Standardarbeitsanweisung (SOP)

Eine Standardarbeitsanweisung, besser bekannt als SOP, ist eine Reihe von Anweisungen für eine häufig durchgeführte Tätigkeit. Eine optimale Standardarbeitsanweisung muss einfach genug sein, um von den meisten Menschen verstanden zu werden, da sie zur Standardisierung von Aufgaben und zur Verbesserung der Qualitätskontrolle von Verwaltungsdetails erstellt wird. Sie ist auch unter vielen anderen Bezeichnungen bekannt, darunter Protokoll, Verhaltenskodex, Checkliste oder Verfahren.

Warum Sie SOPs brauchen

Brauchen Sie sie? Ich will Sie nicht beunruhigen, aber Sie verwenden sie bereits!

Selbst wenn Sie sich dessen nicht bewusst sind, funktioniert die ganze Welt auf der Grundlage angenommener Verfahrensstandards. Die meisten Menschen wissen zum Beispiel, dass sie, wenn sie ein Geschäft betreten und einen Artikel auswählen, zur Kasse gehen und, wenn noch andere Kunden da sind, am Ende der Schlange warten müssen. Es handelt sich um ein gemeinsames Verständnis der "richtigen" Abfolge von Handlungen, um ein optimal organisiertes Ergebnis zu erzielen, das in diesem Fall "einen Snack im Laden an der Ecke kaufen" wäre.

Nicht alle SOPs sind jedoch ungeschriebene Absprachen oder müssen auf eine bestimmte Art und Weise gelehrt werden, um ein wirksames Instrument am Arbeitsplatz zu sein.

Denn seien wir ehrlich: Nicht alle Aufgaben müssen perfekt nach dem Protokoll erledigt werden. Wenn sich jemand in der Kassenschlange vor Ihnen vordrängelt, ist das zwar unhöflich, aber es stört nicht den gesamten Geschäftsbetrieb. Es hat vielleicht nicht einmal Auswirkungen, wenn es Ihnen nichts ausmacht, ein paar Minuten länger zu warten, und Sie es vorziehen, jemanden nicht für sein schlechtes Verhalten zurechtzuweisen.

Andererseits sind einige SOPs sehr streng.

Nehmen wir das persönliche Brandschutzprotokoll "Stop, Drop and Roll". Wenn Sie die Reihenfolge dieser Handlungen verwechseln, könnte dies katastrophale, ja sogar tödliche Folgen haben; die Reihenfolge der Abläufe ist von entscheidender Bedeutung und muss genau eingehalten werden.

Um nun zu einem relevanten Beispiel aus der Wirtschaft zu kommen: Die meisten Unternehmen verfügen über Standardarbeitsanweisungen für die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung. Die Unternehmen wissen, dass die Bezahlung ihrer Mitarbeiter von größter Bedeutung ist, und deshalb müssen sie die Abrechnung so genau und zeitlich so genau wie möglich durchführen. So wird sichergestellt, dass jeder sein zugewiesenes Gehalt zum erwarteten Zeitpunkt erhält und dass im Falle von Bank- oder persönlichen Komplikationen alle Fehler oder Leistungsabweichungen sofort festgestellt und behoben werden können.

SOP Beispiele und Anwendungen

Es gibt so viele Beispiele für SOPs in allen Bereichen, vom Sicherheitsprotokoll über die Bedienung schwerer Maschinen bis hin zur Sauberkeit und Hygiene an gemeinsamen Arbeitsplätzen oder der Eingabe von Informationen in ein Softwaresystem, zum Beispiel.

Nehmen wir als erstes die breite Kategorie der Sicherheitsprotokolle. Im Folgenden finden Sie eine Liste von Sicherheits-SOPs, die das breite Spektrum der verfügbaren Vorlagen verdeutlichen soll.

