Grundursachenanalyse

Was ist eine Grundursachenanalyse?

Die Ursachenanalyse (Root Cause Analysis, RCA) ist eine Methode, mit der die Ursache von Fehlfunktionen, Mängeln oder Problemen ermittelt wird. Sie wird vor allem in Branchen wie dem Gesundheitswesen, der Wissenschaft und der Fertigung/Konstruktion eingesetzt, ihre Prinzipien lassen sich jedoch in jedem Umfeld anwenden.

Als grundlegendes Instrument zur Problemlösung konzentriert sich die Ursachenanalyse darauf, die Ursache eines Problems zu finden, um wirksame und dauerhafte Lösungen zu entwickeln. Nehmen wir zum Beispiel jemanden, der über Schmerzen im Knöchel klagt. Sie könnten der Person einfach Schmerzmittel geben, aber das beseitigt nicht die Ursache der Schmerzen, sondern nur das Symptom.

Mit der Ursachenanalyse können Sie herausfinden und definieren, was passiert ist, warum es passiert ist und wie Sie verhindern können, dass es wieder passiert.

Die 3 Kategorien von Ursachen

In der Fertigung oder in jedem Unternehmensumfeld lassen sich alle Ursachen in 3 große Kategorien einteilen.

• Physische Ursachen: Defekte Maschinen, kaputte Werkzeuge, marode Infrastruktur usw.
• Menschliche Ursachen: Menschliches Versagen, unsachgemäße Einhaltung von Verfahren usw.
• Organisatorische Ursachen: Unklare Prozesse, unzureichende Schulung/Einarbeitung, unzureichendes Management usw.

Die meisten Probleme oder Störungen haben mehrere Ursachen. Beispielsweise kann ein Problem mit einer Maschine (physische Ursache) auf mangelnde Wartung (menschliche Ursache) zurückzuführen sein, die wiederum durch das Fehlen eines Wartungsplans (organisatorische Ursache) verursacht wurde.

Eine Aufteilung in noch kleinere Kategorien liefert noch tiefere Einblicke in die Ursachen eines Problems. Diese drei großen Kategorien sind jedoch ein guter Ausgangspunkt.

Die 4 Schritte der Ursachenanalyse

Die Ursachenanalyse kann auf vielfältige Weise durchgeführt werden, aber in den meisten Fällen folgt der Prozess diesen vier Kernschritten.

• Identifizierung: In diesem Schritt sollten Sie identifizieren, worum es sich bei dem Problem handelt, welche Symptome auftreten und was beobachtbar ist. Durch diese Identifizierung können Sie den Rest der Analyse besser steuern.
• Datenerfassung: Sammeln Sie alle verfügbaren Daten und bewerten Sie die Auswirkungen des Problems umfassend. Arbeiten Sie sich rückwärts vor, indem Sie mit dem resultierenden Problem beginnen und dann alle Auslöser finden, die zu diesem Problem geführt haben.
• Ursachendiagramm: Jetzt ist es an der Zeit, alle gesammelten Informationen zu sortieren. Verwenden Sie entweder die 5-Why-Methode oder Fischgräten-Diagramme, um eine visuelle Karte oder Zeitleiste der Ereignisse zu erstellen. So können Sie Ihre Ursachenanalyse in einem strukturierten und visuellen Format finden und mit anderen teilen.
• Lösung: Sobald Sie und Ihr Team die Grundursache ermittelt haben, können Sie die entsprechenden Maßnahmen zur Behebung des Problems ergreifen. Beginnen Sie nach Möglichkeit mit der Behebung der Grundursache und arbeiten Sie sich dann bis zum ursprünglich identifizierten Problem vor. Sobald dies geschehen ist, sollten das Problem, die Grundursache und die nachfolgenden Faktoren beseitigt sein. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie den Prozess erneut starten.

