Kaizen

Qu'est-ce que le Kaizen ?

Traduit littéralement, Kaizen est un mot japonais qui signifie « changement pour le mieux » ou « amélioration continue », comme on le traduit plus couramment. L'idée centrale est qu'il vaut toujours mieux prendre le temps d'apporter des améliorations, même si cela ralentit les opérations. Cela peut sembler extrême, mais nous allons vous expliquer en détail comment cette philosophie d'entreprise fonctionne à l'ère moderne.

Pour simplifier, le Kaizen se concentre sur l'amélioration perpétuelle de toutes les opérations et fonctions des employés au sein d'une entreprise. Il n'y a pas de limite à l'ampleur de ces améliorations progressives, mais une chose est très importante : l'amélioration doit être un processus continu.

Brève histoire du Kaizen

Le Kaizen a été utilisé pour la première fois par des entreprises japonaises, en partie sous l'influence des entreprises américaines et des professeurs de gestion de la qualité, peu après la Seconde Guerre mondiale. Compte tenu du manque de temps et de ressources, il était plus avantageux de rechercher des améliorations progressives de la main-d'œuvre et de la technologie existantes plutôt que d'apporter des changements radicaux.

Depuis lors, le Kaizen a été utilisé et perfectionné par de nombreuses entreprises à travers le monde, notamment par le système de production Toyota. Il s'est même développé dans divers domaines autres que la production et la fabrication à travers le monde.

Comment fonctionne le Kaizen ?

Chez Toyota, l'un des principaux promoteurs de la méthodologie Kaizen, chaque employé est encouragé à arrêter la production s'il constate un problème ou s'il est en mesure de proposer une amélioration du processus. Dans ce cas, l'assemblage est interrompu, une équipe évalue le problème, apporte des améliorations, puis l'assemblage reprend.

Ralentir la production pour apporter des améliorations progressives peut sembler contre-intuitif. Mais cela fonctionne avec un système appelé « production juste à temps » (JIT), qui utilise chaque instant avant la livraison pour améliorer le produit.

Dans le cadre du Kaizen et du JIT, si vous terminez la production en avance, cela signifie que vous n'avez pas utilisé le temps disponible pour améliorer le produit. Pour Toyota, c'est une occasion manquée d'améliorer continuellement le processus et la valeur du produit.

Lorsque les employés sont libres de soulever des préoccupations ou d'apporter une valeur ajoutée, les entreprises bénéficient d'une meilleure visibilité grâce aux perspectives uniques de tous leurs employés. Cela leur permet d'avoir une visibilité complète sur leurs opérations. À mesure que les employés et la direction se sentent de plus en plus à l'aise pour apporter des améliorations fréquentes et progressives, les entreprises résolvent les problèmes de plus en plus tôt dans le processus, souvent avant même que le produit ne soit fabriqué sur la chaîne de montage.

Les objectifs de l'amélioration continue

Il faut bien comprendre que le kaizen est une méthode, pas un objectif. On n'atteint pas le kaizen, on le met en œuvre à l'échelle de l'entreprise pour atteindre les objectifs spécifiques que vous et votre équipe avez choisis. Il peut s'agir de supprimer le gaspillage, d'améliorer la qualité, d'augmenter la productivité, de rendre la logistique plus efficace, etc.

Le kaizen peut être appliqué à n'importe quel objectif d'entreprise et fonctionne en se concentrant sur ces deux objectifs principaux :

• Améliorer toutes les opérations : ce processus d'amélioration continue doit impliquer toutes les fonctions de l'entreprise. Tous les services sont liés au sein de l'entreprise. Si certains services ou certains dirigeants ne participent pas à l'initiative d'amélioration continue, certains changements peuvent alors ne profiter qu'à un service spécifique et non à l'ensemble de l'entreprise.
• Impliquer tous les employés : le kaizen dépend fortement de l'équipe et de la culture d'entreprise. Il vise à exploiter les talents et les connaissances de chaque employé au sein de l'entreprise. Sans un travail d'équipe et un engagement total, les entreprises perdent des informations et des opportunités précieuses pour améliorer leur fonctionnement.