Beispiele für Sicherheits-SOPs

• Evakuierungsdiagramm - in großen Transportfahrzeugen wie Schiffen oder Zügen sind Evakuierungsdiagramme angebracht, die die sichersten Ausgänge und PSA für den Notfall angeben
• Lebensmittelzubereitung - sowohl Vorbereitungsköche als auch Chefköche müssen häufig eine Zertifizierung zur Lebensmittelsicherheit ablegen, die die ordnungsgemäße Lagerung von verderblichen Lebensmitteln und die vorgeschriebenen Temperaturen für roh gefährliche Lebensmittel umfasst.
• COVID-Desinfektion - die Desinfektion gemeinsam genutzter Bereiche während COVID ist eine SOP, die auf undefinierte Weise begann (Bleichen aller Oberflächen, physische Distanzierung) und sich zu strengen SOP-Standards entwickelte, als die Krankheit verstanden wurde (ordnungsgemäße Luftfilterung, Flächendesinfektionsmittel und Abdecken, wenn nötig)
• PPE und Schutzausrüstung - wenn Sie schon einmal eine Werkstatt oder eine Baustelle betreten haben, wissen Sie, dass SOPs, die Stahlkappenstiefel oder Augenschutz und Schutzhelme vorschreiben, notwendig sind, um die Sicherheit der Arbeiter am Arbeitsplatz zu gewährleisten
• Reinigung von Gefahrstoffen - wir alle haben in der Chemie gelernt, dass Säuren Basen neutralisieren und umgekehrt, wenn etwas verschüttet wird, und in Produktionsbetrieben, die scharfe Chemikalien in der Produktion verwenden, gibt es sogar noch kompliziertere Verfahren zur Gewährleistung einer sicheren Reinigung von gefährlichen Abfällen
• Medizinische Leistungen und chemische Belastung - ob bei einer Strahlenkrebsbehandlung oder einer Röntgenuntersuchung beim Zahnarzt, die Belastung durch Chemikalien ist in einigen medizinischen Fällen eine notwendige Maßnahme, und die richtige Verwendung von Geräten kann die Belastung für den Empfänger begrenzen
• Gesetzliche Sicherheitsanforderungen - selbst wenn es keine direkten, sichtbaren Auswirkungen der gesetzlichen SOPs vor Ort gibt, fungieren die gesetzlich verankerten Sicherheits-SOPs als Sicherheitsnetz, das sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber im Falle eines schweren Notfalls schützt.

Aber es gibt so viele verschiedene Arten von Standardarbeitsanweisungen, wie kann ich also erkennen, welche davon verbindliche Verfahren sind und welche nur hilfreiche Leitlinien darstellen?

Es ist wirklich oft eine Frage des Urteilsvermögens, aber es gibt ein paar Dinge, die Ihnen helfen können, die Art der SOP, mit der Sie zu tun haben, zu kategorisieren:

• Präzision - ist Genauigkeit erforderlich?
• Wiederholung - muss dies jedes Mal auf die gleiche Weise geschehen?
• Zeitrahmen - wie lange hat man für die Durchführung der SOP Zeit?

Wenn das fragliche Verfahren die Eingabe oder Markierung präziser Messungen erfordert, dann handelt es sich um eine SOP und nicht um einen Leitfaden.

Wenn das Verfahren eher eine schnelle Reaktion als eine strategische Bewertung erfordert, ist es eine SOP und kein Leitfaden.

Wenn das Verfahren eine Variabilität von 0 % bei den durchgeführten Aktionen erfordert, dann handelt es sich um eine SOP und nicht um einen Leitfaden.

Außerdem ist es sehr wichtig, welche Art von Vorlage Sie für eine SOP wählen. Stellen Sie sich vor, "Stop, Drop, and Roll" wäre ein visuelles Flussdiagramm, das Sie sehen müssten, um es zu verstehen. Oder was würde passieren, wenn diese Anweisungen so standardisiert wären?

Eine Geschichte von zwei Brandschutzprotokollen

1. Brennt es bei Ihnen?
   Wenn ja, weiter zu Frage 2.
   Wenn nein, normal weitermachen
2. Ist es ein Fettbrand?
   - Wenn ja, überprüfen Sie den Index unter "Fett"
   - Wenn nein, weiter zu Frage 3
3. Handelt es sich um einen elektrischen Brand?
   - Wenn ja, überprüfen Sie den Index unter "Elektrisch"
   - Wenn nein, gehen Sie zu Frage 4
4. Stopp, dann weiter zu Frage 5.
5. Ist um Sie herum Platz?
   - Wenn ja, "Fallen lassen"
   - Wenn nein, nimm dir nicht mehr als zwei Sekunden Zeit, um dich an einen Ort zu bewegen, an dem du dich "fallen lassen" kannst.
   • Drehen Sie sich um und gehen Sie dann zu Frage 7 über.
   • Brennt das Feuer noch?
     - Wenn ja, rolle weiter herum
     - Wenn nein, auf Verbrennungen prüfen und Bereich sichern

