Abweichungsanalyse

Was ist eine Gap-Analyse?

Die Gap-Analyse ist eine Methode, mit der Unternehmen ihre aktuelle Leistung im Vergleich zu ihren Zielen bewerten. Mit anderen Worten: Bei der Gap-Analyse geht es darum, eine Leistungslücke zu identifizieren und einen Plan zu entwickeln, um diese zu schließen.

Unternehmen führen häufig eine Gap-Analyse durch, wenn sie feststellen, dass sie nicht optimal funktionieren, oder anders ausgedrückt, wenn es für die Unternehmensleitung und die Mitarbeiter des Unternehmens offensichtlich geworden ist, dass das Unternehmen seine derzeitigen Ressourcen (Geld, Arbeitskräfte, Material, Zeit) nicht optimal nutzt.

Wenn eine Lücke offensichtlich wird, ist es für die Unternehmen an der Zeit, sie quantitativ und qualitativ mithilfe von Benchmarks, Zielen, einer Bewertung der Lücke und Lösungen zu definieren.

Gap-Analyse erklärt

Die Lückenanalyse besteht aus 3 grundlegenden Faktoren:

Aktueller Status - Abweichung - Gewünschter Zustand

Die Abweichungsanalyse kann mit der Planung einer Route von einem geografischen Ziel zu einem anderen verglichen werden. Sie müssen sich eine Karte ansehen und die Entfernung zwischen dem Ort, an dem Sie sich derzeit befinden, und dem Ort, an dem Sie sich gerne befinden würden, messen. Sobald Sie diese Lücke identifiziert haben, können Sie mit der Planung der Route und der effizientesten Methoden zur Überwindung der Lücke beginnen.

Dasselbe gilt für jede Gap-Analyse. Unternehmen vergleichen ihre aktuelle Leistung mit der Leistung, die sie erreichen wollen, und ermitteln die Lücke, die zwischen diesen beiden Werten besteht. Sobald diese beiden Elemente identifiziert sind, können die Unternehmen mit der Planung der besten Methoden zur Überbrückung der Lücke beginnen.

Die vier Schritte der Lückenanalyse

Wenn Sie mit einer Lückenanalyse Ihres Unternehmens beginnen, ist Ihnen in den meisten Fällen bereits eine Lücke aufgefallen, die Sie gerne schließen möchten. Nun ist es an der Zeit, den Prozess zu formalisieren.

Schritt 1 der Lückenanalyse: Bewertung der aktuellen Leistung.

Der erste Schritt der Gap-Analyse besteht darin, die aktuellen Benchmarks Ihres Unternehmens zu bewerten. Diese Benchmarks können mithilfe statistischer Daten erhoben werden, bei denen die Leistung anhand leicht definierbarer Zahlen gemessen wird, und/oder mithilfe qualitativer Daten, bei denen die Leistung anhand von Umfragen und aufgezeichneten Rückmeldungen gemessen wird.

Beispielsweise kann die Anzahl der an einem Tag hergestellten Produkte durch eine bestimmte Zahl und einen bestimmten Zeitraum dargestellt werden. Andererseits wird die Kundenzufriedenheit oft durch ein direktes, verbales Feedback dargestellt.

Typische Benchmarks können folgende sein

• die Produktivität der Produktion
• die Leistung in Bezug auf die Qualität
• die Zufriedenheit der Kunden
• Zufriedenheit der Mitarbeiter
• Umsatz
• Reichweite im Marketing

Während der gesamten Gap-Analyse sind die richtigen Daten Ihr bester Freund. Schlechte Daten können zu schlechten Entscheidungen führen. Achten Sie daher darauf, Daten aus zuverlässigen Quellen zu sammeln, die das Gesamtbild berücksichtigen.

Gap-Analyse Schritt 2: Legen Sie Ihre Ziele fest.

Nachdem Sie Ihre Bezugspunkte gesammelt haben, ist es an der Zeit, realistische Ziele festzulegen, die Sie erreichen möchten. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Vision und die Mission Ihres Unternehmens klar sind. Genauer gesagt: Warum versuchen Sie, Ihre Ziele zu erreichen?

Diese Ziele sollten fünf grundlegende Qualitäten aufweisen.

1. Spezifisch: Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele präzise sind. Verwenden Sie eine genaue Sprache und genaue Zahlen, um Verwirrung bei der Festlegung Ihrer Ziele zu vermeiden.
2. Messbar: Auch wenn es je nach Ziel nicht zwingend erforderlich ist, hilft Ihnen ein Zahlenwert dabei, Ihre aktuelle Leistung und Ihr späteres Wachstum zu verfolgen.
3. Zugänglich: Bei der kontinuierlichen Verbesserung geht es darum, konkrete Ergebnisse zu schaffen : Bei der kontinuierlichen Verbesserung geht es darum, im Laufe der Zeit echte Verbesserungen zu schaffen. Ihre Ziele müssen überschaubar sein. Auch wenn es verlockend ist, nach den Sternen zu greifen, werden Organisationen und Mitarbeiter schnell das Interesse verlieren, wenn die Ziele unmöglich zu erreichen scheinen.
4. **Die Ziele müssen zeitlich begrenzt sein: Ziele sollten einen Zeitplan für ihre Erreichung haben. Wenn dies nicht der Fall ist, gibt es kaum einen Grund, weiterzumachen.