2 Methoden zur Ursachenanalyse

Die 5 Warum-Fragen

Die 5 Warum-Fragen können in fast jeder Ursachenanalyse verwendet werden, da es sich um einen relativ einfachen Prozess handelt. Die Idee besteht darin, bei einem Problem fünfmal „Warum?“ zu fragen. Auf diese Weise können Sie schrittweise von oberflächlichen Ursachen zur eigentlichen Ursache vordringen.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, Ihr Unternehmen fertigt und montiert hochwertige mechanische Dichtungen, ähnlich wie Chesterton. Kleine Randbemerkung: Wussten Sie, dass sie ihre Schulungszeit durch den Einsatz von VKS um die Hälfte reduziert haben?

Zurück zum Szenario. In letzter Zeit haben die Dichtungen die Inspektion nicht bestanden. Warum? Die Bediener montieren sie nicht richtig. Warum? Die Bediener sind sich nicht hundertprozentig sicher, wie die Dichtungen gebaut werden müssen. Warum? Weil es sich um neue Mitarbeiter handelt, denen eine ausreichende Schulung fehlt. Warum? Weil wir kein angemessenes Schulungsprogramm für unsere neuen Mitarbeiter haben. Warum? Weil das Unternehmen der Verbesserung der Belegschaft und der Schulung keine Priorität einräumt.

Und hier haben wir die Antwort auf unser hypothetisches Problem gefunden. In dieser Situation würde die 5-Why-Methode wie folgt aussehen.

Die Anzahl der „Warum“-Fragen ist jedoch keine feste Regel. In der Praxis sollten Sie etwa drei bis sieben „Warum“-Fragen stellen. Liegt die Anzahl darunter, sind Sie wahrscheinlich noch nicht tief genug in die Ursache vorgedrungen. Liegt sie darüber, sind Sie wahrscheinlich zu weit in Faktoren vorgedrungen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, wie beispielsweise das Wetter oder globale Ereignisse.

Fischgräten-Diagramm

Das Fischgräten-Diagramm wird verwendet, um mehrere Faktoren zu untersuchen, die zu einem größeren Problem/Fehler/Ereignis führen. Das resultierende Diagramm zeigt alle ursächlichen Faktoren, die zu dem Problem führen, und ähnelt dabei stark der Form eines Fischgräten.

Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass es in Ihrem Betrieb im letzten Monat zu sieben separaten und scheinbar nicht miteinander verbundenen Unfällen gekommen ist. Dies beeinträchtigt die Produktivität und verursacht erhebliche Kosten für Wartung und Ausfallzeiten. Sie berufen eine Besprechung mit allen Mitarbeitern ein, gehen die Faktoren durch, die zu der erhöhten Unfallrate geführt haben, und erstellen ein Fischgräten-Diagramm. Dabei werden alle Unfälle in einige grundlegende Kategorien unterteilt, um zu erkennen, welche Bereiche des Betriebs am meisten Aufmerksamkeit erfordern.

Hier sehen wir, dass der Großteil der Unfälle auf Methoden und Personal zurückzuführen ist. Wenn Sie dies wissen und als Team aufklären, können Sie die richtigen Lösungen finden und fundierte Entscheidungen treffen.

Ursachenanalyse vs. Kosten-Nutzen-Analyse

Bei der Ursachenanalyse ist darauf zu achten, dass die Lösung nicht mehr kostet als das Problem. Es ist nie verkehrt, wissen zu wollen, ob unsere Prozesse und Maschinen ordnungsgemäß funktionieren. Letztendlich sollte die Lösung jedoch nicht mehr kosten als das Leben mit dem Problem. Die Lösung sollte immer einen höheren Return on Investment bringen.

Aus diesem Grund ist die Ursachenanalyse der Schlüssel zu einem erfolgreichen und gut gewarteten Betrieb. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern, wichtige Erkenntnisse über die ursächlichen Faktoren innerhalb ihres Betriebs zu gewinnen, um kluge Entscheidungen zu treffen und effektive Lösungen zu finden.