Alternativ dazu…

1. Stoppen Sie .
2. Fallen lassen
3. Rollen

Anhand dieses Beispiels lässt sich leicht erkennen, wie das Format oder die Vorlage einer Standardarbeitsanweisung in der Praxis über Erfolg oder Misserfolg entscheiden kann. In diesem Fall ist die erste Standardarbeitsanweisung nutzlos, denn bis Sie alle Schritte gelesen und befolgt haben (noch dazu unter großem Stress), sind Sie wahrscheinlich schon zu Staub zerfallen. In der herkömmlichen Standardarbeitsanweisung ist die Anweisung schnell, verständlich und mit weniger Möglichkeiten der Fehlkommunikation als in der ersten SOP.

SOP-Vorlage Beispiele

Es gibt so viele verschiedene Arten von SOPs, aber es gibt definitiv ein paar häufig verwendete Vorlagen, die aufgrund ihrer visuellen Attraktivität und ihres leicht verständlichen Formats funktionieren.

Schritt-für-Schritt-Anweisungen

Diese SOPs sind wahrscheinlich die leseintensivsten, denn sie können manchmal ganze Lehrbuchkapitel umfassen! Bestimmte ausführliche, mehrstufige SOPs sind für eine hochqualifizierte, fachkundige Mannschaft in einem bestimmten Bereich optimiert. So könnte beispielsweise eine SOP für die Datierung und Ablage verschiedener Dokumente erstellt werden, damit sie von jeder Abteilung leicht wiedergefunden werden können. Langwierige SOPs, wie z. B. für die Bedienung schwerer Maschinen, erfordern möglicherweise eine Schulung oder Zertifizierung, da das Risiko eines Fehlers sehr hoch ist.

Schritt-für-Schritt-Anweisungen sind die gründlichsten aller SOPs, aber sie können auch am schwierigsten umzusetzen sein, da es viel mehr Fehlerpunkte gibt, bei denen der Benutzer durch den nächsten Schritt verwirrt werden kann oder aufgrund unvollständiger Parameter nicht weiterkommt.

Ja/Nein-Flussdiagramme

Ja/Nein-Flussdiagramme (oder Wenn/Dann-Flussdiagramme) eignen sich besonders gut für die Durchführung von Aufgaben mit bestimmten Arbeitsanweisungen. Dies liegt daran, dass Sie nicht unbedingt den gesamten Prozess verstehen müssen, bevor Sie die ersten Schritte unternehmen. Diese Art von Standardarbeitsanweisungen sind bei mechanischen Routineaufgaben, Qualitätskontrollprüfungen sowie bei der Programmierung (insbesondere bei der Systemarchitektur) üblich.

Abschlusstest

Wenn es nicht besonders wichtig ist, in welcher Reihenfolge die Schritte ausgeführt werden, kann eine abschließende Checkliste eine gute SOP sein. Ein Beispiel für eine Checkliste wäre zum Beispiel eine obligatorische Aufschlüsselung der Produkte, die in einen Versandcontainer oder einen Lastwagen geladen werden. Abgesehen von Sicherheits- und Handhabungs-SOPs über die Art und Weise, wie die Produkte verladen werden, kann eine abschließende Checklisten-SOP am Ende implementiert werden, um zu überprüfen, ob alle erforderlichen Produkte im Versandprozess berücksichtigt wurden.

Abschlusstestlisten können auch dazu verwendet werden, subjektive Schlussfolgerungen zu ziehen, um den Bediener an all die Nebendetails zu erinnern, die leicht vergessen werden, aber keine Dateneingabe erfordern.

Akronyme/Mnemotechnik

Diese beschränken sich in der Regel auf Einzeiler (oder ein Wort). Ein Beispiel ist "KISS", das für "Keep It Simple, Stupid" steht - ein gängiger Refrain, der übermäßiges Nachdenken und Grübeln bei der Entscheidungsfindung verhindern soll. Ein anderes Beispiel ist die Eselsbrücke "ROY G BIV", eine Gedächtnisstütze, um sich die Reihenfolge der Regenbogenfarben (Rot, Orange, Gelb, Grün, Blau, Indigo, Violett) zu merken. Akronyme und Eselsbrücken sind Arten von Standardarbeitsanweisungen, die eng mit bewährten Praktiken verbunden sind, da sie kurze Erinnerungen an Details wie Arbeitsanweisungen (z. B. "I vor E, außer nach C") oder allgemeine Sicherheitspraktiken (z. B. "Heben Sie mit den Knien, nicht mit dem Rücken") darstellen.