Unter Berücksichtigung dieser vier Qualitäten könnte ein gutes Mission Statement, anstatt zu sagen: „Wir wollen die Einhaltung von Vorschriften und die Standardisierung verbessern“, wie folgt formuliert werden: „Wir planen, ein Standardisierungssystem in unser Personalmanagementsystem zu integrieren: ‚Wir planen, bis Ende des Jahres in 90 % unserer Unternehmen ein Standardisierungstool zu integrieren‘.

Gap-Analyse Schritt 3: Analysieren Sie die Lücke.

Da Sie nun Ihre Referenzleistung und ein genau definiertes Ziel haben, können Sie damit beginnen, die Größe der Abweichung zwischen den beiden zu analysieren und zu quantifizieren.

Es reicht jedoch nicht aus, die Abweichung zu quantifizieren. Sie müssen auch untersuchen und den Grund für die Abweichung herausfinden.

Wenn Sie eine Lücke in der Qualitätsleistung festgestellt haben, müssen Sie verstehen, warum die Qualität darunter leidet. Dies hilft Ihnen, im nächsten Schritt eine geeignete Strategie zu entwickeln.

Beispielsweise haben Sie vielleicht eine Lücke in der Qualitätsleistung aufgrund eines oder mehrerer der folgenden Mängel festgestellt:

• Ein Zustrom neuer Mitarbeiter, denen es an Ausbildung mangelt.
• Ein Mangel an standardisierten bewährten Verfahren, die den Arbeitern zur Verfügung stehen.
• Ein Mangel an Rückverfolgbarkeit, um die fertige Arbeit zu verfolgen.
• Unorganisierte Daten in verschiedenen Bereichen (Excel, Papier, andere Systeme).
• Keine Transparenz, um den Fortschritt in Echtzeit zu messen.
• Kein einheitliches System, um die Kluft zwischen Ausrüstung, Werkzeugen, Software und Menschen zu überbrücken.

Wenn Sie die Gründe für die Lücke ermittelt haben, können Sie damit beginnen, bei der Umsetzung Ihrer Lösung fundierte Entscheidungen zu treffen.

Analyse der Lücke Schritt 4: Entwickeln Sie eine Lösung.

Nachdem Sie Ihre Lücke nun genau identifiziert und quantifiziert haben, ist es an der Zeit, eine Strategie zu entwickeln und umzusetzen, um die Lücke zu schließen.

Die Entwicklung einer Strategie durchläuft vier wesentliche Phasen. Wie bei den vorherigen Schritten muss alles genau definiert und mithilfe quantitativer und qualitativer Daten messbar sein.

1. Bewerten Sie mögliche Lösungen : Bei der Suche nach Lösungen ist es immer am besten, die erwarteten Veränderungen anhand konkreter Zahlen zu bewerten. Oft kosten Lösungen Geld und Ressourcen, und Sie wollen nicht blindlings irgendetwas auswählen. Es ist unerlässlich, die potenzielle Investitionsrendite zu berechnen.
2. Erstellen Sie einen detaillierten Plan: Nachdem Sie die Lösung eingeführt haben, müssen Sie sie nun in die richtige Richtung lenken. Erstellen Sie einen detaillierten Plan, um alle Verbesserungsmaßnahmen auf Ihr einziges Ziel zu konzentrieren. Es kann verlockend sein, zwei Probleme auf einmal zu lösen, aber wenn sie nicht inhärent miteinander verbunden sind, ist es besser, die einzelnen Lücken nacheinander anzugehen.
3. Die Veränderung umsetzen: Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden und einen detaillierten Plan erstellt haben, ist es an der Zeit, die Lücke zu schließen. Halten Sie sich an Ihren Plan, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben. Wenn Änderungen vorgenommen werden müssen, achten Sie darauf, diese zu dokumentieren, damit Sie den Fortschritt genau verfolgen können.
4. Beobachten Sie die Veränderungen: Die Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Schließung von Lücken ist ein dynamischer Prozess, der viel Beobachtung erfordert. Achten Sie während des Einsatzes Ihrer Strategie darauf, so viele quantitative und qualitative Daten wie möglich zu sammeln, und überprüfen Sie, ob die Änderungen funktionieren oder ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.