Les 5 principes du Kaizen

Comme toute autre philosophie d'entreprise, le Kaizen repose sur un ensemble de principes fondamentaux. Les entreprises qui ne respectent pas un ou deux de ces principes risquent de compromettre leur initiative Kaizen. Ces 5 principes sont les suivants :

• Connaissez votre client : les entreprises doivent identifier les besoins de leurs clients. Si vous connaissez vos clients, vous comprenez ce qu'ils apprécient et ce pour quoi ils sont prêts à payer. Forts de ces connaissances, les entreprises sont mieux à même de fournir les bons produits avec une valeur ajoutée.
• Laissez les choses se faire : le gaspillage est l'ennemi juré d'un bon déroulement des processus. S'il y a du gaspillage au sein de votre organisation, cela signifie que le temps et l'argent ne sont pas utilisés efficacement. Il peut sembler impossible d'éliminer tout gaspillage de vos activités, mais cela restera toujours un objectif du Kaizen.
• Allez sur le terrain : le mot « gemba » signifie littéralement « lieu réel ». Le leadership et la direction doivent être en phase avec les réalités de la production. Les dirigeants ne peuvent pas comprendre le fonctionnement de leur entreprise s'ils ne se rendent pas sur le terrain pour voir par eux-mêmes.
• Responsabilisez vos collaborateurs : il s'agit d'organiser correctement votre personnel. Si les employés ont des fonctions contradictoires ou ne travaillent pas efficacement en équipe, il est très difficile d'apporter des améliorations. Un leadership Kaizen efficace reconnaît les compétences de chaque employé tout en fournissant les outils qui leur permettent de s'épanouir.
• Être transparent : les données et les connaissances relatives aux améliorations et à l'orientation doivent être transparentes et non dissimulées. Plus vous collectez d'informations, plus vous ou n'importe quel membre de votre organisation aurez de chances de mettre en œuvre des améliorations efficaces et durables.

Qu'est-ce que la culture Kaizen ?

Pour être efficace, le kaizen doit être une culture d'entreprise. Si l'ensemble de l'entreprise ne s'implique pas dans la recherche d'améliorations progressives et continues, votre initiative kaizen est vouée à l'échec. Mais si vous mobilisez les connaissances et les talents collectifs de toute l'organisation, l'amélioration continue sera extrêmement efficace au sein de la structure de l'entreprise.

Kaizen, Lean et Six Sigma

Quelle est la différence entre ces trois philosophies d'entreprise ? Il peut sembler que le Kaizen partage certains concepts clés avec le Lean et le Six Sigma. Et vous n'auriez pas tort. Chaque méthodologie est utilisée pour accroître l'efficacité, améliorer les opérations et offrir une meilleure valeur ajoutée au client. La différence entre ces trois philosophies réside dans l'objectif visé et les méthodes utilisées pour atteindre ces objectifs.

• Le Kaizen se concentre sur l'amélioration continue des opérations à tous les niveaux de l'entreprise et de la chaîne d'approvisionnement.
• Le Lean se concentre sur l'identification de la valeur grâce à la cartographie de la chaîne de valeur, puis sur la réduction des actions inutiles.
• Le Six Sigma se concentre sur l'amélioration de la qualité du produit final en déterminant la cause et l'effet des défauts du produit. Les facteurs aléatoires à l'origine des défauts sont éliminés afin de maintenir un processus qui ne produit pas plus de 3,4 défauts par million d'opportunités.

Malgré leurs différences, chacune de ces méthodologies fonctionne bien en conjonction avec les autres, ce qui conduit de nombreuses entreprises à utiliser Kaizen, Lean et Six Sigma de manière collaborative. Chacune a un objectif spécifique qui complète et renforce les autres méthodologies.

En identifiant la chaîne de valeur au sein de votre activité (Lean), vous serez en mesure d'apporter des améliorations progressives (Kaizen) qui se traduiront par une réduction des déchets et une meilleure valeur pour le client. À mesure que la valeur augmente, votre activité devient progressivement plus efficace, ce qui se traduit par une meilleure qualité de production (Six Sigma) et un meilleur flux opérationnel.

Le kaizen est un parcours pour tous

Le kaizen n'est pas une initiative ponctuelle, mais un effort continu. Cette philosophie d'entreprise repose fermement sur l'idée que « le changement pour le mieux » est toujours possible et doit toujours être recherché.

Mais le kaizen n'est efficace que si tout le monde y participe. Pour s'améliorer en permanence, les entreprises doivent adapter leur culture d'entreprise et s'appuyer sur les connaissances et les talents collectifs de leur personnel.