Wussten Sie, dass sogar das ABC eine Gedächtnisstütze ist? Akronyme und Mnemotechniken eignen sich am besten für wichtige Informationen, die schnell abgerufen werden müssen, aber ansonsten wenig kognitives Verständnis erfordern.

Wie man SOPs schreibt

1. Was ist die Aufgabe, die erledigt werden muss, und woran erkennt man ihren Erfolg? Wie können Sie feststellen, ob SOPs korrekt oder inkorrekt befolgt werden? Wenn eine "falsch" ausgeführte SOP beispielsweise bedeutet, dass ein Mausklick Daten virtuell an einem völlig anderen Ort ablegt, kann man leicht davon ausgehen, dass die SOP perfekt funktioniert, da keine "falschen" Einträge angezeigt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie die "korrekte" SOP aussieht und wie "falsche" Einträge aussehen können, damit Sie das SOP-Framework später anhand des Outputs/Ergebnisses testen können.
2. Identifizieren Sie den Nutzerkreis der beabsichtigten SOP. Daraus ergibt sich, wie detailliert und leicht verständlich die SOP sein muss, um optimal zu funktionieren. Wenn die Standardarbeitsanweisung nur von einem kleinen Team für einen bestimmten Zweck verwendet werden soll, kann sie eine Kurzschrift verwenden, die diesen Fachleuten vertraut ist. Wenn die Standardarbeitsanweisung für einen großen Teil der Belegschaft gelten soll, wie z. B. das richtige Verfahren für das Ein- und Ausstempeln der Schicht, dann muss sie so gestaltet werden, dass sie für alle zugänglich ist, was das Potenzial für Schwankungen in der Leistung begrenzt.
3. Welcher visuelle und informatorische Stil eignet sich am besten für den Zweck der Standardarbeitsanweisungen? Ein Beispiel von oben: Die Standardarbeitsanweisung "Stoppen, fallen lassen und rollen" würde beispielsweise nicht als Ja/Nein-Flussdiagramm funktionieren, da das Format nicht der zeitlichen Dringlichkeit entspricht. In ähnlicher Weise enthalten SOP-Anweisungen für die Lohnabrechnung in der Regel keine farbigen Diagramme, da es sich nicht um eine Aufgabe handelt, die eine schnelle visuelle Darstellung zur Identifizierung von Objekten erfordert.
4. Testen Sie die SOPs in der vorgesehenen Umgebung und bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback Die perfekt gestaltete SOP ist leicht zu verstehen und zu befolgen. Sie können jedes Detail eines Prozesses durch visuelle Diagramme oder Flussdiagramme darstellen, aber wenn die Anweisungen unklar oder überwältigend sind, werden die Mitarbeiter nicht motiviert sein, sich Ihren SOPs zu widmen. Legen Sie bei der Erstellung neuer SOPs eine Testphase mit Feedback fest, damit die Mitarbeiter Input geben können, um eventuelle Probleme bei der tatsächlichen Durchführung dieser SOPs auszubügeln.
5. Schließen Sie die Standardisierung durch Software oder Digitalisierung ab. Viele Unternehmen erstellen, testen und implementieren SOPs, ohne sie langfristig zu verfolgen. Das Ergebnis dieser mangelnden Voraussicht ist, dass Unternehmen im Laufe der Zeit verschiedene Versionen ein und desselben Protokolls anhäufen, entweder in Form eines elektronischen Dokuments, eines physischen Ordners, persönlicher Notizen am Ende eines virtuellen Eintrags oder von Papierschnipseln. Vor allem, wenn Mitarbeiter kommen oder gehen, werden die früheren Bemühungen um die Erstellung von SOPs vergessen oder zugunsten des bevorzugten Prozesses eines Einzelnen verworfen. Vermeiden Sie diese Fallstricke, indem Sie SOP-Vorlagen markieren und indexieren und sie leicht zugänglich machen. Die VKS digitalen Arbeitsanweisungen beispielsweise verbinden Verfahren mit Benutzerfreundlichkeit, um die Standardisierung in allen Schritten des Produktionsprozesses zu gewährleisten. Durch diesen letzten Schritt wird sichergestellt, dass Ihre SOP über Jahre hinweg zuverlässig bleibt, so dass Sie nicht jedes Mal, wenn es zu Prozessschwankungen kommt, den gesamten Prozess erneut durchlaufen müssen.