess beheben oder verbessern wollen, ist es nur vernünftig, Ihren vollständigen Angriffsplan zu skizzieren, bevor Sie mit irgendwelchen Fremdvariablen herumfummeln. Ihre Planungsphase sollte so detailliert wie möglich sein, damit Sie eine Karte mit Optionen haben, aus denen Sie in anderen kritischen Phasen des PDCA-Zyklus wählen können.

Ein guter Wissenschaftler überlässt nichts dem Zufall; ein guter Manager berücksichtigt alle Möglichkeiten, um sich schnell anzupassen und Verschwendung zu vermeiden.

Schritt 2: Tun

Einer der häufigsten Fehler, den Führungskräfte bei der Umsetzung des PDCA-Zyklus begehen, ist die Überbetonung des "Doing"-Teils des Prozesses. Auch wenn dies ein sehr verlockender, aktiver Schritt ist, sollte die Umsetzung von Veränderungen (d. h. das "Tun") gegenüber der Planungsphase zweitrangig sein.

Der Grund, warum dieser Schritt kleiner sein sollte, als Sie erwarten würden, ist, dass jeder Aktionsplan, der in dieser Phase verwendet wird, zuvor in der Planung festgelegt werden muss.

Das "Doing" ist lediglich die Fortsetzung des Planungsprozesses.

Stellen Sie sich Ihren PDCA-Zyklus wie einen Aufsatz aus einem Lehrbuch vor - in Ihrem ersten Absatz stellen Sie die Konzepte vor, die Sie behandeln wollen, einschließlich des Hauptthemas oder der Hypothese. Dann, im zweiten Absatz, erweitern Sie die Konzepte, die Sie in der Einleitung angesprochen haben. Wenn Sie einen Aufsatz über landwirtschaftliche Technologie lesen und der Autor dann plötzlich auf die Lieferkette im Supermarkt zu sprechen kommt, könnten Sie vielleicht die schwache Verbindung erkennen, aber Sie würden die Hauptthese der Argumentation des Autors nicht verstehen.

Machen Sie Ihren PDCA-Zyklus nicht unübersichtlich, indem Sie von einem Thema zum anderen springen - folgen Sie logisch der Fortsetzung der Planungsphase und beziehen Sie sich häufig auf Ihre Karte des gesamten Zyklus.

Schritt 3: Überprüfen

Die dritte Stufe des PDCA-Zyklus besteht darin, die Ergebnisse des in der zweiten Stufe durchgeführten "Tuns" zu "überprüfen". Deming wird zugeschrieben, dass er den dritten Schritt "Studie" statt "Kontrolle" nannte, aber beide Bezeichnungen sind je nach Art der Prozessverbesserung angemessen.

Der Zweck dieses Schritts ist die Validierung der Daten, die sich aus Ihren Prozessexperimenten ergeben. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen:

• Beauftragung einer dritten Partei mit der Prüfung des neuen Prozesses auf etwaige Lücken
• Wiederholung des experimentellen Prozesses unter ähnlichen Bedingungen, um sicherzustellen, dass er zuverlässig wirksam ist
• Wiederholung des experimentellen Prozesses unter anderen Bedingungen, um die Grenzen der Wirkung des Prozesses zu testen
• Ausweitung des Umfangs und der Beteiligung des Prozesses, um seine Skalierbarkeit zu testen
• Vergleich der eigenen Daten mit von Experten begutachteten Studien, die nachweislich Ergebnisse erzielt haben

Es gibt noch mehr Möglichkeiten, Ihre Daten zu "überprüfen". Stellen Sie also sicher, dass Sie in Ihrem Planungsabschnitt allgemeine Fragen dazu stellen, welche Datensätze quantifiziert werden sollen - und wie -.

Schritt 4: Handeln

Der vierte Schritt, "Handeln", hat eigentlich eine doppelte Bedeutung: die Umsetzung der geprüften und genehmigten Änderung und die Einrichtung einer langfristigen Überwachung dieser Änderung.

Denken Sie daran: Der Sinn der schrittweisen Veränderung mit Hilfe des PDCA-Zyklus ist die kontinuierliche Verbesserung - sobald Ihr Prozess begonnen hat, sich zu verbessern, wollen Sie Standards einführen, die diesen Verbesserungsstandard insgesamt aufrechterhalten, so dass Sie zur nächsten Prozessverbesserung auf Ihrer To-Do-Liste übergehen können.

Seien Sie nicht der Manager, der den Zyklus vorschnell beendet! Der Grund, warum Ihr Team die Phasen des PDCA-Zyklus so akribisch durchläuft, ist schließlich, dass sie es beim ersten Mal richtig machen wollen und der Prozess sich im Laufe der Zeit selbst tragen soll.

Vorteile der Anwendung des PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus ist nahezu universell einsetzbar, sei es als Kaizen-Instrument in einem Fließband oder für die Neuverteilung von Zuständigkeiten zwischen Abteilungen oder sogar für Experimente mit neuen, noch nicht eingeführten Standards.

Hier sind nur einige der beobachtbaren Vorteile:

• Hilft der Führung, aus Zeiten der Stagnation auszubrechen
• Fördert die Kultur des Strebens nach Verbesserung
• Klärung anstehender Aufgaben für laufende Projekte
• Schafft eine Standardisierung von Tests im kleinen Rahmen, bevor große Änderungen vorgenommen werden
• Fördert die Innovation
• Ermutigt zu kreativer Problemlösung und praktischen Lösungen

Schließen des PDCA-Kreislaufs: Was kommt als nächstes?

Eine PDCA-Schleife sollte sich auf ein einzelnes Projekt beziehen; getrennte Zyklen für jedes Projekt erleichtern die Aufgabenteilung und die Überwachung der Fortschritte.

Wir alle genießen jedoch das Gefühl, endlich etwas von der nicht enden wollenden To-Do-Liste abhaken zu können, und es besteht die Versuchung, den neuen und verbesserten Produktionsprozess aufzugeben, weil er durch die PDCA-Methode "behoben" wurde.

Kontinuierliche Verbesserung hört nie auf! Deshalb ist es so wichtig, Kontrollen und Gegenkontrollen einzuführen, um den neuen Prozess zu überwachen, während andere schließlich ins Visier genommen werden. Es ist mehr als ein System - es ist ein Kreislauf! Durch die Unterteilung großer Prozesse in kleinere Planungs-, Test- und Kontrollphasen kann die Aufrechterhaltung positiver Veränderungen überschaubar und einfach genug sein, um sie zu verfolgen.